5 dicas para rastrear um documento com facilidade na sua empresa

Postado em  dezembro 9, 2021

A gestão de documentos é uma atividade imprescindível para todas as empresas. Para melhorar o gerenciamento e rastrear documento com mais facilidade, é importante contar com ferramentas para aumentar a produtividade nesse tipo de trabalho.

A tecnologia já oferece soluções de qualidade que possibilitam segurança, organização e praticidade para acessar os dados e arquivos da companhia. Assim, a gestão pode focar questões mais práticas e remanejar os colaboradores para tarefas mais urgentes.

Acompanhe a seguir as principais dicas para rastrear documento com facilidade e saiba quais são as vantagens da tecnologia para acelerar os processos internos!

Qual a importância de rastrear documentos com facilidade?

Grande parte das empresas armazena seus arquivos na nuvem e em servidores locais ou conectados a outra rede. Mesmo com os avanços do setor, a manutenção do banco de dados continua representando um desafio para a gestão de documentos.

As companhias devem estabelecer sistemas de gerenciamento de arquivos digitais para garantir que as informações permaneçam organizadas e atualizadas. Negligenciar essa prática pode impactar os procedimentos internos e afetar até mesmo a rentabilidade do negócio.

Felizmente, já existem diversos softwares e plataformas no mercado que facilitam a gestão de dados. Com a tecnologia e suas diferentes ferramentas, os gestores podem ter todos os registros bem gerenciados e manter um fluxo de trabalho eficiente e de qualidade.

Contar com os dados organizados é essencial para tomar decisões alinhadas e otimizar o planejamento da empresa. Por isso, os empreendimentos devem estar atentos a como organizam as suas informações, uma vez que erros nessa área prejudicam o andamento dos serviços e ainda podem expor a companhia à perda de dados importantes.

Quais as dicas para rastrear documento na sua empresa?

A gestão de documentos é uma tarefa que pode consumir grande parte do tempo dos colaboradores quando feita de modo manual. Sem falar que as chances de erros no processo são bem maiores.

A organização de arquivos digitais, por outro lado, tem sido bastante atrativa por promover o aumento da produtividade e da eficiência no gerenciamento dos dados. Com a importação dos documentos para o formato digital, a empresa tem um melhor controle e maior facilidade para rastrear as informações do negócio.

Algumas soluções de tecnologia podem ajudar na otimização e no monitoramento do uso dos dados. Mas é importante fazer isso de forma adequada para que a empresa não corra riscos em relação à integridade do banco de dados. Sendo assim, confira abaixo cinco dicas de como rastrear documento da melhor maneira.

1. Salve os dados na nuvem

Todos os dados devem ser salvos na nuvem para manter a organização, a mobilidade e a segurança dos documentos virtuais. Com a nuvem, é possível acessar os arquivos de qualquer local e a qualquer momento, o que significa que a equipe tem acesso às informações com facilidade.

O armazenamento na nuvem já se tornou uma prática comum nas empresas. Existem serviços privados e públicos que permitem que os dados transitem rapidamente e sejam compartilhados entre os colaboradores. Sem dúvidas, a gestão de documentos se torna muito mais simples e eficiente com a ferramenta.

2. Indexe as pastas

Organizar as pastas em forma de índice, prática também conhecida como indexação, é uma maneira de manter o arquivo e o banco de dados organizados. A gestão pode categorizar os documentos por assuntos e por nível de relevância. Assim, será muito mais simples buscar por uma informação sempre que for necessário.

Essa ação simplifica o rastreamento de dados e pode agilizar o serviço dos colaboradores. Isso porque o processo torna possível o acesso quando o usuário digita o nome ou algum dado relacionado ao arquivo no campo de pesquisa.

3. Faça backups

Ter uma política de backups dos dados também é crucial para reduzir os riscos em relação à perda de arquivos. É fundamental que a gestão estabeleça cópias de segurança com frequência e de forma automatizada, para que os documentos se mantenham íntegros e invioláveis, além de acessíveis quando necessário.

Uma boa dica é integrar o backup ao armazenamento em nuvem. Inclusive, já existem softwares específicos que realizam esse tipo de tarefa, o que favorece tanto a rotina do empreendimento quanto a dos colaboradores.

4. Realize a limpeza de arquivos

Com o tempo, pode ser necessário realizar a limpeza de arquivos e de pastas desatualizadas ou que perderam a validade. Assim, é fundamental que a gestão tenha um cronograma e acesso aos prazos de cada documento, a fim de tornar o trabalho mais ágil e eficiente.

Para isso, é indicado revisar as pastas semanalmente e definir quais dados podem ser excluídos ou transferidos para a nuvem. É importante ter bastante cautela ao executar esse tipo de ação, uma vez que a perda de arquivos pode acarretar prejuízos, multas e outras sérias penalidades para a companhia.

5. Contrate uma plataforma de gestão de documentos

Contratar uma empresa que ofereça uma plataforma de gestão eficaz também é uma medida interessante para aperfeiçoar o gerenciamento dos documentos da empresa. As soluções e ferramentas do OneShare, por exemplo, otimizam o processo de rastreamento de documentos com filtros avançados, backups, entre outros recursos.

Com o OneShare, o negócio tem total gestão das informações e pode utilizar as funcionalidades do software para realizar a operacionalização do banco de dados. O gerenciador de arquivos do OneShare ainda permite a centralização de modo simples e organizado, mesmo que a empresa não tenha conhecimento técnico em TI.

Com as ferramentas adequadas, o empreendimento pode transformar a forma de armazenar e compartilhar documentos. As informações corporativas são ativos fundamentais para o bom desenvolvimento do negócio, e o OneShare nasce justamente para atender à demanda por segurança e integridade dos dados.

Para rastrear documento, categorizar arquivos e realizar serviços de backup, armazenamento e transmissão de informações na empresa, é muito importante contar com um serviço especializado e que ofereça garantias. As soluções do OneShare atendem às demandas dos gestores e permitem que as equipes atuem de forma mais alinhada com os objetivos da companhia.

Para saber mais detalhes sobre o OneShare e como a ferramenta pode auxiliar o seu empreendimento, entre em contato com a nossa equipe de consultores agora mesmo!

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