Como fazer a organização de arquivos no formato digital? Veja

Postado em  outubro 26, 2021

Você já parou para pensar em quanto tempo sua equipe perde procurando dados? Pois bem, investir em organização de arquivos no formato digital é um verdadeiro divisor de águas capaz de otimizar o trabalho em diferentes níveis, além de aprimorar a comunicação interna.

Com dados mais segmentados, a empresa consegue ter um olhar amplo em relação às próximas ações e tomar melhores decisões. A gestão de documentos digitais elimina ainda uma série de tarefas burocráticas e permite que os seus colaboradores se dediquem ao que realmente importa, contribuindo para o crescimento do negócio no mercado.

Quer saber mais sobre organização de arquivos digitais? Então, continue a leitura!

Defina os arquivos

Para organizar os arquivos, é preciso inicialmente classificá-los. Afinal de contas, se vários temas estão inseridos de forma bagunçada nas pastas, a demora para encontrar algo será grande e ainda há o risco de perder informações valiosas. Isso acontece muito porque, na correria do dia a dia, o colaborador acaba salvando o arquivo da forma que faz mais sentido naquele momento, se esquecendo depois.

Separe vídeos, textos, planilhas, documentos e áudios primeiramente. A partir disso, fica mais simples criar uma metodologia que se encaixe às necessidades da empresa na hora de organizar os arquivos. Uma outra dica importante é, nesse estágio de organização, selecionar e fazer anotações sobre o que precisa ser guardado e por quanto tempo.

Separe por tópicos

Os tópicos fazem a diferença quando é preciso encontrar uma informação rápida ao conversar com um cliente ou até mesmo fazer uma busca enquanto redige um documento. Dessa forma, a melhor sugestão é fazer essa separação em uma ordem que seja intuitiva e que esteja na linguagem comum da empresa.

Por exemplo, planejamentos, reuniões, conversas com os clientes, despesas, anotações e arquivos de imagens entram nos principais tópicos. Dessa forma, a empresa consegue montar um planejamento coerente e mensurar os resultados de maneira mais simples com a reunião de dados estratégicos.

Outro ponto importante é criar sempre pastas e arquivos com identificação clara e dentro de uma segmentação em que todos com acesso permitido consigam compreender para fazer consultas rápidas.

Elabore um sistema padrão

Para que todos na empresa compreendam o título e a organização dos arquivos, os gestores responsáveis pela área precisam elaborar um sistema padronizado. É muito importante definir o que facilita a busca e a localização a fim de evitar que um arquivo seja encaminhado equivocadamente devido a uma duplicação ou erro de salvamento.

O sistema padrão vai definir, justamente, se a organização será feita por abreviações, siglas ou simplesmente pela data e nome do arquivo. O essencial é que todos sigam sem interrupções o mesmo formato. A partir disso, a indexação também se torna muito interessante. Esse sistema permite que os arquivos sejam organizados por índices, da mesma maneira que um catálogo tradicional.

Ao ter os documentos catalogados, basta o colaborador pesquisar pelas primeiras letras do arquivo para encontrá-lo na barra de buscas rapidamente. Sem um recurso como esse, quem está redigindo um trabalho, por exemplo, precisa parar o procedimento para fazer buscas que exigem atenção até localizar o arquivo, o que, consequentemente, leva à perda de produtividade e concentração na ideia em desenvolvimento.

Mantenha arquivos antigos

Muitas empresas precisam adotar um critério de rotatividade de documentos e arquivos pela dificuldade de armazenamento em espaços físicos. De acordo com a natureza do seu negócio, documentos e dados podem precisar ser guardados por muito tempo, e a gestão de documentos digitais se mostra como a solução mais eficiente.

Com um armazenamento em nuvem, por exemplo, o usuário não precisa se desfazer de nada de tempos em tempos. O que faz a diferença é que, em relatórios anuais ou até mesmo em conversas com clientes, essas pastas antigas podem ser de grande utilidade ao mostrar números bem-sucedidos e o cumprimento com as obrigações fiscais.

Caso aconteça um questionamento judicial por conta de ações trabalhistas de ex-colaboradores, a empresa consegue apresentar toda a documentação que mostra estar com seus deveres em dia. Tudo isso envolve comprovações de pontos batidos, salários pagos, assinatura de férias e obrigações com o contrato entre funcionários e empresa.

Por mais que sejam registros antigos, é indispensável manter os dados íntegros e armazenados adequadamente, com todas as informações relacionadas. É uma segurança importante para preservar a saúde financeira e a imagem do negócio diante do time de colaboradores e dos parceiros de relacionamento comercial de modo geral.

Use a tecnologia

Digitalizar os documentos de sua empresa é uma decisão que traz diversos benefícios em todos os setores. Para que isso aconteça de maneira eficiente, a gestão de documentos deve ser prioridade. A melhor opção é contar com a ajuda da tecnologia a partir de um portal corporativo de gestão de documentos online, que torna a troca de arquivos e o armazenamento mais seguros e confiáveis.

Vale ressaltar que, mesmo que os arquivos estejam em um computador, o mais indicado é ter a opção de uma plataforma que permite o acesso de diferentes dispositivos, caso aconteça qualquer tipo de problema de configuração.

Assim, o melhor exemplo de confiabilidade é usar um sistema que sincronize automaticamente os arquivos e permita visualizar e auditar quem teve acesso às funções. Gerar relatórios também é um diferencial. Com isso, fica mais simples e rápido entender os dados gerados pelos documentos e aplicá-los na estratégia do negócio de maneira personalizada e eficiente, conforme as necessidades dos gestores e seu setor de atuação.

Pronto! Agora você já sabe como fazer a organização de arquivos no formato digital e conhece seus principais benefícios. Tenha em mente que contar com a ajuda de um sistema especializado é decisivo, afinal, traz mais autonomia aos colaboradores, auxilia nos processos internos e reduz custos sem perder qualidade. Tudo isso com a oportunidade de ter dados confiáveis em mãos e uma análise mais detalhada por conta da segurança das informações.

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