Entenda como otimizar a sua gestão de documentos fiscais

Postado em  agosto 26, 2021

A gestão de documentos fiscais é uma etapa extremamente importante para as empresas, e esse trabalho deve ser feito de maneira muito precisa. Qualquer falha nesse processo pode acarretar em riscos muito sérios para a administração do negócio, gerando perda receita e, até mesmo, possíveis processos judiciais.

Caracteriza-se como documento fiscal aquele que é utilizado para comprovar os diversos tipos de negociação que a empresa realiza, desde as mais simples até as mais complexas. A função desses documentos varia de acordo com sua finalidade. Por exemplo, alguns arquivos são necessários para o recolhimento de impostos, enquanto outros, são utilizados para gerar obrigações financeiras entre compradores.

Erros na gestão de documentos fiscais podem levar a falhas na contabilidade e também em diversos outros processos da empresa. Por esse motivo, é necessário adotar um sistema seguro de gerenciamento e monitoramento.

Neste artigo, você vai aprender boas práticas que podem ser adotadas para se evitar problemas e otimizar a gestão de documentos fiscais.

Padronizar processos de armazenamento

A padronização dos processos de armazenamento de documentos fiscais é uma etapa muito importante para garantir uma boa gestão. O arquivamento padronizado permite que os documentos fiquem mais bem organizados. Isso gera agilidade e facilita a busca por um documento específico.

Outra boa prática é a realizar a nomeação dos documentos também de maneira normatizada. Essa padronização contribui para diminuir as chances de fraudes e de extravio de dados.

Existem diversas maneiras de fazer essa nomeação. Uma delas é pelo nome do cliente, junto ao número do documento. Independentemente da forma que se escolha, o importante é padronizar de modo a facilitar os processos e atender às necessidades da empresa.

Criar processos para descarte

Além de padronizar o armazenamento, também é importante adotar um processo para realizar o descarte de documentos. Isso deve ser feito tanto no meio físico quanto no digital. Como documentos ocupam espaço, é necessário guardar apenas as documentações que são necessárias para o negócio.

Criar uma tabela de temporalidade de armazenamento de documentos é fundamental. Muitos arquivos têm um prazo mínimo de armazenagem, enquanto outros, são de guarda permanente e nunca devem ser descartados.

Esse cuidado é muito importante para evitar a exclusão de um arquivo que ainda teria serventia para a empresa. Um processo de descarte adequado evita situações como a de não localizar um documento solicitado pela fiscalização, por já ter sido descartado de maneira equivocada.

Verificar a autenticidade da documentação

Para terem validade e assegurar o bom funcionamento dos processos fiscais, os documentos precisam ser autênticos. A veracidade dos documentos fiscais recebidos deve ser checada para evitar prejuízos à empresa.

Para evitar problemas nesse sentido, a gestão deve estabelecer um método para averiguar os documentos que recebe. Esse processo vai auxiliar a conferência da autenticidade de uma assinatura digital no estado da companhia emitente. Cuidados como esse evitam que a empresa receba notas falsas e tenha prejuízos no seu caixa.

Facilitar o acesso às informações

Para realizar o seu trabalho, os setores que lidam com a parte fiscal da empresa precisam das informações que constam nos documentos. Por esse motivo, o acesso a eles deve ser facilitado para todos os colaboradores que necessitam dos arquivos.

As pastas que armazenam os documentos devem ser compartilhadas em uma rede de trabalho privada. Dessa forma, os documentos podem ser acessados por diversos usuários , em diferentes computadores, simultaneamente.

A solução tecnológica que permite isso é a tecnologia em nuvem. A cloud computing permite que as atualizações sejam feitas automaticamente para todos usuários, ao mesmo tempo. Cada profissional tem um acesso próprio, que pode ser utilizado em qualquer máquina e, até mesmo, em dispositivos móveis.

Acompanhar tendências da tecnologia

A tecnologia tem contribuído muito para desenvolver e otimizar os processos de gestão de documentos das empresas. Muitos procedimentos puderam ser automatizados e se tornaram mais eficientes, o que facilita essa tarefa.

Com o aumento do trabalho híbrido, até mesmo processos de fechamento de contratos puderam ser realizados de maneira remota. Isso foi possibilitado a partir das novas ferramentas tecnológicas. Além disso, existem sistemas que podem desburocratizar diversas atividades, o que facilita a rotina dos colaboradores responsáveis por essa função.

A gestão online é uma forte tendência em diversos setores do mercado de trabalho. Em relação aos documentos fiscais, não é diferente. O armazenamento na nuvem é uma solução tecnológica cada vez mais adotada para realizar a gestão de documentos digitais.

Adotar um sistema de gestão de documentos

Adotar um sistema de gestão de documentos é fundamental para as empresas poderem monitorar de maneira adequada todos os arquivos importantes para os negócios. A ferramenta permite que o acesso aos documentos seja feito de maneira eficiente, segura e instantânea.

Além disso, um sistema de gestão digital de documentos elimina processos manuais e facilita as operações cotidianas dos negócios. Localizar os documentos necessários para emitir um relatório fiscal se torna uma tarefa simples e rápida.

Conhecer a melhor solução para gestão de documentos fiscais

O OneShare é uma empresa que oferece uma solução eficiente e prática para a gestão de documentos fiscais. A ferramenta centraliza a gestão de documentos em um só local, criando um portal personalizado para o acesso das informações.

O OneShare é um gerenciador de arquivos na nuvem que favorece o compartilhamento e o acesso simultâneo de documentos entre os colaboradores de uma empresa. Essa ferramenta permite que o usuário faça auditorias e controle o acesso de cada usuário às informações, tornando o processo mais seguro e eficiente.

Utilizar uma ferramenta como o OneShare facilita o compartilhamento de documentos fiscais com os colaboradores de uma empresa. A localização de arquivos é facilitada, pois o OneShare permite a classificação e identificação desses documentos, gerando agilidade para os processos fiscais.

Como vimos, a gestão de documentos fiscais precisa ser automatizada para garantir processos mais facilitados e garantir a segurança de dados em seu negócio. Para isso, é preciso buscar no mercado a solução que melhor se adéqua às necessidades da sua empresa.

Se você quer saber como adotar um sistema inteligente de gestão de documentos online para a sua empresa, entre em contato com a equipe da OneShare e descubra nossos diferenciais para agilizar a gestão dos processos fiscais do seu negócio.

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