Sistema para gestão de documentos: guia rápido para escolher o melhor

Postado em  janeiro 25, 2022

Gerenciar documentos é fundamental para todos os tipos de empresas, principalmente para aquelas que lidam com grandes quantidades de informação. No entanto, fazer o correto gerenciamento dessas informações pode não ser uma tarefa fácil. A boa notícia é que você pode contar com um bom sistema para gestão de documentos, a fim de otimizar tanto o fluxo de trabalho quanto os processos internos do seu negócio.

Quer saber como escolher o melhor sistema para gestão de documentos? É simples, basta conferir as dicas que preparamos neste guia. Vamos lá!

Como funciona um sistema para gestão de documentos?

As empresas precisam lidar constantemente com uma infinidade de documentos que contêm informações fundamentais para o andamento do negócio. Para que todos os processos sejam fluidos e eficientes, é preciso contar com muita organização e disciplina das equipes. É aqui que entra o sistema de gestão de documentos.

Empresas que utilizam essa solução deixam todo esse processo muito mais facilitado, simplificado e eficiente. Afinal, ao digitalizar e armazenar virtualmente a documentação, o empreendimento garante mais agilidade e otimiza os trabalhos das equipes. Isso porque há a sistematização e o armazenamento desses documentos para que sejam facilmente acessados, na hora e no local mais oportuno e necessário.

Principalmente se a sua empresa realiza um grande volume de operações, é de extrema importância investir em uma ferramenta que garanta a otimização e a segurança das informações contidas em cada arquivo. Dessa maneira, é possível armazenar e padronizar todos os processos da empresa e seus procedimentos internos.

Quais são os benefícios do sistema de gestão de documentos?

Como você pôde observar até aqui, o uso de um sistema para a gestão documental torna essa atividade muito mais eficiente. A seguir, confira as principais vantagens competitivas que a sua empresa terá ao investir nesse tipo de solução.

Redução de custos

A redução de custos é uma finalidade que todas as empresas buscam em algum nível. Com arquivos não digitalizados, a empresa precisa separar um orçamento para grandes quantidades de impressões, maquinário, espaço físico e colaboradores para essa função.

Ao substituir a papelada impressa por documentos digitalizados, as principais despesas apresentadas anteriormente deixam de ser uma necessidade, já que todos os documentos são armazenados em uma plataforma virtual. Caso haja necessidade de impressão, tudo será feito sob demanda e sem desperdícios.

Facilidade de acesso

A facilidade de acesso é outro ponto positivo quando a empresa passa a contar com um sistema para gestão de documentos. Uma vez que tudo é digitalizado, não há a necessidade de se deslocar até um espaço físico para revirar pilhas de documentos e encontrar algo.

Com a consolidação do trabalho remoto, essa funcionalidade é ainda mais importante. Os colaboradores podem acessar qualquer documento por meio de diferentes dispositivos para realizar as funções necessárias. Ideal para incentivar a mobilidade corporativa.

Segurança das informações

As informações contidas nos documentos da empesa se tornam muito mais seguras, já que a digitalização evita a perda, o desvio e o vazamento de informações. São transtornos que podem gerar grandes prejuízos às corporações.

Os sistemas disponíveis proporcionam um reforço ao software para que a segurança das informações seja uma prioridade no serviço oferecido. É possível restringir o acesso a determinadas ferramentas ou mesmo segmentar quais colaboradores podem acessar o sistema.

Compartilhamento inteligente

Com o acesso remoto e contando com um bom sistema para gestão de documentos, é possível estabelecer quem pode ter acesso aos os arquivos. Portanto, fica muito mais seguro e fácil fazer o compartilhamento desses arquivos com colaboradores, equipes, clientes e parceiros. Tudo de maneira segura e ágil.

Esse compartilhamento permite que as pessoas envolvidas em determinado processo acompanhem em tempo real o andamento das etapas, sem a necessidade de estarem presentes em um mesmo local. Tudo pode ser compartilhado de maneira remota, facilitando o atendimento e a satisfação dos consumidores e dos parceiros.

Como escolher o sistema ideal para a sua empresa?

São vários os benefícios que um sistema para gestão de documentos pode proporcionar para uma empresa, como vimos no tópico anterior. No entanto, se você está pesquisando pelas soluções disponíveis no mercado, deve ter percebido que existem muitas opções, correto?

Para facilitar a sua tomada de decisão, separamos algumas dicas de como identificar a solução mais indicada para o seu negócio. Confira!

Avalie as funcionalidades

O primeiro passo é conhecer as funcionalidades que cada sistema oferece. O importante é que o sistema escolhido seja útil para os colaboradores. Algumas vezes, o software mais avançado não é o mais indicado para as suas necessidades. Portanto, opte por um sistema capaz de melhorar o desempenho das funções cotidianas da empresa.

Cheque o nível de segurança

Como um dos principais objetivos de contratar essa ferramenta é conferir segurança às informações do negócio, é indispensável levar esse aspecto em consideração. Bons softwares oferecem procedimentos rígidos de acesso, dificultando a ocorrência de invasões externas ou desvio de informações. Os sistemas que adotam o armazenamento em nuvem são boa opção, já que se destacam pelo alto grau de proteção de dados.

Priorize a facilidade de implementação

A transição para um novo sistema é um fator que pode travar os processos, ao menos por um tempo, e isso pode gerar prejuízos para qualquer empresa. Logo, busque uma solução que seja de fácil implementação e que conte com um suporte adequado do fornecedor.

Pesquise sobre a credibilidade do fornecedor

A credibilidade de quem disponibiliza uma solução sempre deve ser avaliada, e não seria diferente para um sistema de gestão de documentos. Por isso, busque informações e opiniões de avaliação sobre o serviço contratado e priorize sistemas que oferecem um período para testes. A transparência na comunicação é um forte indicativo da credibilidade do fornecedor.

O sistema para gestão de documentos é um forte aliado das empresas que desejam aumentar sua competitividade e otimizar os seus processos internos. Soluções como as do OneShare oferecem facilidades para implementação do novo sistema, alto nível de segurança, funcionalidades eficientes e elevado nível de credibilidade.

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