Aprenda como fazer a gestão de escritório contábil

O setor de contabilidade é, sem dúvidas, um dos mais tradicionais dentro de uma empresa. No entanto, isso não significa que ele deva operar em moldes conservadores. Afinal, a transformação digital chegou a todos os segmentos, pedindo por inovação na hora de manter a base de clientes sólida e o negócio relevante.

É por esse motivo que a gestão de escritório contábil atual deve ser bem-sucedida; ela terá uma grande participação nos resultados conquistados por esses profissionais.

Em outras palavras, é o gestor do escritório que direcionará as atividades de contabilidade e, consequentemente, tornará a rotina de trabalho mais ou menos eficiente. Então, para saber como realizar esse gerenciamento da forma mais completa possível, colhendo bons resultados, é importante atentar às dicas certas.

Acompanhe algumas delas a seguir!

O que é a gestão de escritório contábil?

Antes de falar sobre as melhores formas de administrar um escritório de contabilidade, é interessante fixar alguns conceitos. Isso ajudará a compreender melhor esse universo e a identificar como as dicas podem ser implementadas em seu próprio negócio.

O primeiro deles é a gestão contábil em si. Ela diz respeito a um conjunto de técnicas e práticas que visam a manutenção e o desenvolvimento saudável de cada negócio do segmento contábil. Para tal, conta com o direcionamento da liderança, que deve estar preparada para orientar os talentos adequadamente.

Em segundo lugar, é útil retomar o conceito de transformação digital. Ele se trata de um movimento de digitalização e inovação que vem mudando a forma como muitas empresas atuam desde o início dos anos 2000.

Porém, com a evolução da tecnologia e com a adesão de uma cultura cada vez mais centrada em análise de dados (data analytics), nos últimos 10 anos ela trouxe uma necessidade maior de adaptação por parte das organizações. Afinal, é possível fazer muito por qualquer setor do negócio se as ferramentas certas forem usadas.

Nesse sentido, ainda existem companhias que pensam no escritório contábil como um espaço cheio de gavetas, armários e prateleiras — onde ficam armazenadas pilhas de documentos. Mas, será que é realmente isso que o mercado de hoje espera desses profissionais? De forma simples, não.

Com uma demanda cada vez mais exigente por parte dos clientes, que buscam por agilidade e praticidade ao solucionar questões contábeis, a expectativa é que os profissionais entreguem resultados satisfatórios em menos tempo.

É por isso que a gestão de escritório contábil de qualquer porte deve formular suas estratégias por um olhar inovador e tecnológico. Assim, atenderá às expectativas da cartela de consumidores e do mercado, mantendo-se relevante em meio a tanta concorrência.

Como ela deve ser implantada?

Com a importância de uma administração moderna em mente, não é incomum que os gestores acreditem que a mera implementação de recursos tecnológicos seja suficiente para atingir essa condição. A verdade é que a modernização desse setor é um processo que envolve ainda mais do que isso.

Uma gestão de escritório contábil inovadora tem de se tornar parte da cultura da empresa. Isto é, a equipe tem que pensar e agir conforme as demandas dos clientes e do mercado de forma natural.

Para conseguir isso, é fundamental conhecer as dores e necessidades do público, investindo em uma gestão que centraliza o consumidor — um conceito conhecido como customer centric. Isso implica estudar periodicamente os clientes e analisar dados confiáveis, fazendo dessas informações verdadeiros parâmetros para nortear as tomadas de decisões dos líderes.

É por esse motivo que as culturas customer centric e data-driven, isto é, direcionada por dados, se aproximam tanto uma da outra. Afinal, com dados sólidos em mãos, a gestão consegue entender o público e, assim, entregar o que cada cliente busca com rapidez e eficácia.

Dito isso, é hora de conhecer algumas sugestões de gestão de escritório contábil que podem ser implantadas com simplicidade. Acompanhe!

Análise de ferramentas

Existem centenas de recursos e de prestadores de serviços voltados à contabilidade no mercado. Na hora de aprimorar a gestão, não basta escolher a primeira opção, ou a mais barata. É preciso entender as demandas do negócio e da equipe antes de tomar a decisão.

A melhor forma de fazer isso é por meio da realização de um diagnóstico completo da empresa em conjunto com os colaboradores. Com esse levantamento, será mais simples entender quais partes do escritório contábil precisam ser desafogadas, otimizadas e automatizadas.

Consequentemente, será mais fácil também escolher quais das várias opções de ferramentas vão de encontro com essas necessidades. Assim, além de escolher os recursos ideais para adequar o escritório de contábil, o gestor promove a satisfação da equipe por ter suas demandas atendidas.

Capacitação profissional

Após escolher as tecnologias certas, o próximo passo será fornecer o treinamento necessário para que sua equipe as utilize de forma precisa. Afinal, as ferramentas não trabalham sozinhas e dependem do uso adequado pelos talentos.

Nessa hora, é fundamental realizar reuniões, workshops, eventos e treinamentos voltados aos novos recursos. É somente após dominá-lo que os funcionários poderão explorar todas as possibilidades que elas oferecem e que podem ser revertidas em melhores resultados para qualquer escritório de contabilidade.

Digitalização

Com novas ferramentas tecnológicas em mãos, o escritório contábil não precisará mais lidar com montanhas de papéis. Na verdade, essa é outra demanda trazida pela transformação digital: a de aderir ao sistema paperless (sem papel).

Há algum tempo que os gestores perceberam que lidar com grandes volumes de informação física não é proveitoso, especialmente porque os arquivos podem se perder ou serem danificados. Somando-se isso com a crescente demanda por agilidade, o uso do papel torna-se ainda mais ineficiente.

Por isso, caso a gestão do escritório contábil não tenha aderido à digitalização de documentos, é essencial fazer isso rapidamente. Afinal, nos dias de hoje, pilhas de documentos físicos são prejudiciais tanto para as atividades da equipe quanto para a imagem do escritório frente aos clientes e interessados em contar com seu serviço.

Compartilhamento dos arquivos em nuvem

No momento em que os documentos passam a ser digitalizados, é interessante pensar em como os talentos lidarão com eles. Como será o acesso? E a segurança? E o compartilhamento? Essas são perguntas importantes e que o gestor deve conhecer bem as respostas.

Nesse sentido, é importante dominar alguns aspectos da computação em nuvem, também chamada de cloud computing. Estamos falando de um modelo que baseia a gestão documental do negócio na nuvem, um espaço online que usa servidores virtuais, sempre disponíveis para as funções.

Logo, é possível realizar o upload, armazenar, compartilhar e gerenciar arquivos com segurança, em especial pelo uso de recursos como:

• suporte 24/7;
• backup;
• firewalls;
• criptografia
• monitoramento constante.

Desse modo, ao possibilitar que a gestão do escritório contábil seja realizada com o amparo de arquivos em nuvem, o escritório se moderniza e mitiga o molde tradicional de uso de documentos físicos. Além disso, garante muito mais agilidade nas transações com os clientes — uma das principais demandas do momento atual.

Monitoramento das estratégias

Após inovar o modelo de gestão do negócio contábil, é provável que novos planejamentos estratégicos tenham surgido e sejam praticados no escritório. É importante documentá-los, para que todos acessem a nova política da empresa.

Porém, é ainda mais relevante se certificar de que a estratégia escolhida seja eficiente. Portanto, é preciso investir em ferramentas de monitoramento.

Elas devem ficar nas mãos do gestor, permitindo que ele acesse o que deseja com facilidade. Dessa maneira, é interessante buscar por ferramentas responsivas, ou seja, que facilitem que o gerente cumpra seu papel a qualquer hora e desde qualquer dispositivo.

Coleta de feedbacks

Ao monitorar, não esqueça dos dois principais fatores envolvidos em uma boa gestão de escritório contábil! Isto é, a opinião dos próprios talentos e dos clientes. Ambos podem trazer visões ricas para tornar a administração cada vez mais bem-sucedida — e vale a pena ouvir o que eles têm a dizer.

Quais são as melhores práticas de gestão de escritório contábil?

As dicas acima trouxeram tudo o que é necessário para a implementação de uma gestão contábil moderna e mais eficiente. Mas, além dessas, existem outras práticas que devem ser adotadas no dia a dia de um escritório para manter o negócio sempre atualizado e sustentável nesse novo modelo.

Veja abaixo quais são elas.

Analisar oportunidades de serviços adicionais

Além de otimizar o presente, uma boa gestão contábil deve se preocupar também com as possibilidades futuras para o escritório. Uma forma de fazer isso é analisando as oportunidades de serviços adicionais que podem ser ofertados.

Tenha em mente que quando sua equipe atende as demandas de forma ágil e satisfatória para os clientes, são grandes as chances de se construir parcerias sólidas que podem levar a novos negócios. Conhecendo a fundo as particularidades de alguns deles, o escritório pode até mesmo auxiliar nas suas estratégias de crescimento, com a oferta de diferentes serviços que vão expandir essa relação.

Definir processos com clareza

Pouco vai adiantar ter diversos recursos e tecnologias à disposição se os processos seguidos pela equipe não forem claros. Isso acarretará em inevitáveis obstáculos tanto nas demandas internas quanto no relacionamento com os clientes.

Processos claros devem ser objetivos e prezar por uma comunicação interna eficaz. Eles também devem ser periodicamente revisados e ajustados quando essa necessidade for identificada.

Estar atento aos relatórios operacionais e aos feedbacks da equipe e dos clientes é a melhor forma de acompanhar a eficiência e avaliar a clareza dos seus processos internos.

Reduzir gargalos nos fluxos de trabalho

O aprimoramento da gestão de contabilidade não significa que um escritório está livre de enfrentar gargalos em seus fluxos de trabalho. Para reduzir esse tipo de problema, o ideal é fazer um mapeamento dos processos, que deve ser atualizado de forma contínua.

Esse cuidado permitirá que as fontes de gargalos e atrasos sejam rapidamente identificadas. Assim, o gestor terá maiores condições de avaliar as medidas necessárias para sanar o problema.

 Facilitar a comunicação com o cliente

A comunicação efetiva com os clientes é mais uma das demandas atuais a que os escritórios de contabilidade precisam estar atentos. Esse é um quesito tão importante que pode representar um diferencial na prospecção e na manutenção de clientes.

É fundamental que os chamados externos sejam atendidos em um prazo satisfatório, com um bom sistema para filtrar os pedidos mais urgentes. Assim, a equipe será capaz de organizar a rotina de atendimentos, permitindo que os clientes saibam exatamente quando terão um retorno.

A diversificação dos canais de comunicação também torna as interações mais fáceis para clientes e interessados. Aproveite as diferentes ferramentas disponíveis, como redes sociais e aplicativos de mensagens instantâneas, para fazer do seu escritório uma referência em atendimento centrado no usuário.

Quais são os benefícios de uma gestão profissionalizada?

De modo geral, é esperado que um gestor contábil seja experiente e saiba o que está fazendo. Porém, é inegável que os profissionais precisam sair da zona de conforto e ampliar suas especialidades em função da crescente demanda por inovação.

Hoje, é importante que o gerente contábil saiba sobre diversas áreas além da contabilidade. Marketing, vendas, business intelligence (inteligência de negócios) e gestão de pessoas são alguns exemplos.

Por isso, é seguro dizer que o profissional precisa de tempo para focar em todos esses novos aprendizados. Nesse contexto, ele se beneficia de ferramentas de suporte, como as que permitem a otimização dos processos de controle de documentos. Com elas, ele consegue investir em uma gestão cada vez mais profissionalizada e alinhada às especificidades do mercado.

Conforme dito, o acesso a informações sólidas é fundamental para uma boa gestão, e é por isso que se torna tão valioso conhecer boas dicas de gestão de documentos digitalizados. Elas trarão benefícios como os apresentados a seguir.

Otimização de processos

Gerir corretamente os arquivos do escritório de contabilidade é, em muitos casos, suficiente para solucionar a maior parte dos problemas da área. Uma gestão profissionalizada e que adota as novidades trazidas pelo mercado, como a tendência em tecnologia em nuvem, facilita esse gerenciamento.

Afinal, ao democratizar o acesso à informação a todos do escritório contábil, torna-se mais simples:

• reduzir os ruídos na comunicação;
• levar autonomia e independência aos talentos;
• entregar dados confiáveis para que os colaboradores realizem suas tarefas;
• minimizar erros e retrabalhos, visto que os contadores acessarão sempre os dados de que precisam e trabalharão em seu máximo potencial;
• reduzir espaços desnecessários no escritório, que barram sua expansão.

Todas as vantagens citadas acima levam a empresa na direção de resultados melhores. Elas se convertem em maiores faturamentos e na possibilidade de expansão do negócio, que se mantém relevante e ativo no mercado.

Gestão de tempo aprimorada

Saber gerir e dedicar seu tempo da maneira correta é um atributo chave de um gerente de sucesso. Contar com as ferramentas certas atua nesse sentido, permitindo que a automação otimize a gestão de tempo.

Ela permite, por exemplo, que os contadores não precisem realizar manualmente tarefas morosas. Assim, eles conseguem focar no core business e aumentar seus níveis de capacitação.

Satisfação do cliente

Um gestor mais capacitado, que divide bem seu tempo de trabalho e direciona a equipe de modo a otimizar processos, tende a impactar os resultados entregues ao público. E como o momento atual pede por tomadas de decisão centradas no usuário, é inteligente buscar a maior satisfação possível.

Ela se converte em fidelização, bons feedbacks e indicações, atitudes que amparam o crescimento saudável do escritório de contabilidade.

Crescimento escalável

Uma empresa com projetos escaláveis é aquela que consegue conquistar cada vez mais resultados, expandindo sua cartela de clientes, sem ser necessário gastar muito por isso. Desse modo, expande sem que os gastos se ampliem junto. Em linhas gerais, tornar-se escalável é o sonho de muitas empresas — e algo possível com a ajuda da inovação.

Ao usar a tecnologia para tornar as atividades mais bem-sucedidas, por meio da otimização dos processos de controle de documentos e da adoção das ferramentas certas para o escritório, os resultados tendem a ser expressivamente maiores do que o investimento nas ferramentas. Dessa maneira, o negócio cresce cada vez mais, não implicando em custos proporcionais.

De que forma a digitalização se alia à LGPD?

É impossível falar sobre transformação digital na contabilidade sem abordar a Lei Geral de Proteção de Dados. Em voga desde setembro de 2020, a LGPD exigiu que as empresas se adaptassem rapidamente ao uso dos dados de clientes e funcionários. Para estar de acordo com ela, é fundamental garantir a proteção das informações que a empresa usa, além de ser extremamente transparente sobre o porquê das coletas.

Sem dúvidas, é muito mais fácil adequar o escritório à LGPD por meio da digitalização. Ela permite que o gestor use a nuvem como parceira na hora de organizar e categorizar os dados que coleta, certificando-se de que estejam em conformidade com a lei. Sem isso, a empresa pode sofrer multas e sanções.

Sendo assim, a digitalização é uma grande facilitadora para o cumprimento da LGPD, bem como o armazenamento em nuvem. Considere ambas as ferramentas na hora de otimizar a gestão de escritório contábil e minimizar a ocorrência dos principais erros na segurança de dados cometidos por empresas.

Qual é a importância de contar com bons parceiros?

Conforme visto, é fundamental abraçar a transformação digital e a inovação na hora de buscar por uma boa gestão do escritório contábil. Para tal, é interessante avaliar o uso de sistemas tecnológicos, como a nuvem, especialmente na administração de documentos. Mas é importante contar com bons parceiros e ter rigor na seleção da ferramenta.

Com o OneShare®, você consegue ir além da gestão de documentos. O portal corporativo online permite também:

• realizar auditorias;
• sincronizar e fazer salvamento automático;
• reduzir a perda de informações;
• criar redes locais para transferir documentos com a equipe e com os clientes
• fazer buscas facilitadas;
• acondicionar arquivos.

Quanto mais completo for o sistema de gestão, maior a oportunidade de garantir uma gestão de escritório contábil eficaz e que eleva constantemente os resultados de toda a empresa. Então, conte com as dicas deste conteúdo, aprimore a gestão de arquivos do negócio e colete os resultados com rapidez!

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