Você sabe como é feita a auditoria digital de documentos e informações?

Postado em  fevereiro 3, 2022

A auditoria digital é tarefa indispensável nas empresas atualmente. Afinal, com a transformação digital, muitas das informações fiscais estão concentradas no ambiente virtual. Além disso, essa necessidade é impulsionada por atualizações nos procedimentos de fiscalização do Governo Federal, como o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Basicamente, a auditoria digital consiste em cruzar informações de documentos digitais em busca de inconsistências, sempre com o objetivo de garantir a conformidade fiscal e a segurança de dados na empresa. Para tanto, o auditor utiliza soluções tecnológicas, com vantagens como a agilidade na análise e a confiabilidade dos resultados.

Quer entender melhor o que é a auditoria digital e por que ela deve fazer parte das rotinas da sua empresa? Então, continue a leitura!

Qual é a diferença da auditoria digital para a convencional?

A auditoria digital utiliza ferramentas tecnológicas para a análise de informações, além de lidar sobretudo com dados e documentos digitais. Em geral, são utilizados softwares com emprego de Inteligência Artificial (IA), machine learning (ou aprendizado da máquina) e outros recursos.

Com essas soluções, é possível cruzar, analisar e corrigir informações de forma muito mais ágil. Além disso, a infraestrutura tecnológica utilizada na auditoria digital permite que as inconsistências sejam identificadas com um alto grau de precisão.

Então, a principal diferença entre a auditoria digital e a convencional é que, para a primeira, são utilizados recursos e arquivos em formato virtual. Isto é, o profissional responsável pela tarefa não passará horas conferindo papéis manualmente.

Além disso, a auditoria digital se volta para movimentações que ocorrem exclusivamente no meio virtual. Um exemplo é a verificação de conformidade de dados enviados por meio do SPED para a Receita Federal.

Ainda, com a chegada da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), as empresas precisam garantir a conformidade de seus processos internos e arquivos com as políticas de segurança de dados. Assim, a auditoria digital tem um objeto próprio de análise.

Como é feita a auditoria digital?

Os processos de auditoria digital podem variar bastante em cada organização. Porém, existem alguns pontos que merecem sempre atenção. Abaixo, veja só algumas das principais etapas para a garantia de identificação de inconformidades!

Verificação da segurança dos documentos

O primeiro passo de uma auditoria digital é verificar a segurança dos documentos. Afinal, as empresas estão migrando seus arquivos para o meio virtual, o que exige muita atenção à segurança no sistema de armazenamento.

É aí que entram os sistemas de gestão de documentos, chamados de ECM (na sigla em inglês para Enterprise Content Management). Eles proporcionam o gerenciamento de arquivos em nuvem com toda a segurança de acesso, o que deve ser avaliado pelos auditores.

Realização da trilha de auditoria

Um bom sistema de gerenciamento de documentos permite a realização de trilhas de auditoria com muita praticidade e confiabilidade. Aqui, os auditores analisam o controle de informações, isto é, quais usuários acessaram determinados arquivos, os históricos de alteração ou atualização de informações, entre outros detalhes, com a vantagem de identificar rapidamente em quais partes dos fluxos de trabalho ocorrem possíveis inconformidades.

Análise de informações digitais

Depois de conferir como estão armazenadas as informações e quem passou por elas, e hora de verificar os dados propriamente ditos. Em vez de vasculhar gavetas e caixas de entrada de e-mails manualmente, o auditor digital faz uso de soluções tecnológicas para cruzar informações e verificar com muito mais precisão possíveis inconsistências.

Ainda, os sistemas de gerenciamento de arquivos mais modernos têm a vantagem de organizar todos os documentos em um único repositório central, o que facilita o trabalho do auditor. Nesse ponto, diversas informações devem ser estudadas: pagamentos, notas fiscais, apuração de contribuições e impostos, balancetes etc.

Caso a auditoria pegue alguma inconformidade, é necessário investigar melhor os dados e providenciar as correções necessárias. Sobretudo em se tratando de informações fiscais, irregularidades podem levar a sanções junto aos órgãos do Governo, com diversos prejuízos financeiros e para a imagem corporativa.

Revisão do compliance da empresa

Por fim, uma etapa importante da auditoria digital é a revisão do compliance empresarial. Afinal, regulamentos e normas são sempre atualizados, de modo que a empresa precisa estar atenta às alterações para manter em dia seus processos de segurança da informação.

Então, é importante que as auditorias sejam acompanhadas de análises e ajustes em políticas de risco, para que os processos estejam sempre alinhados às necessidades do negócio e às alterações legais.

Quais são as vantagens da auditoria digital?

Agora que você conhece os principais passos de uma auditoria digital, vamos falar sobre suas vantagens em relação à convencional? Abaixo, veja por que esse processo está cada vez mais presente no ambiente empresarial!

Agilidade

As análises efetuadas no meio digital são muito mais rápidas, sobretudo se a empresa conta com um bom sistema de gestão de documentos. Afinal, as informações são encontradas com maior facilidade. Soluções de IA permitem até mesmo antecipar possíveis irregularidades e atuar precocemente com ações preventivas.

Regularidade fiscal

Com as atualizações nos processos de fiscalização, como o SPED, as empresas precisam acompanhar essas mudanças e modernizar seus processos de auditoria. Analisar os dados enviados um por um pode ser uma tarefa bastante trabalhosa, de modo que soluções tecnológicas contribuem grandemente.

Flexibilidade nas análises

Outra grande vantagem da auditoria digital é que, como ela é realizada exclusivamente no meio virtual, a empresa tem mais flexibilidade. Assim, a organização que quer contratar uma consultoria externa não tem nenhum problema, já que as análises podem ser feitas a distância.

Confiabilidade dos resultados

Por mais cuidadosa que seja a auditoria convencional, ainda assim há riscos de erros. Isso porque a análise de informações pode ser uma tarefa repetitiva e tediosa. Mesmo o melhor dos profissionais fica sujeito à perda de concentração em algum momento. Já a auditoria digital tem a vantagem de ser bastante precisa, com dados submetidos a análises complexas automatizadas.

Diante desta leitura, você sabe o que é a auditoria digital e por que ela é necessária para a prevenção de riscos nas organizações. Zelar pela conformidade das informações e ter atenção à legislação, como a LGPD, é fundamental para a saúde dos negócios.

Então, baixe nosso guia sobre armazenamento de dados e a LGPD!

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