Comunicação interna e tecnologia da informação: como usá-las em conjunto?

Postado em  novembro 1, 2021

Cada vez mais a presença da tecnologia se torna relevante para as empresas que desejam obter mais produtividade e uma melhor comunicação interna. As ferramentas de TI tornam os processos mais eficazes, reduzem custos operacionais e permitem a automação de tarefas.

Diante de um cenário altamente competitivo, os empreendimentos que buscam soluções de tecnologia da informação para os seus negócios se mantêm integrados, com agilidade e inovação. Ao investir em TI, portanto, é possível atingir a eficiência e uma rotina de alta performance e desempenho. 

Acompanhe a seguir e entenda como utilizar a comunicação interna e a tecnologia da informação em conjunto para aperfeiçoar os processos corporativos da melhor forma!

Qual a importância da tecnologia da informação para a comunicação interna?

Com o passar dos anos, a tecnologia da informação transformou completamente a maneira de as pessoas se conectarem no ambiente de trabalho e de trocar informações. Com soluções de TI de ponta, as empresas passam a se transformar digitalmente, tendo melhorias tanto nos processos quanto na comunicação interna.

As atuais plataformas de comunicação só são viáveis devido ao avanço tecnológico. Com o auxílio dos sistemas, as organizações passam a administrar toda a equipe, de maneira ágil e fácil. Assim, os procedimentos rotineiros podem ser avaliados continuamente pela gestão do negócio, que passa a entender claramente as necessidades e os anseios de seus colaboradores.

Portanto, com o uso de ferramentas de comunicação complexas, é possível acompanhar a evolução dos projetos, distribuir tarefas, avaliar os resultados operacionais e manter um fluxo de comunicação contínuo entre os times. Com a tecnologia, os colaboradores conseguem se comunicar em tempo real, mesmo que alguns profissionais não estejam presentes fisicamente no ambiente corporativo.

No ambiente da rede social, é possível sanar dúvidas, compartilhar informações relevantes e elaborar estratégias inovadoras. As possibilidades que a tecnologia da informação traz para a comunicação interna das empresas é infinita.

No entanto, diante de um cenário de crise, a utilização de ferramentas tecnológicas de comunicação interna pode se tornar um verdadeiro desafio para a gestão. Nesse caso, a marca pode buscar serviços integrados para garantir que o negócio tenha um ambiente com alto nível de colaboração por um valor baixo. Inclusive, algumas ferramentas contam com planos gratuitos para gerenciar as atividades com agilidade e precisão.

Qual a importância da comunicação interna para a tecnologia da informação?

A comunicação interna tem uma relevância de destaque para a tecnologia da informação. Independentemente do tamanho da organização e do seu segmento de atuação no mercado, é essencial ter um canal aberto de comunicação exclusiva com os profissionais. Assim, diante de qualquer problema ou dificuldade, a gestão pode buscar rapidamente por soluções.

Conforme as ferramentas de comunicação interna são implementadas no ambiente corporativo, a empresa deve orientar os colaboradores para que as soluções sejam integradas à rotina. Isso permitirá que a marca atue em conformidade com a segurança digital e as leis de privacidade, como a LGPD.

A comunicação interna deve ser justamente o recurso principal para aperfeiçoar os processos. Graças às novas tecnologias da informação, hoje é possível desenvolver um relacionamento com as equipes de maneira estratégica, permitindo que o negócio aumente o crescimento, inove e atinja autoridade operacional. 

Mesmo com as excelentes funcionalidades que a tecnologia da informação oferece para as marcas, sem uma boa comunicação interna, fica quase impossível de a empresa alcançar alta performance e índices de desempenho satisfatórios. Por isso, tanto o setor de TI quanto o de recursos humanos devem ser integrados em prol da melhoria dos processos corporativos. 

As soluções de comunicação interna são, portanto, imprescindíveis para atingir a excelência operacional. Todos os colaboradores, por exemplo, devem ser incentivados continuamente sobre a importância de manter uma rotina preventiva em relação aos recursos de tecnologia da informação para que os processos estejam alinhados e devidamente seguros. 

Como aproximar TI e comunicação interna nas empresas?

Ao desenvolver uma boa relação com os profissionais, a gestão pode traçar estratégias de comunicação de forma muito mais eficiente. Contudo, para que os resultados sejam contínuos, é fundamental implementar recursos de comunicação no ambiente de trabalho. 

Nesse sentido, se torna essencial adotar práticas que melhoram a troca de informações dentro da organização. Os gestores podem atuar visando a melhoria das plataformas de comunicação interna, sempre respeitando a cultura organizacional. Para isso, será necessário contar com ferramentas e mecanismos específicos de TI.

As redes sociais internas, por exemplo, são plataformas que reúnem as pessoas, possibilitando uma troca direta, ágil, prática e dinâmica. Com isso, é possível ter feedbacks mais rápidos e compartilhar as informações para otimizar os fluxos de trabalho e de reuniões. As vantagens de contar com esse tipo de recurso são inúmeras, como aumento da inovação, alinhamento e motivação da equipe. 

Outra maneira de aproximar a tecnologia da informação da comunicação interna, é criando aplicativos próprios para as demandas do negócio. Os profissionais têm acesso facilitado ao aplicativo e podem ficar sempre atualizados com alertas, divulgações e comunicados da gestão. O app pode ser acessado diretamente por dispositivos móveis, como smartphones e tablets.

O blog da empresa também pode ser utilizado para melhorar a comunicação interna no empreendimento. O site pode ser enriquecido com conteúdos relevantes e específicos da rotina organizacional. A linguagem do blog deve ser clara e objetiva, de forma a atingir os diferentes perfis de colaboradores. Também pode ser reservado um espaço para comentários e sugestões, incentivando a participação da equipe. 

Quais são as tecnologias que favorecem a comunicação interna?

Um dos maiores desafios das empresas, hoje, é ter ferramentas tecnológicas que atendam às demandas de comunicação interna da marca. Com a interação facilitada, é possível que os colaboradores se sintam mais motivados para trabalhar melhor e aumentar os índices de produtividade.

Assim, a gestão deve investir em canais de diálogo e comunicação eficientes. Felizmente, existem uma série de opções de recursos e ferramentas que facilitam essa tarefa. Elas conectam pessoas, informações, aplicativos de negócios e as comunicações da gestão, transformando significativamente a rotina dos profissionais. 

Por isso, as soluções de tecnologia da informação devem ser adotadas no cotidiano para que a gestão consiga realizar o mapeamento de processos e tenha mais êxito em seus projetos. Com o alinhamento das operações, fica muito mais simples criar uma cultura corporativa sólida e consolidada, que atue de forma consistente para alcançar os objetivos da empresa.

Ao contrário do que se pode imaginar, tais recursos não servem apenas para satisfazer as demandas de gestão, mas também para que os colaboradores dialoguem entre si e forneçam feedbacks relevantes. A colaboração digital ajuda as pessoas a se envolverem nas questões de trabalho, formando conexões positivas em toda a organização.

O setor de TI necessita de um bom relacionamento com a empresa para implementar novidades. A comunicação interna pode auxiliar a desenvolver todo o escopo técnico para que a mudança rumo à digitalização realmente aconteça. Para isso, é imprescindível inovar e buscar por soluções que favorecem o diálogo entre as partes do negócio.

Veja, a seguir, alguns exemplos de tecnologias da informação que podem auxiliar as empresas nesse sentido. 

Intranet

A Intranet consiste em uma rede interna de computadores que funciona de forma privada e dentro dos limites da organização. O acesso à plataforma é permitido apenas a colaboradores ou a outras pessoas autorizadas. O objetivo da ferramenta é interligar os diferentes setores da empresa.

Com isso, os profissionais conseguem acessar informações internas com muito mais facilidade e eficiência, o que contribui diretamente para o aumento da produtividade. Com a Intranet, a companhia pode realizar uma série de atividades, como divulgar comunicados importantes, lançar relatórios de desempenho, fazer a distribuição virtual de treinamentos, criar materiais promocionais, entre outros.

Software sob demanda

Outro importante recurso de comunicação interna são os softwares desenvolvidos sob demanda. Eles consistem em programas robustos, capazes de solucionar grande parte dos problemas e integrar diversas funções em um único canal. Com a tecnologia, a gestão pode centralizar a comunicação e eliminar a necessidade de utilizar outros canais de relacionamento com os colaboradores.

De fato, os softwares sob demanda representam um dos meios de comunicação mais rápidos e seguros da atualidade. Isso porque os dados veiculados na plataforma são criptografados e transmitidos em tempo real. Com a implementação do software, a empresa pode gerenciar melhor a equipe, delegar e controlar as tarefas dos profissionais.

Aplicativos mobile

Os aplicativos mobile estão cada vez mais populares nos empreendimentos. Hoje, é possível contar com a tecnologia para criar apps de acordo com as necessidades do negócio. Esse tipo de aplicativo é essencial para o aperfeiçoamento da comunicação interna, uma vez que a gestão pode publicar informações e conteúdos, e compartilhar os materiais diretamente com os colaboradores.

Uma excelente vantagem de contar com esses apps é que eles são baseados em desenvolvimento low-code, ou seja, que não exige conhecimento em código ou programação para serem criados pelos usuários. Com isso, a organização pode orientar os profissionais para desenvolverem projetos inovadores, visando atender às necessidades específicas da marca.

Rede social interna

Implementar uma rede social interna também é extremamente benéfico para o aprimoramento do relacionamento e da comunicação da equipe. A ferramenta integra os usuários e estimula a troca de experiências. O recurso tem tido bastante uso no modelo de trabalho remoto no período da pandemia, uma vez que exige alto nível de compartilhamento de informações.

A gestão pode aproveitar o espaço da rede social interna para lançar avisos, divulgar projetos, solicitar sugestões e orientar os colaboradores sobre os procedimentos e as metas do empreendimento. São inúmeras as possibilidades de ações que podem ser desenvolvidas a partir da ferramenta, representando uma estratégia eficiente para a comunicação interna.

Quais são as vantagens de utilizar a TI na comunicação?

Investir em tecnologia da informação na empresa é essencial para atingir diferencial competitivo e ter maiores vantagens sobre a concorrência. Além de tudo, com uma comunicação interna alinhada, os colaboradores trabalham mais engajados e motivados. 

A tecnologia também pode auxiliar diretamente na redução de custos, pois o uso de recursos e ferramentas adequadas faz com que boa parte das atividades manuais seja automatizada pela gestão. Os profissionais terão, com isso, mais tempo para se dedicar à funções que exigem maior atenção. 

Outro benefício é em relação à eficiência dos processos, que passam a ser feitos em menos tempo e com maior qualidade. Não só as ações, mas todos os departamentos sentem os impactos de ter estratégias e operações planejadas e bem desenvolvidas. Com a tecnologia, os relatórios também podem ser cruzados, permitindo que a gestão extraia insights valiosos.

A comunicação interna é, sem dúvidas, uma das áreas que mais pode ser beneficiada com a implementação de um sistema de gerenciamento baseado em tecnologia da informação. Algumas funcionalidades, como serviços de e-mail personalizados, aplicativos corporativos e ferramentas de sincronização, fazem toda a diferença na rotina dos colaboradores.

A ampla utilização de recursos tecnológicos pode auxiliar na redução de ruídos de comunicação entre a equipe. Sob qualquer sinal de problemas, a empresa pode tomar ações rápidas e resolver facilmente suas questões, voltando a atenção para a resolução do diálogo interno.

Como uma empresa especializada pode ajudar com isso?

Contar com uma empresa especializada em tecnologia da informação é imprescindível para garantir uma boa comunicação interna na organização. Esse tipo de empreendimento ajuda os gestores a criar resoluções rápidas para qualquer tipo de incidente inesperado ou para desenvolver melhorias contínuas nos processos corporativos. 

Além de tudo, as empresas de TI contam com times experientes que realizam a análise de negócios e executam projetos personalizados para sanar as dificuldades da marca. Com esse tipo de serviço, fica mais simples identificar e corrigir erros rapidamente, tirar dúvidas dos usuários e evitar prejuízos por instabilidades na infraestrutura de TI.

Para impulsionar a comunicação interna na empresa e ter sucesso na tarefa, é essencial contar com soluções de ponta fornecidas pela tecnologia da informação. Sem dúvidas, a gestão do negócio pode ter resultados bastante animadores com o auxílio de especialistas de TI, que entendem dos procedimentos e oferecem recursos e ferramentas de ponta, capazes de transformar a rotina organizacional e atender às atuais demandas pela digitalização.

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