Como fazer o controle de informação da sua empresa? Veja

O controle da informação foi uma necessidade que surgiu com o avanço da tecnologia. Afinal, medida que a transformação digital atingiu o ambiente empresarial foi percebida a importância de proteger dados e documentos, bem como controlar os que poderiam ter acesso a eles.

Atualmente, quem não se preocupa com esses processos pode colocar em risco os documentos gerados ou confiados ao seu negócio. Inclusive, podendo ter impactos relacionados à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), além de prejudicar a própria gestão da empresa em todos os seus aspectos.

O objetivo deste conteúdo é conceituar o termo controle de informação e demonstrar como esse processo pode ser implementado. Continue lendo!

O que é controle de informação?

O controle ou a gestão de informações é um processo que tem por objetivo manter a segurança de dados gerados pela sua empresa, tais como, relatórios, negociações com fornecedores, faturamento, pagamentos etc. Além disso, ele também deve proteger informações confiadas à sua instituição — como dados de clientes, fornecedores, funcionários etc.

O cuidado com a integridade de dados sempre foi uma preocupação das empresas. Contudo, ele se tornou ainda maior com a promulgação da LGPD, que atribuiu penalidades severas para quem agisse de forma descuidada com as informações das pessoas. Nesse sentido, o controle de informações tem por objetivo agir sobre os seguintes aspectos:

• controle sobre o uso dos dados;
• evitar o acesso não autorizado ou o uso indevido;
• impedir a divulgação ou a modificação de informações;
• impedir a gravação de dados em outras bases;
• proteger informações contra agentes que possam destruí-las ou corrompê-las;
• evitar a interrupção de informações e dados.

O controle de informações pode ser aplicado em diversos setores de negócios. Por exemplo, na gestão de escritório contábil ela objetiva proteger os dados que são constantemente transacionados entre empresa e prestador de serviço, bem como para os órgãos de fiscalização.

Os departamentos financeiros e pessoal também podem ser beneficiados com esse processo, especialmente, para assegurar que dados sensíveis e sigilosos não caiam em mãos erradas. Até mesmo a gestão de documentos fiscais pode ser beneficiada, evitando que documentos legais sejam perdidos, gerando multas e sanções.

Por que é importante investir em controle de informação na sua empresa?

As informações de uma empresa são muito variadas. Temos dados relacionados a produtos, número de vendas, documentos de pessoas, faturamento, contabilidade etc. Todos eles devem ser considerados um patrimônio valiosíssimo para um negócio.

Uma falha nesse controle e proteção, por mais simples que possa parecer, pode gerar transtornos imensuráveis tanto na gestão da empresa quanto na questão financeira. Ter dados sigilosos expostos também prejudica a imagem de um negócio perante o mercado como um todo, gerando prejuízos que perduram por anos.

Ao analisar as informações como um patrimônio valiosíssimo, é fácil entender o quão importante deve ser o cuidado com a gestão e o controle desses dados. A boa notícia é que, com o avanço da tecnologia, o gerenciamento desses elementos passou a ser mais simples, sendo acessíveis para todo o tipo de empresa.

Durante anos, muitos empresários acreditavam que esse cuidado era uma necessidade exclusiva de grandes organizações. Contudo, os vazamentos e sequestros de dados se tornaram uma realidade em empresas de todo porte. Por isso, independentemente do seu tamanho atual, é imprescindível investir em um bom sistema de controle da informação.

Quais são os problemas que podem surgir quando não se tem um controle de informações?

Neste tópico, mostraremos os problemas mais comuns quando ocorre a falta de controle de informação em uma empresa.

Vazamento de dados

Sem dúvidas, o problema mais comum é o vazamento de dados. Ele vem afetando pequenas e médias empresas com mais frequência. O que acontece nesse caso é a exposição de informações sigilosas ou sensíveis, tanto da sua própria empresa quanto de terceiros, especialmente de clientes.

O vazamento de dados tem efeitos destrutivos profundos para uma empresa. Quando ele ocorre, a credibilidade dela é exterminada, fixando na mente do mercado que o negócio não se preocupa com a segurança das informações que são repassadas.

Essa perda de confiabilidade por parte dos clientes inibe muito as vendas. Afinal, as pessoas terão medo de passar um cartão de crédito ou fazer algum tipo de cadastro em uma empresa que teve seus dados vazados em algum momento.

Utilização de informações incorretas

Outro problema que pode ser gerado é o uso de informações incorretas. Quando o controle é inexistente ou feito de forma equivocada, é muito provável que dados errados sejam utilizados para elaborar relatórios analíticos ou executar outros processos.

Nesse caso, pode haver um grande risco de tomada de decisões utilizando informações completamente equivocadas.

Infrações ocasionadas pelo vazamento ou perda de dados

Por fim, temos as infrações. O vazamento de dados ou o descuido com eles é objeto de penalização por parte dos órgãos de fiscalização. Além da aplicação de multas, também pode existir o bloqueio da atividade da empresa ou da utilização de dados capturados.

Como fazer a gestão da informação na sua empresa?

A gestão da informação em uma empresa é um processo que demanda dois pilares básicos. O primeiro é os princípios. Basicamente, são conceitos que norteiam todas as ações de implementação e do próprio controle de dados de uma empresa.

Em segundo lugar, temos as etapas desse processo. Nesse momento, colocaremos em prática o conceito de controle de informações, utilizando ferramentas e, principalmente, os princípios que mencionaremos nos tópicos seguintes. Continue lendo!

Princípios da gestão da informação

Antes de mostrar as etapas necessárias para elaboração da gestão e controle de informações é preciso entender os princípios que a regulamentam. Veja quais são eles!

Confidencialidade

O primeiro princípio é o da confidencialidade. Como o próprio nome sugere, ele pressupõe que os dados confiados à sua empresa ou gerados por ela serão acessados apenas por pessoas interessadas e autorizadas. O foco principal é responder quem e por que determinado colaborador pode ter acesso a um documento.

Disponibilidade

A disponibilidade é um princípio que pressupõe que as informações devem estar disponíveis sempre que necessário — respeitando os limites da confidencialidade. Isso garante que os seus processos não sejam travados pela falta de um documento ou dado específico.

Integridade

A integridade de dados pressupõe a veracidade dos dados. Como eles são utilizados para compor relatórios ou tomar decisões importantes, é fundamental que estejam totalmente íntegros e correspondam à realidade dos fatos.

Conformidade

Por fim, temos o princípio da conformidade. Ele pressupõe que todos os dados e informações devem estar alinhados com os regulamentos e normas de cada empresa.

Quais são as etapas necessárias para essa gestão?

Agora que você entendeu os princípios do controle da informação, mostraremos as etapas desse processo. Continue lendo!

Mapeamento de processos

A implementação de um sistema de controle de informações passa, inicialmente, pelo mapeamento de processos. Você precisa entender como a sua empresa funciona e quais são os fluxos de trabalho executados diariamente em cada setor.

Essa verificação dará ao gestor uma visão ampla do seu negócio, fazendo com que ele entenda a necessidade de cada departamento.

Criação de uma política de controle de informações

O segundo passo é criar uma política de controle de informações. Esse documento servirá para que seus colaboradores saibam como eles devem agir frente a cada situação envolvendo os documentos que estão armazenados.

Ela também servirá para demonstrar como os dados e informações devem ser armazenados. Isso pode ser feito apresentando um passo a passo do processo. Por exemplo, escanear o documento, salvar em uma pasta, fazer o upload para o arquivo na nuvem etc.

Por fim, você tem o dever de utilizar a comunicação interna para divulgar todos esses processos. Garantindo que os colaboradores tiveram acesso à política de controle de informações.

Definição de pessoas que terão acesso a cada tipo de informação

Em seguida, você deve estabelecer as pessoas que terão acesso a cada tipo de informação. Por exemplo, os colaboradores do setor financeiro acessarão extratos, notas fiscais, comprovantes de pagamentos, duplicatas e relatórios de movimentação financeira. A contabilidade terá acesso a documentos pagos, faturamento etc.

O departamento pessoal acessará fichas de registro de funcionários, comunicados de acidentes, relatórios de colaboradores etc. Contudo, esse setor não terá acesso a movimentações financeiras, por exemplo. Esse é o trabalho que deve ser feito nessa etapa.

O foco é separar o acesso de cada departamento, fazendo com que um não veja documentos de outro. Sobre todas essas regras, estará o gestor da empresa. Ele terá acesso a tudo e pode controlar a entrada dos funcionários no arquivo, bem como a forma que os dados foram utilizados.

Crie codificações para os documentos

A maior parte das empresas que trabalham com arquivos digitais armazenam esses elementos em computadores ou em servidores na nuvem. São uma infinidade de formatos que servem para diversas finalidades no ambiente empresarial.

Por esse motivo, vale a pena criar códigos que auxiliem no entendimento sobre o conteúdo de cada arquivo, bem como na sua padronização. Por exemplo, você pode utilizar a seguinte codificação para identificar os arquivos: 01 formato, 02 departamento, 03 tipo de documento.

Com isso em mente, imaginemos que você tem um arquivo em formato PDF do departamento x e do tipo y. Nesse caso, o código para esse item arquivado seria 010203. Vamos a um exemplo prático.

Imaginemos que o setor de departamento pessoal fará o armazenamento de recibos de pagamento do mês de agosto de 2021. Nesse caso, todos estão em formato PDF, o número designado para o setor de RH é o 03 e o código do tipo de documento é 05 acrescido da data.

Sendo assim, o documento seria arquivado com o código 0103050821. Desse modo, você pode adotar critérios para determinar quem pode ter acesso a cada documento.

Por exemplo, o dígito 02 é do departamento financeiro. Assim, apenas eles podem acessar. O mais interessante é que você pode criar a codificação que desejar, atribuindo os números para cada tipo de documento ou departamento que terá acesso.

Centralize a base de dados

Por fim, é interessante utilizar uma base de dados centralizada. Ter arquivos espalhados em diversos locais pode prejudicar muito o seu controle. O ideal é que tudo seja armazenado em um único servidor, sendo separado por pastas de acordo com cada tipo de dado.

A centralização de todos os seus dados facilita o controle de acesso e evita vazamentos de servidores ou sistemas que estão fora do seu alcance. Atualmente, já existem plataformas no mercado que fazem esse tipo de centralização. Também é importante que essa ferramenta facilite a sua gestão por meio de códigos, como demonstramos.

Obviamente, o fato de você utilizar uma base de dados centralizada não exime a responsabilidade para execução de bakcups. Nesse caso, essas cópias de segurança podem ficar armazenadas em outro dispositivo.

Como um sistema de informação pode ajudar com isso?

Não há como tocar no assunto de gestão ou controle de informação sem mencionar o importante papel da tecnologia nesse processo. É por meio dos sistemas específicos que você garantirá todo esse processo de gerenciamento e manutenção dos seus dados.

Um sistema de informações pode ser muito útil na hora de compartilhar arquivos da sua empresa entre os setores. Existem soluções no mercado que garantem o máximo de segurança nesses procedimentos. Além disso, eles também permitem a centralização de seus arquivos por meio de um portal corporativo que apenas os usuários terão acesso.

Assim, você pode restringir a visualização de documentos por setores que não têm interesse por eles. Visualizando com clareza os que acessaram determinados dados e como eles foram utilizados. Por fim, esse tipo de tecnologia garantirá o máximo de controle e proteção de todas as informações que são gerenciadas pela sua empresa.

Podemos concluir que o controle de informação desempenha um papel vital para uma empresa. Apesar de parecer complexo, a tecnologia proporciona facilidade na execução desse processo. Em outras palavras, significa que se você tiver as ferramentas corretas, terá facilidade em proteger e controlar seus dados e informações armazenados.

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