Tudo o que você precisa saber antes de implementar o trabalho remoto

A pandemia gerou um grande impacto para muitas empresas, sobretudo as que ainda não estavam investindo em transformação digital. Em meio às mudanças extremas no mercado, muitos negócios não resistiram e tiveram que fechar as portas. Um dos motivos foi a falta de adaptação ao trabalho remoto, que foi uma solução compulsória por conta do distanciamento social imposto.

Diante desse cenário, termos como home office e trabalho híbrido se popularizaram. No entanto, não se trata apenas de deixar que os funcionários trabalhem em casa. Há uma série de cuidados que precisam ser tomados para manter a produtividade, a segurança de dados sensíveis e outros aspectos importantes.

Dizem que o trabalho remoto é o futuro. Porém, há muito o que aprender antes de concretizá-lo. Por isso, este post explica tudo o que você precisa saber sobre o assunto.

O que é o trabalho remoto?

Por mais que já fosse adotado por muitas empresas em diversos lugares do mundo, o trabalho remoto só foi amplamente difundido em 2020, por conta da pandemia de coronavírus. A crise sanitária levou ao isolamento social e muitos negócios traçaram uma corrida contra o tempo para se adaptar. Dessa forma, o modelo home office se expandiu por todos os cantos do globo com extrema rapidez.

O trabalho remoto é, basicamente, quando os colaboradores exercem suas funções a distância. Portanto, a aplicação dessa modalidade permite que as atividades sejam realizadas de qualquer lugar. Mesmo que pareça fácil, há implicações que devem ser seguidas, e as empresas precisam planejar muito a implementação desse modelo.

Por ser diferente do modelo convencional, em que os funcionários precisam se deslocar até o local de trabalho, o home office pode ser bem mais produtivo. Essa modalidade alternativa melhora o rendimento e até a qualidade de vida dos colaboradores. Apesar de ter sido aplicada por muitas empresas em um momento delicado, muitas delas decidiram continuar com o trabalho remoto porque notaram os bons resultados.

Quais são as tendências para o trabalho remoto?

A adaptação para o trabalho remoto é o primeiro passo que as empresas precisam ter atenção. A partir disso, fica mais fácil acompanhar as tendências que surgem.

O trabalho fora do escritório apresentou muitas possibilidades. Por isso, conheça mais sobre as novidades que estão crescendo junto dessa prática.

Trabalho em coworking

Muitos funcionários sentem falta de um ambiente corporativo e acreditam serem mais produtivos nesses espaços. Esse tipo de colaborador é que está ajudando o crescimento do mercado de coworkings, que nada mais são que lugares em que pessoas podem se reunir para trabalhar.

Os coworkings são espaços com estrutura para que pessoas e empresas possam trabalhar e desenvolver negócios. Os locais contam com estruturas como de escritórios tradicionais, com mesas de trabalho, internet e até o famoso cafezinho. Entretanto, os ambientes são compartilhados, o que também contribui para a construção de networking.

Uso de tecnologias

Dificilmente o trabalho remoto será bem-sucedido se não houver o uso de tecnologias. Afinal, os colaboradores precisam ter contato uns com os outros, além de serem acompanhados pela gestão de equipe. Nesse sentido, o uso de ferramentas é essencial para manter contato, compartilhar documentos e auxiliar no alinhamento dos processos.

Como funciona o trabalho híbrido?

Uma pesquisa da empresa norte-americana FlexJobs mostrou que cerca de 76% dos trabalhadores preferem realizar suas tarefas fora do escritório. Contudo, o trabalho presencial ainda é importante para a realização de alguns serviços.

Nesses tipos de organização pode ser adotado o modelo de trabalho híbrido, que consiste em dividir os dias de trabalho em casa e outros no escritório. Dessa forma, as empresas dão autonomia para que os profissionais escolham onde e quando eles farão suas atividades. O mais importante é a entrega e os resultados apresentados, não importando muito em qual local o trabalhador faz seus serviços.

O trabalho híbrido é caracterizado por essa liberdade de optar entre trabalhar remotamente ou ir para o escritório. Portanto, fica a critério dos colaboradores escolherem em qual lugar eles se sentem mais produtivos — a flexibilidade é a palavra-chave aqui.

Como acompanhar os resultados de uma equipe remota?

O gerenciamento de atividades das equipes às vezes pode ser um grande desafio para os gestores, principalmente no trabalho remoto. Com os colaboradores longe da empresa, pode parecer que a comunicação não é a mesma e que a produtividade é menor. Entretanto, é possível manter a gestão alinhada com o time, distribuindo demandas e acompanhando os resultados a distância.

Defina regras

Se dentro do escritório há regras que precisam ser seguidas, no trabalho remoto isso não seria diferente. Portanto, é necessário deixar tudo bem claro, mesmo com equipes trabalhando a distância. Estabelecer parâmetros e normas que devem ser seguidas é essencial para que cada colaborador tenha suas tarefas bem-definidas.

Além disso, é necessário lembrar da importância das métricas nesse cenário. O trabalho remoto precisa de acompanhamento para identificar possíveis gargalos que possam afetar a produtividade. Por isso, as regras auxiliam para que as atividades sejam guiadas e as equipes tenham máxima eficiência.

Fortaleça a comunicação

Esse é um dos elementos mais sensíveis nesse modelo de trabalho. Afinal, se os ruídos na comunicação já ocorriam de maneira presencial, a tendência é que sejam ainda maiores na modalidade remota, certo? Porém, essa afirmação é falsa. É possível, sim, manter o fluxo de trabalho com a comunicação alinhada entre os colaboradores e os gestores.

O uso de ferramentas e diferentes canais de comunicação ajudam nessa empreitada. Assim, a utilização de chats, videoconferência e outros recursos ajudam a fazer “check-points” de trabalho. Desse modo, todos conseguem se comunicar de forma transparente.

Faça reuniões com a equipe

As reuniões para acompanhar processos e andamento de projetos ainda podem ser realizadas assim como no escritório presencial. Contudo, a diferença é que agora elas são virtuais.

Fazer reuniões informativas também é interessante para ter um contato mais direto com os colaboradores, fortalecendo a conexão entre os membros do time e os gestores.

Quais os benefícios do trabalho remoto?

Essa modalidade tem como uma de suas principais características a otimização do trabalho. Nesse sentido, os benefícios são variados, tanto para a gestão quanto para os colaboradores. No cenário atual, aderir a esse modelo representa mais chances de crescimento no mercado e tem muitos pontos positivos. Confira alguns deles a seguir.

Maior flexibilidade

O mundo pós-pandemia já estará bem mais acostumado com a flexibilidade do trabalho remoto. O modelo convencional, aquele engessado e que segue uma lógica padrão, estará mais defasado, sobretudo em empresas que operam com tecnologia. Exigir que o trabalhador bata ponto e trabalhe em determinado horário não é garantia de produtividade.

Portanto, é mais interessante para a empresa oferecer um modelo flexível para os colaboradores trabalharem melhor. Flexibilizar a rotina também permite que os profissionais dediquem mais tempo a outras demandas ou até mesmo para que eles invistam na carreira com cursos e treinamentos.

Redução de custos para a empresa

Sem precisar receber os colaboradores todos os dias no escritório, já é possível imaginar quantos gastos podem ser reduzidos na empresa, não é? Manter um local em funcionamento exige custos altos com energia, aluguel, internet, conta de água, manutenção do espaço e muitos outros (que podem ser menores, mas que também fazem diferença no orçamento).

Por outro lado, os gastos são bem menores enquanto os colaboradores estiverem remotamente. No entanto, é preciso prover as devidas condições para que os profissionais possam desempenhar suas funções de forma remota. Por exemplo, se a sua empresa exige computadores mais robustos, é sua obrigação fornecer esse tipo de equipamento.

Mais qualidade de vida

A integração do trabalho com a vida pessoal pode não parecer tão benéfica a princípio. Contudo, a possibilidade de trabalhar a distância contribui para um aumento na qualidade de vida. Afinal, os colaboradores podem equilibrar as demandas pessoais e suas atividades profissionais.

Caso precise viajar, buscar o filho na escola ou ter outros compromissos, fica mais fácil encaixar essas demandas na rotina. Dessa maneira, há ganho de tempo, redução de estresse e até mesmo cansaço ao final do dia. Como resultado, a qualidade de vida aumenta sem comprometer os resultados do trabalho.

Poder trabalhar de qualquer lugar

O trabalho remoto é mais associado com o home office (trabalhar em casa), mas a verdade é que o funcionário pode exercer suas funções de qualquer lugar. Ou seja, se o colaborador não se sentir confortável ou produtivo trabalhando do lar, ele pode optar em ir para um coworking, um café ou outro local à sua escolha.

Aumento da produtividade

Esse é um dos maiores ganhos quando falamos em trabalho remoto. Não precisar se deslocar até o escritório, conseguir fazer suas tarefas com mais calma e outros aspectos são essenciais para a produtividade. Há pessoas que preferem trabalhar sozinhas e o ambiente corporativo pode podar suas potencialidades, por exemplo.

Em casos assim, o trabalho remoto tem um grande peso para que esse tipo de colaborador seja mais produtivo. Portanto, essa é uma chance de extrair o melhor de cada profissional conforme as características deles.

Qual a diferença do trabalho remoto com o home office?

Esses dois modelos foram muito difundidos desde o começo da pandemia. No entanto, é muito comum fazer confusão entre os dois, mas eles são diferentes. Enquanto o home office é caracterizado pelo trabalho em casa, o regime remoto não se restringe ao espaço residencial.

O trabalho remoto pode ser feito em qualquer outro lugar, desde que o colaborador tenha as ferramentas adequadas para realizar suas tarefas. Ou seja, não importa que ele esteja no escritório, em casa ou em um país do outro lado do mundo.

Quais as melhores práticas para gestores implementarem o trabalho remoto?

Antes de decidir implementar o trabalho remoto em sua empresa, saiba que é preciso ter um planejamento estratégico para que esse modelo seja um sucesso. A transição é um momento delicado para os colaboradores e também para seu negócio. Por isso, veja algumas etapas que precisam ser pensadas.

Capacitar a equipe

A preparação dos profissionais é um dos pontos mais importantes na implementação do trabalho remoto. É preciso que os colaboradores estejam prontos para que possam exercer suas funções a distância. Para isso, pode ser necessário oferecer capacitações para a equipe.

A inovação costuma ser muito positiva, mas você deve saber como integrar os profissionais para que eles aproveitem ao máximo essa mudança. Por isso, realize treinamentos para apresentar como funcionará o trabalho remoto, quais ferramentas serão usadas e outros temas que sejam pertinentes para garantir a produtividade.

Alinhar as expectativas

É natural que algumas pessoas fiquem deslumbradas com o trabalho remoto, mas isso pode prejudicar o desempenho dos funcionários. Nesse sentido, ressalte a importância do comprometimento e alinhe as expectativas com a equipe, mostrando quais são as exigências, as entregas e outros aspectos.

Além disso, passe quais são os objetivos gerais, as etapas e processos dos projetos, as prioridades e outras informações relevantes. Dessa forma, os profissionais conseguem saber o que priorizar, o que e quando fazer, e outras atividades de gestão.

Determinar o uso de ferramentas

O controle do trabalho a distância pode ser otimizado com o uso de ferramentas apropriadas. Desse modo, é essencial a utilização de softwares de compartilhamento de arquivos, armazenamento em nuvem, chats em tempo real, entre outros. Portanto, estude as necessidades da equipe e use sistemas que otimizem os processos.

De que maneira a tecnologia pode ajudar?

A internet não é a única aliada para o trabalho remoto. Existem muitas ferramentas tecnológicas que são excepcionais para aumentar a produtividade das equipes que estão operando a distância. Um software de gerenciamento é muito vantajoso para garantir a segurança de dados na empresa, principalmente quando se trata de informações sigilosas.

O OneShare é uma ferramenta de armazenamento de documentos online. A plataforma permite que os arquivos sejam compartilhados entre funcionários e com os clientes, além de facilitar processos de auditoria. Assim, os dados ficam armazenados em segurança, há controle no acesso de usuários e outros benefícios.

O trabalho remoto é uma tendência que veio para ficar, mas as empresas devem saber como se adaptar a esse novo modelo. Portanto, quanto antes o seu negócio começar a transformação digital com o uso de tecnologias, mais fácil será a transição.

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