Descubra como reduzir custos e aumentar a produtividade

Postado em  maio 18, 2021

Reduzir custos e aumentar a produtividade da equipe são dois aspectos fundamentais para o sucesso de qualquer negócio. Portanto, os gestores estão sempre em busca de alternativas que entreguem melhores resultados, mas que também não afetem a saúde financeira da empresa. Uma das saídas mais viáveis nesse sentido é a utilização de recursos tecnológicos, desde que escolhidos e aplicados corretamente.

Diante desse dilema entre diminuir os custos do empreendimento e ainda tornar o seu time mais produtivo, que tal conhecer as possibilidades para solucionar essa questão? Continue lendo este artigo e confira dicas práticas que você pode seguir!

Melhore o diálogo com os fornecedores

Os fornecedores são parte essencial para que a empresa consiga manter um crescimento expressivo e rentável, principalmente aqueles que entregam suprimentos na data certa e com bons preços. Dessa forma, se você já conta com empresas parceiras de confiança, a dica para reduzir custos e aumentar a produtividade é estreitar o relacionamento com elas.

O primeiro passo é fazer um mapeamento de todos os gastos da empresa com cada fornecedor. Separe-os por áreas e tente negociar melhores condições. Além do mais, se aparecer um novo parceiro oferecendo mais vantagens para o negócio, procure avaliar se vale a pena essa troca.

Implemente e incentive ações sustentáveis

Tendo em vista que a proteção ambiental e de recursos naturais é significativa para o futuro do planeta, adotar comportamentos mais sustentáveis faz toda a diferença. Além disso, é importante que os gestores incentivem a equipe a tomar essas medidas, o que ajudará até mesmo a manter seus colaboradores mais engajados.

Existem muitas ações que você pode colocar em prática, desde a redução do consumo de itens de plástico (como os velhos copos descartáveis) até o reaproveitamento de água. Adotar novas políticas para separação de lixo, aproveitar mais a luz natural dos ambientes e instalar lâmpadas LED são outras medidas interessantes.

Outro ponto positivo dessa mudança de comportamento dentro da empresa é que ela passa uma nova imagem para o mercado. A partir disso, também há uma melhora na relação com os clientes, além de um impacto significativo na produtividade.

Padronize processos na empresa

O fluxo de trabalho é fundamental para manter a produtividade. Se algo dá errado em uma das etapas, todas as fases seguintes serão prejudicadas e podem ocorrer atrasos. Então, a padronização de processos é uma saída viável, uma vez que contar com métodos bem estabelecidos contribui para o cumprimento das tarefas.

Se não há uma padronização com os fluxos de trabalho bem definidos, a eficiência pode ficar comprometida, assim como a lucratividade da empresa. Erros e falhas nos processos podem significar maiores gastos, além de haver uma perda de tempo com retrabalhos.

Dessa forma, o uso de softwares e outras ferramentas de automação garante as operações dentro dos padrões. Outra vantagem é o fato de acompanhar mais de perto os serviços que são executados. Assim, é possível promover mudanças contínuas para aperfeiçoar todas as etapas e processos.

Deixe a equipe mais integrada

Quando todos os seus colaboradores estão mais próximos, o trabalho em conjunto fica mais simples e traz resultados mais positivos. Portanto, a produtividade está diretamente ligada ao clima organizacional, em que funcionários que mantêm boas relações no ambiente corporativo ficam mais engajados.

Essa integração é importante e melhora aspectos como a comunicação, que é essencial para evitar ruídos e transtornos. Os profissionais que têm boas relações com colegas costumam apresentar um rendimento melhor, o que também tem reflexos diretos na produtividade. Ou seja, a satisfação também aumentará, reduzindo até mesmo afastamentos e a rotatividade de funcionários.

Automatize as tarefas repetitivas

Você já parou para pensar em quanto tempo a sua equipe pode estar perdendo com tarefas repetitivas? Isso ocorre principalmente quando é necessário realizar trabalhos rotineiros. Essas atividades costumam consumir um tempo precioso, além de aumentar a possibilidade de erros durante os processos.

Cada segundo pode fazer toda a diferença, e é por isso que o aumento da produtividade é tão importante. O uso de ferramentas que automatizem as tarefas diárias é um investimento para a sua empresa. Assim, os colaboradores terão mais foco nas atividades que realmente importam.

A automatização é um elemento que melhora a gestão e traz mais eficiência. Por meio de relatórios, também haverá um acompanhamento mais de perto e maior controle sobre as etapas. Existem diversas ferramentas com diferentes funcionalidades, em que basta seguir o planejamento para colher os frutos dessas ações.

Utilize um sistema em nuvem

Se você ainda não tem muito conhecimento sobre as ferramentas em nuvem, saiba que elas estão em alta e são uma das tendências para o futuro das empresas. Adotar esse tipo de sistema traz muitos benefícios para o ambiente corporativo, pois os arquivos e os documentos podem ser acessados de qualquer lugar.

Isso é possível porque as informações não ficam em um sistema físico, como HDs de computadores. Pelo contrário, os dados e as informações ficam em um servidor externo, mas que podem ser acessados por qualquer pessoa que tenha autorização para manipular tais arquivos.

A questão de segurança de dados sigilosos também é muito importante, já que os dados ficam protegidos pelos servidores. Assim, problemas como perdas de documentos ou roubo de arquivos são eventos quase impossíveis de acontecer.

A mobilidade é uma das maiores características do armazenamento em nuvem. Por exemplo, se você precisar de um arquivo e não estiver na empresa, basta acessar a plataforma de nuvem. O acesso à rede só exige um dispositivo e conexão com a internet. Dessa maneira, o modelo de trabalho home office também é beneficiado com essa ação.

O uso de Cloud Computing é cada vez mais comum e proporciona muitos impactos positivos às empresas, indo além de reduzir custos e aumentar a produtividade da equipe. Se você está em busca de um bom software, a OneShare® é uma empresa especializada na gestão de documentos online que facilitará o dia a dia no seu negócio.

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