Entenda como otimizar o processo de controle de documentos

Postado em  junho 17, 2021

A gestão de documentos de uma empresa é o conjunto de atividades que ela realiza para criar, armazenar e acessar os arquivos relativos ao seu negócio. O processo de controle de documentos corresponde a uma série de ações feitas para cuidar do gerenciamento da documentação de um negócio.

Cuidar da gestão de documentos digitalizados é fundamental para a administração da qualidade, garantindo acessibilidade, integridade e segurança aos dados. O processo também auxilia na adequação a normas de certificações, como a ISO 9001.

Quando feito de maneira correta, o controle de documentos aumenta a segurança, a confiabilidade e a gestão de qualidade da empresa. Vamos falar mais sobre isso, agora!

Os problemas da falta de gestão de documentos

Não realizar a gestão de documentos de maneira correta e eficiente gera uma série de problemas para as empresas. Em primeiro lugar, há perda de tempo e agilidade, pois demora muito para obter a informação certa. Isso acaba tornando os procedimentos empresariais muito complexos e aumentando seu custo indireto, ou seja, a produtividade da empresa é impactada diretamente.

Negligenciar os processos de controle de documentos também pode levar à interrupção dos processos de trabalho, já que sem dados disponíveis e íntegros, as operações ficam emperradas. Nesse caso, a chance de altos prejuízos financeiros é certa, e a insatisfação e perda de confiança por parte dos usuários também.

Mas, não é só isso. A má gestão de documentos também pode gerar o comprometimento da reputação da empresa no mercado. Quando não consegue, por erros no seu sistema de gestão e perda de dados, atender aos seus clientes de maneira eficiente, existe uma grande chance de ficar com uma imagem ruim.

Problemas com vazamento de dados dos usuários podem levar a penalidades legais e danos permanentes à reputação da marca. Em última instância, dependendo da gravidade e do impacto nos seus processos e na sua imagem, a perda de dados pode, até mesmo, acarretar no encerramento completo das operações da empresa.

O controle de documentos online em um processo de gestão de qualidade

A gestão de qualidade corresponde aos elementos que visam a controlar e padronizar todos os processos da empresa. O controle de documentos é fundamental dentro desse modelo de administração. Ele mede a eficácia das ações tomadas na gestão dos arquivos da empresa.

Até aqui, você entendeu a importância de fazer o controle de documentos em um processo de gestão de qualidade e quais são os problemas gerados pela falta desse controle. A seguir, será apresentado o processo para fazer o controle de documentos online de maneira segura para evitar problemas e deixar os procedimentos mais eficientes.

O processo de gestão de documentos online

Antes de começar o processo, o gestor precisa tomar consciência da importância de um documento. Afinal, eles constituem o que é, de fato, a empresa. Por esse motivo, cuidar dos arquivos é fundamental. Investir da gestão de documentos aumenta a efetividade de todos os processos do negócio.

Para facilitar o acesso aos documentos, deve-se organizar os arquivos. A documentação deve ser dividida em categorias relacionadas aos processos da empresa, passando pelos fornecedores, financeiro, jurídico, recursos humanos, até chegar ao processo de entrega ao cliente final.

Como os arquivos ocupam espaço, também é muito importante fazer a eliminação daqueles que sejam desnecessários ou que estejam fora de validade. Nesse processo, deve-se eliminar tudo aquilo que não tem valor para a empresa., tomando cuidado para não descartar documentos que possam ter importância no futuro.

Os cuidados na avaliação ao contratar um serviço para realizar o controle de documentos

Na hora de contratar um gerenciador de arquivos na nuvem para sua empresa, é preciso ficar atento a diversos pontos. O OneShare® é um gerenciador de arquivos em cloud extremamente confiável.

Seguir as boas práticas de controle de documentos, utilizando um software como o OneShare® para cuidar dos dados da empresa aumenta sua segurança, diminuindo os riscos. Veja mais benefícios desse software.

1. Automação de processos

Diversos processos podem ser automatizados na gestão de documentos, tornando o fluxo mais eficiente. O OneShare® permite a automação de processos repetitivos, facilitando a gestão dos arquivos.

2. Melhor produtividade

Realizar a gestão de documentos melhora a produtividade da empresa. O OneShare® foi desenvolvido pensando na adequação do mercado corporativo ao trabalho remoto, possibilitando que a gestão de informações seja feita com qualidade e eficácia em qualquer lugar do mundo.

3. Salvamento de arquivos

No OneShare®, você completa os dados do arquivo, podendo fazer sua indexação com o uso de hashtags, que facilitam o processo de pesquisa. Você também pode definir quais usuários e comunidades podem acessar a informação.

Além disso, ao salvar um arquivo no OneShare®, os usuários recebem um e-mail com um link para acessar o documento, ou seja, ele não vem como arquivo anexo. Isso dá mais segurança e não sobrecarrega os servidores com centenas de cópias do mesmo arquivo.

4. Proteção dos arquivos salvos nos computadores locais

É fundamental assegurar que os arquivos salvos nos computadores locais também sejam armazenados no sistema. Com o OneShare® Desktop, a sincronização de todos os documentos salvos no computadores locais ocorre de maneira automática, garantindo que a sua empresa não perca informações.

5. Customização

O OneShare® vai além da gestão de informações, fornecendo um verdadeiro portal corporativo para as empresas, que pode ser customizado com a identidade visual da marca. Isso significa que quando os usuários da sua rede acessarem o portal, ele estará com a logo da sua empresa, passando uma imagem de profissionalismo.

Contratar um serviço para fazer a gestão e o controle de documentos da sua empresa é fundamental para agilizar seus processos e se manter competitivo no mercado. O OneShare® é uma opção que oferece essas e muitas outras vantagens, que atendem a empresas de pequeno, médio e grande porte.

Ficou interessado na solução e deseja melhorar a gestão dos seus documentos, aproveitando todos os benefícios destacados neste artigo? Que tal entrar em contato com nossa equipe de vendas para descobrir qual é a melhor opção para o seu negócio?

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