Guia completo sobre política de segurança da informação

Inovar constantemente e buscar sempre a melhor forma de resolver os problemas são necessidades no mundo moderno. Empresas investem milhares de recursos para atrair essas soluções. Contudo, o desafio é conciliar as ações com outra necessidade muito importante: a segurança da informação.

Quanto mais digital for uma companhia, maiores são os riscos. Em um mundo em que as pessoas e os órgãos governamentais estão começando a se preocupar com isso, a empresa deve sempre responder e prestar contas acerca de sua proteção. Principalmente, quando falamos em Lei Geral De Proteção de Dados (LGPD). Para isso, é preciso estruturar uma política de segurança da informação.

Se quiser aprender tudo o que você precisa e dominar esse assunto para garantir proteção e uma boa reputação no mercado, leia com atenção os tópicos deste texto.

O que é a política de segurança da informação?

Chamamos de política de segurança da informação (PSI) um documento que reúne os procedimentos, as estratégias e regras para a busca por proteção de dados em sistemas físicos e lógicos de uma companhia. A política estabelece uma padronização dos processos para alinhar todos os membros, de modo a evitar erros e ineficiência na gestão.

Para a definição desse documento, a empresa precisa diagnosticar os processos atuais, analisar o mapeamento dos dados e ter uma visão muito clara acerca dos possíveis riscos. É importante, também, visualizar os impactos associados a cada ameaça. Então, pode-se pensar em metas e objetivos gerais, descritos de uma forma que todos compreendam.

A PSI é organizada de acordo com alguns pontos principais, os que não podem faltar em uma. Controle de acesso, soluções adotadas, classificação das informações, ações de contingência e responsabilidade de colaboradores e parceiros são alguns deles. A seguir, vamos analisar cada um.

Controle de acesso

Um dos objetivos da PSI é garantir a confidencialidade das informações, ou seja, o controle de quem visualiza cada dado e arquivo. Nesse sentido, deve constar na política as regras com relação a quem manipula informações pessoais, para qual finalidade elas são usadas, em quais processos etc.

É preciso definir também os níveis de acesso, de acordo com a hierarquia. Assim, é possível garantir maior segurança ao impedir que pessoas tenham uma visão de dados que não serão úteis para o seu trabalho. Ademais, podemos citar o controle de acesso a espaços físicos, visto que a proteção física é também fundamental nessa política.

Soluções adotadas

Outra parte muito importante de uma política de segurança é o conjunto de soluções práticas para otimizar a proteção. É definido se a empresa vai utilizar backups e como será a rotina deles, assim como estabelece-se o uso de criptografia, antivírus, cronograma de atualização dos sistemas etc. Não só a gestão define o que será utilizado, como também especifica-se como a configuração deve ser feita.

Classificação das informações

Em tempos de LGPD, esse ponto ganha ainda maior relevância. É necessário classificar as informações e separá-las de acordo com o nível de sensibilidade e com o impacto do risco de perdê-las. Uma das categorizações a ser usadas pode ser: dados públicos, internos e confidenciais. Ou ainda: dados pessoais e sensíveis.

Para cada tipo, a empresa deve pensar em estratégias que maximizem a proteção e previnam maiores problemas.

Ações de contingência

Parte da utilidade de adotar uma PSI é a de se preparar para eventuais prejuízos. Um exemplo é a estruturação de um plano de contingência que, alinhado com o gerenciamento dos riscos e dos impactos, deve estabelecer ações para recuperação de desastres e um plano de ação para minimizar os efeitos negativos em momentos instáveis.

Em suma, é um planejamento voltado para antecipar problemas de segurança, sempre com foco proativo. A ideia é diminuir o descontrole quando esses momentos ocorrem, a partir da descentralização de atividades.

Responsabilidade de colaboradores e parceiros

Outro ponto que é coberto por PSIs é a elaboração de responsabilidades para colaboradores e parceiros. Funcionários da área de TI e outros são descritos com as suas obrigações. O ideal é definir boas práticas para que todos saibam como cooperar com a proteção na sua rotina diária. Isso inclui controle de senhas, prevenção de infecção com vírus, cuidado com ataques do tipo phishing e outros.

Quais os benefícios de aplicar?

Agora, vamos entender os principais benefícios de implementar uma política de segurança.

Redução de custos

Somente com um planejamento estruturado para a proteção, a empresa consegue reduzir os custos que decorrem de ataques, indenizações e multas. Essas despesas geralmente surgem como uma forma de descontrole financeiro e prejudicam os balanços mensais. Com a PSI bem-definida, os riscos diminuem e os gastos também.

Produtividade

Em complemento a isso, podemos mencionar o aumento de produtividade interna. Se a segurança está em dia, com as melhores práticas sendo seguidas e o auxílio ativo das soluções, os colaboradores estão livres para oferecer o melhor e produzir mais. Ou seja, eliminam-se os gargalos típicos de ataques virtuais e outros prejuízos.

Organização dos arquivos

Outro benefício é uma maior organização dos seus arquivos. A política de segurança permite maior visibilidade e transparência para a gestão dos documentos, uma vez que estabelece boas práticas e controle de acesso. Assim, é viável saber exatamente onde está cada arquivo e como está sendo utilizado.

Em suma, a administração consegue evitar problemas relacionados com a falta de disponibilidade de informações, com o acesso não autorizado e com problemas de integridade que impossibilitam o uso para os processos diários. Essa melhor organização gera ainda outros resultados positivos, como a agilidade nas operações.

Prevenção de problemas de reputação

No mundo moderno, não investir em políticas e padrões de segurança é prejudicial para a imagem das empresas no mercado. Na visão das pessoas, a confiança é afetada, o que prejudica futuras negociações. Por outro lado, quem estipula muito bem a sua PSI consegue desenvolver boa reputação e credibilidade, com a certeza de que protege os arquivos e dados dos seus clientes.

Desse modo, os contratantes se sentirão seguros para confiar os arquivos referentes aos clientes, aos colaboradores e parceiros deles, visto que sua organização conta com uma estruturação robusta de proteção.

Compliance

A PSI é o melhor atalho que a empresa pode seguir para chegar ao compliance com leis e normas de regulação. Com uma política bem organizada, a companhia é capaz de mapear o uso de dados, controlar seus arquivos, evitar perdas e intervenções criminosas e gerar visibilidade a fim de atender aos princípios dessas leis e oferecer valor para os órgãos de fiscalização.

Inclusive, uma PSI garante que as melhores práticas com base nessas normas sejam seguidas, de uma forma clara para todos os colaboradores. Desse modo, a conformidade se torna simples e menos custosa, implicando menos chances de multas e indenizações.

Qual é o papel da LGPD?

Antes de prosseguirmos, é muito importante analisar o papel da LGPD em um panorama sobre a segurança. A lei de dados brasileira foi aprovada em 2018, como uma proposta de trazer para o nosso país uma versão da GDPR (General Data Protection Regulation), que é europeia. O foco é levantar a bandeira da segurança e do cuidado à privacidade.

Para isso, a norma estabelece alguns pilares que devem ser observados e que devem guiar a criação de uma PSI. Um deles é a importância do consentimento. Dados pessoas e sensíveis devem ser tratados somente após o consentimento claro dos seus titulares, sendo que eles devem dispor da opção de não oferecer seus dados.

O consentimento só não é tão relevante em algumas exceções, como tratamento de dados para pesquisas estatísticas e para fins de proteção à saúde.

Outra questão é que as empresas devem apresentar a finalidade do uso dos dados antes de solicitar o tratamento. Além disso, devem apenas gerenciar os dados para esse fim estabelecido, ou seja, quando a finalidade for cumprida, as informações devem ser deletadas.

Quando um ataque ocorrer, as organizações deverão notificar aos órgãos o que aconteceu em detalhes e apresentar logo um plano de contingência.

É relevante mencionar que a LGPD vale para qualquer empresa que gerencie dados pessoais de brasileiros, mesmo com sede em outros países. Companhias que não obedecerem às regras poderão ser multadas com um valor de até 50 milhões de dólares. Ou podem ser advertidas e podem ter seus dados bloqueados, o que impede a continuação dos processos que os utilizam.

A rigidez dessas normas é justificada. No período digital, os ataques a dados virtuais são comuns e diários. Ademais, empresas frequentemente tratam dados sem respeito aos titulares, utilizando-os para fins escusos e não declarados e sem uma gestão cuidadosa dessas informações. Assim, os clientes podem se tornar uma vítima sem nem saberem disso.

Desse modo, a nova lei funciona como um auxílio para muitas companhias ao gerar maior atenção sobre um tema que todos deveriam considerar. Para evitar as incidências de multas e também os ataques, as companhias foram obrigadas a reforçar a sua proteção e a recorrer, inclusive, às políticas de segurança da informação.

Além disso, a LGPD estabelece uma padronização para todas as empresas. Ou seja, as organizações deverão seguir uma mesma direção, de modo a conseguir tratar dados normalmente. Essa padronização é, evidentemente, vantajosa para os titulares, assim como gera vantagens às companhias também.

A adaptação à LGPD vai prevenir muitos custos com ataques virtuais, preparar as organizações para os riscos, evitar prejuízos à reputação e gerar os outros benefícios que já citamos no tópico anterior. A definição de uma PSI é crucial para estabelecer compliance com a lei — os dois pontos estão alinhados.

Como garantir a segurança da informação dentro da empresa?

Nessa última seção, vamos oferecer algumas dicas práticas para quem deseja implementar uma política de segurança de informação. Daremos algumas dicas cruciais para reforçar a proteção e, por conseguinte, adaptar o negócio às leis de segurança e privacidade.

Diagnóstico interno

Para começar, o primeiro passo é realizar um diagnóstico completo das condições da empresa. Dessa forma, a gestão é capaz de levantar os potenciais riscos, os problemas já existentes e quais devem ser as prioridades de uma PSI. Essa avaliação deve ajudar a companhia a entender tudo sobre a gestão de documentos e informações atualmente, de modo a eliminar as falhas e potencializar os pontos positivos.

Planejamento e controle de acesso

O planejamento da PSI deve cuidar de todos os pontos mais relevantes de início. Por exemplo, define-se o plano de contingência para lidar com os riscos em cenário emergencial, gestão de ativos que registra a necessidade de atualizações de softwares e hardwares, bem como as métricas que serão utilizadas para avaliar os resultados posteriormente.

Uma importante etapa é a definição dos controles de acesso. Esse é o momento de dividir quem poderá acessar o quê, com base em seu nível na hierarquia. Nesse instante, é fundamental pensar nos princípios da LGPD e definir o uso apenas para a finalidade que foi estipulada.

Definição de soluções tecnológicas

A próxima etapa é definir, finalmente, as soluções práticas que serão utilizadas. Estamos falando de aplicações tecnológicas que serão adotadas para otimizar a proteção e combater os principais riscos.

Nesse sentido, é comum incluir a definição de um cronograma de backups, a configuração de firewalls para filtrar o acesso à conexão, a adoção de sistemas antivírus que fazem varreduras, a implantação de ferramentas de monitoramento constante e o controle de criptografia de modo a proteger documentos e senhas.

Também podemos mencionar a busca por uma solução de armazenamento e compartilhamento de arquivos em nuvem. Uma ferramenta com esse intuito é crucial para possibilitar uma gestão organizada das informações, com identificação de documentos, busca facilitada, controle de quem acessou cada documento e controle dos processos que utilizam aqueles dados.

É importante pensar em uma solução completa de gestão e auditoria dos seus arquivos como uma forma de facilitar, inclusive, a adaptação à LGPD, ao conferir maior confidencialidade e visibilidade.

Treinamento dos colaboradores

Em seguida, é preciso estabelecer as boas práticas e as responsabilidades dos colaboradores. As práticas incluem ações que ajudam no combate às ameaças no dia a dia, no uso cotidiano dos sistemas. Com essas informações determinadas, os gestores seguem então para o treinamento dos funcionários, de modo a garantir que todos pratiquem o que está descrito na PSI.

Monitoramento e ajuste

Por fim, é importante monitorar a aplicação da política, analisando os indicadores e os resultados alcançados. Assim, a administração será capaz de realizar ajustes no que for necessário para melhorar a PSI continuamente.

A política de segurança da informação é um documento fundamental a fim de estruturar a proteção de dados nas empresas. Com ele, é possível estabelecer confidencialidade, responsabilidade de colaboradores e parceiros, bem como planos de contingência para lidar com os possíveis riscos e planos de adaptação a leis que regulam a segurança e a privacidade, como a LGPD.

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