Gestão do tempo: conheça 5 importantes práticas que devem ser seguidas

O consumidor da era digital acessa informações, produtos e serviços com extrema rapidez, uma facilidade que o torna exigente. Portanto, as empresas precisam encontrar formas de aumentar a produtividade da equipe para acompanhar as necessidades do seu público. Um das estratégias mais eficazes nesse sentido é fazer uma boa gestão do tempo.

Hoje, a automatização de processos impera em todos os mercados. Ela busca reduzir tarefas desnecessárias e permitir que a equipe foque o que realmente importa para conquistar resultados. Assim, entregar as ferramentas certas para os colaboradores é importante no estímulo da produtividade.

Quer entender como otimizar o gerenciamento do tempo de trabalho dos colaboradores? Continue a leitura!

O que é gestão de tempo?

Há quem acredite que gerir bem o tempo significa fazer mais em um período menor. Porém, na verdade, uma boa gestão busca maximizar o desempenho — independentemente da quantidade de tarefas realizadas. Afinal, de nada adianta entregar um grande volume de atividades se elas não forem bem-feitas, certo?

Assim, a gestão do tempo visa a aumentar a produtividade dos colaboradores, prezando entregas eficientes e que garantam a plena satisfação do consumidor. As consequências disso são impactos positivos nos resultados, que podem se converter justamente em tornar o time cada vez mais capacitado.

Logo, gerir adequadamente a produção durante a jornada consiste em um trabalho constante. Ele deve acompanhar as necessidades do mercado, do público e, é claro, respeitar os limites do colaborador.

Por que buscar soluções que otimizem a produtividade?

Uma equipe produtiva, em geral, está equipada com as ferramentas de que precisa para entregar tarefas com qualidade, se sente confortável com o ambiente e atua em seu máximo potencial. Não é difícil perceber que esse é o cenário perfeito para que o cliente receba soluções de alto nível, fidelize-se ao negócio e fique plenamente satisfeito, certo?

Sem dúvidas, o acesso à tecnologia mudou a forma de comprar e vender serviços. Se antes a boa qualidade era suficiente na fidelização de um usuário, atualmente ela é apenas uma parte (ainda fundamental) do processo. Além dela, é necessário oferecer uma jornada de compra inesquecível e dinâmica, algo que pede que todos os setores da empresa trabalhem juntos, tornando todas as etapas do processo eficientes e relevantes ao cliente.

Em outras palavras, a experiência do consumidor deve ser o centro de qualquer estratégia corporativa. E para atingir as altas expectativas do usuário, a equipe precisa não apenas trabalhar bem e alinhada, mas com agilidade. Afinal, é necessário acompanhar as constantes mudanças no comportamento dos compradores, mantendo o negócio relevante no mercado.

Quais práticas aprimoram a gestão do tempo?

Existem sugestões simples de serem aplicadas com o objetivo de otimizar a gestão do tempo na empresa e conquistar os benefícios citados. Confira algumas delas a seguir!

1. Automatize

Conforme dito, a automatização de processos é uma maneira eficaz de reduzir tarefas desnecessárias. Com o uso dos sistemas tecnológicos certos, é possível transformar trabalhos morosos e manuais em atividades automáticas, o que desafoga a equipe e permite que os colaboradores direcionem o foco ao que realmente importa.

Isso serve para todas as áreas. É possível, entre outras coisas:

• facilitar a gestão de benefícios do RH;
• oferecer dados com agilidade, a fim de que o time de marketing formule boas estratégias;
• automatizar o registro de entradas e saídas, maximizando a produtividade do time financeiro;
• obter relatórios que orientam a tomada de decisão da equipe de vendas;
• aumentar a velocidade de análises de TI.

Em resumo, todos os setores da companhia se beneficiam da automatização. O software adequado permite que expandam o desempenho e a produtividade, resultando em entregas de alto nível.

2. Adote o Agile

Ainda que fazer mais em um tempo menor não seja a prioridade da gestão do tempo, e sim o aumento da produtividade, adotar uma metodologia ágil é interessante para quem busca otimizar a performance. Esse conjunto de práticas e princípios visa a mudar a mentalidade do time, direcionando-o rumo a valores como:

• colaboração;
• comprometimento;
• responsabilidade;
• coragem;
• sustentabilidade;
• confiança.

Com esses princípios em ação, a equipe consegue, por vezes, se autodirigir e se capacitar. Contudo, é importante inserir os valores na cultura organizacional — em vez de apenas apresentá-los à equipe. Desse modo, eles realmente guiarão as produções.

3. Solucione os gargalos na comunicação

Uma boa comunicação é a chave da gestão do tempo. Ela estimula o trabalho em equipe, permite que todos estejam na mesma página e reduz as falhas e os retrabalhos. Portanto, é interessante realizar reuniões que encorajem a conversa. No entanto, é recomendado limitá-las ao essencial para não prejudicar a produtividade do time.

4. Capacite os colaboradores

Tanto a automatização quanto a implementação de uma cultura Agile dependem da capacidade da equipe de aproveitar as ferramentas disponibilizadas. Então, primeiramente, é essencial muni-la das inovações necessárias para produzir mais e melhor. Em seguida, capacitá-los para que saibam usar os sistemas em questão. A cada nova adição, invista em tirar todas as dúvidas dos colaboradores.

5. Faça a gestão de documentos online

O alto volume de dados com o qual os talentos precisam lidar diariamente pode gerar desafios. Afinal, é preciso tratá-los, interpretá-los e armazená-los em segurança, garantindo o respeito às regulamentações da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Por isso, um bom controle de documentos é fundamental no estímulo da produtividade do time, evitando que percam tempo desnecessariamente.

O OneShare é a solução ideal para quem busca centralizar documentos entre colaboradores, consumidores, fornecedores e outros pontos de contato do negócio. Ele oferece um gerenciamento em nuvem, garantindo a segurança dos arquivos. Além disso, facilita a implementação de todas as práticas citadas neste artigo na rotina da equipe, dado que estimula a comunicação e a automatização do tratamento de dados.

Conte com o gerenciador de arquivos do OneShare e aprimore a gestão do tempo da sua empresa. Com ele, você garante o acesso tanto a pacotes de serviços quanto a planos customizados e que se enquadram nas necessidades específicas da equipe. Independentemente da escolha, será fácil estimular a produtividade e elevar o desempenho dos talentos.

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