Conheça 9 dicas de gestão de arquivos

Uma empresa que faz a gestão de arquivos adequada pode usufruir de uma série de benefícios. Por exemplo, otimização de tempo dos seus colaboradores, redução de custos, aumento da produtividade em geral e da segurança de documentos sigilosos, entre outros.

A gestão de arquivos é ainda mais fácil quando se usa ferramentas apropriadas para isso, como softwares de compartilhamento de dados. Dessa forma, o acervo da empresa é facilmente acessado pelos funcionários, pois o formato digital permite que fique tudo em ordem.

Se você quer que a equipe ganhe mais eficiência nos processos, confira estas 9 dicas de gestão documental para aplicar o quanto antes na sua empresa!

1. Conte com armazenamento em nuvem

A substituição do armazenamento físico (documentos em papel, discos rígidos e outros) pelo armazenamento em nuvem é a melhor opção para aprimorar a gestão de arquivos. Esse formato está cada vez mais comum e é amplamente utilizado pelas empresas modernas.

Além de garantir maior segurança das informações, há um grande impacto em relação aos processos. A partir do armazenamento em nuvem, seus colaboradores poderão acessar os arquivos de qualquer lugar, uma vez que a nuvem é uma infraestrutura remota e virtual.

2. Gerencie os documentos digitais

Quando a sua empresa passa a contar com o armazenamento em nuvem, a gestão de documentos digitais ganha um grande impulso. Os servidores armazenam uma imensa quantidade de dados que podem ser acessados mediante a permissão do administrador. Ou seja, há maior controle e menos chances de algum documento se perder.

Nesse sentido, manter os arquivos em um único lugar é fundamental, já que entrega mais praticidade e agilidade. Portanto, a gestão de documentos digitais ajuda na organização, melhora o atendimento e facilita uma infinidade de processos dentro da empresa.

3. Invista na digitalização de documentos

O uso da tecnologia é um fator determinante para reduzir a utilização de papéis. Já existem diversos recursos que proporcionam segurança jurídica aos documentos, o que evita a necessidade de impressão, coleta de assinatura etc. Apesar disso, muitas empresas ainda seguem com a prática de guardar documentos em papéis.

A digitalização é uma forma de reduzir o volume de documentos guardados pelas empresas e traz diversos benefícios, como mais facilidade de acesso, redução de custos de impressão e muito mais.

4. Criptografe os arquivos armazenados na nuvem

A criptografia é uma alternativa para garantir a segurança dos seus arquivos e mantê-los privados. Dessa maneira, documentos com informações sigilosas e sensíveis estão ainda mais seguros quando enviados para a nuvem.

Os arquivos criptografados têm camadas de proteção mais complexas, o que mantém a privacidade de informações que só podem ser acessadas por um número restrito de pessoas. Em outras palavras, criptografar arquivos é a solução ideal para compartilhar dados sem ter receio de que sejam acessados por quem não deveria.

5. Faça uma auditoria completa de arquivos

O controle de acesso é uma etapa essencial para manter a segurança dos arquivos. Definir e limitar quem pode acessar determinadas informações é uma medida eficiente. No entanto, é possível aperfeiçoar esse processo por meio da auditoria de arquivos.

Assim, você consegue fazer uma auditoria completa e melhorar o controle de acesso de cada usuário, autorizando que determinadas pessoas acessem os documentos. Essa é uma ação que limita quem pode visualizar e editar os arquivos de acordo com a gestão.

6. Crie políticas de uso dos documentos

Para manter a organização e uma boa gestão dos arquivos, é importante criar políticas de uso. Na prática, é um documento que contém regras e definições sobre os diferentes tipos de documentos utilizados pela empresa, ou seja, tanto os físicos quanto os digitais.

Ao definir a política de uso dos documentos, é necessário determinar as regras de autorização de acesso aos arquivos, de que forma eles devem ser criados, utilizados e armazenados, entre outros detalhes relevantes para garantir a segurança e a organização das informações armazenadas.

7. Padronize as informações para facilitar a busca

A boa organização dos arquivos proporciona maior agilidade para encontrar as informações no momento em que precisamos delas. Para ajudar nessa tarefa, é preciso adotar uma padronização, como a de utilizar os nomes de arquivos e pastas não muito longos e que façam sentido para a empresa.

Outra forma de classificação dos arquivos é com base no seu uso rotineiro. Para isso, faça a separação entre os documentos ativos e inativos. Além de facilitar a organização, esse critério ajuda a reduzir o número de arquivos em cada pasta e, como consequência, gera mais agilidade quando queremos encontrar uma informação.

8. Determine a temporalidade dos documentos

A legislação determina que diversos documentos precisam ser armazenados por determinado período. Os arquivos XML de notas fiscais, por exemplo, devem ser guardados pela empresa por no mínimo 5 anos para cumprir as exigências legais. Essa necessidade é comum para diferentes tipos de documentos e com prazos variados.

Por isso, é importante ter uma tabela de temporalidade para determinar qual o prazo correto de armazenamento para os documentos. Dessa forma, será possível evitar a exclusão indevida de arquivos antes do tempo estabelecido.

Vale ressaltar que manter esse controle ajuda a evitar problemas com a fiscalização caso algum documento seja requisitado. Em alguns casos, a empresa pode ser multada se não apresentar a documentação solicitada.

9. Estabeleça regras de acesso aos documentos

Garantir a segurança da informação é uma preocupação constante nas empresas. Mesmo porque essa é uma das exigências da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), que, entre outros requisitos, determina que os dados pessoais e sensíveis armazenados pela empresa não podem ser acessados por pessoas não autorizadas.

Um modo de atender a esse requisito e proporcionar mais segurança aos arquivos e às informações pessoais é definir regras de acesso para deixá-los restritos a quem tem a devida autorização. Vale ressaltar que essa medida também é fundamental para proteger os documentos sigilosos da empresa.

A gestão de arquivos é uma tarefa essencial para manter a organização e o controle dos documentos. Nesse momento, é importante usar ferramentas como o OneShare®, que oferece a auditoria completa, a gestão de informativos, a identificação de documentos e muitas outras funcionalidades. Por isso, não pense duas vezes e escolha uma solução que contribui para o crescimento da sua empresa.

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