Veja o que é necessário para otimizar a gestão de documentos da empresa

Fazer uma boa gestão de documentos da empresa é fundamental para garantir um fluxo de trabalho otimizado, aumentar a agilidade e a produtividade da equipe. Diferentes setores de negócios trabalham diariamente com envio e recebimento de conteúdos dos mais variados tipos. Esse grande volume de dados demanda um processo inteligente de gestão de documentos.

Além de proporcionar processos produtivos mais eficientes, manter os arquivos organizados pode evitar diversos problemas. Uma má gestão documental faz com que as empresas levem mais tempo para dar andamento aos seus fluxos. A falta de organização correta faz com que os procedimentos se tornem mais lentos e complexos, gerando um aumento de custo indireto para o negócio.

Um exemplo do que pode ocorrer a partir do descaso com o armazenamento de documentos é a perda do material. Dependendo do conteúdo, isso pode gerar custos inesperados para a empresa e, até mesmo, incorrer em processos judiciais. Problemas como esse podem ser facilmente evitados com uma gestão de documentos otimizada.

Para fazer isso, diversas rotinas podem ser adotadas. A seguir, você confere uma lista com 6 dicas para obter bons resultados na gestão de documentos.

1. Criar um protocolo de gestão de documentos

A gestão de documentos da empresa precisa ser padronizada. Um protocolo especifica a forma como eles devem ser nomeados. Isso facilita o acesso ao arquivo que contém as informações que o colaborador precisa para cumprir suas funções.

Quanto mais intuitivos e autoexplicativos os nomes dos documentos forem, melhor. Esse padrão deve ser seguido ao longo do tempo.

Há outros processos que devem ser definidos para garantir uma boa gestão. A empresa precisa determinar quando deve ser realizado o backup dos documentos. O protocolo deve ser seguido por todas as pessoas que trabalham na organização. Dessa forma, os arquivos ficam mais organizados e podem ser facilmente localizados pelos funcionários.

2. Realizar o mapeamento de processos

Quando se trata de otimizar a gestão de documentos da empresa, o mapeamento de processos é um recurso fundamental. Trata-se da identificação da sequência de atividades que constituem cada fluxo. Os mapas permitem que se visualize as informações de entrada, processamento e saída dos processos.

O principal objetivo do mapeamento de processos é melhorar o desempenho das empresas. Ele fornece informações que são essenciais para organizar a gestão de documentos. Por exemplo, com o mapa de processos, você pode saber a temporalidade de um arquivo e a destinação final dele.

3. Estabelecer as temporalidades dos documentos

Se tem uma coisa que as pessoas que trabalham com gestão de documentos sabem é: eles ocupam espaço. Não importa se forem físicos ou digitais, quanto mais arquivos forem armazenados, mais difícil é localizar o documento correto na hora em que ele é necessário.

Mas a boa notícia é que nem todos os documentos precisam ser guardados para sempre. Por esse motivo, estabelecer o tempo de guarda de cada um deles, é fundamental. Alguns documentos são de guarda permanente, outros, devem ficar guardados por um prazo específico e, depois, podem ser descartados.

4. Ter uma assinatura eletrônica

Ter uma assinatura eletrônica é um recurso que pode contribuir muito com a agilidade dos processos de uma empresa, e também é fundamental no processo de gestão de documentos. Esse recurso gera economia financeira e de material, porque em vez de imprimir um documento e passar para todas as partes assinarem, basta enviar um PDF por e-mail.

O processo de assinatura eletrônica é seguro e não interfere na integridade do registro. As ferramentas são criptografadas e têm funcionalidades de proteção.

Uma dessas funções é fazer um registro de todas as pessoas que acessaram e editaram o arquivo. Dessa forma, as informações ficam bem protegidas. A assinatura eletrônica tem validade jurídica, o que assegura a legitimidade do documento.

5. Usar o armazenamento na nuvem

A utilização de ferramentas de compartilhamento de arquivos para os mais diversos usos cresce a cada dia. Da mesma forma, mais empresas utilizam o armazenamento em nuvem nos seus processos de trabalho.

Uma das principais vantagens que essa ferramenta proporciona é a facilidade em poder acessar os dados de qualquer lugar, desde que haja conexão com a internet. Além de facilitar o trabalho em equipe, a nuvem também favorece a realização do trabalho de forma remota.

6. Ter um software de gestão inteligente de documentos da empresa

Um software inteligente para gestão de documentos da empresa pode ajudar você a realizar esse trabalho com segurança e eficácia. A utilização de diferentes serviços de compartilhamento de arquivos pode gerar dificuldades. Nem sempre as plataformas são compatíveis entre si. Além disso, utilizar um serviço de gestão customizado passa muito mais segurança para os clientes.

Existem diversas opções de sistemas para realizar a gestão de documentos. Algumas delas são Google Drive, Drop Box, OneDrive, Box e iCloud.

Mas há um software que centraliza e integra diversas funcionalidades de compartilhamento de arquivos e ainda permite a personalização da plataforma com a identidade visual da marca da empresa. Estamos falando do OneShare, um portal corporativo de serviços em nuvem.

O OneShare é um sistema fundamental para garantir inteligência na gestão de documentos. Mais do que um serviço de armazenamento, a ferramenta oferece um portal corporativo de serviços em nuvem. O OneShare se diferencia de outros softwares de armazenamento de arquivos por diversas razões.

Diferentemente de outros aplicativos, com o OneShare, é possível centralizar a gestão dos dados e criar um portal personalizado para o acesso às informações. Nele, é possível acrescentar a logo e a identidade visual da empresa. Isso passa maior credibilidade para os funcionários, clientes e fornecedores do negócio.

O OneShare tem um sistema de buscas inteligente. Isso auxilia o usuário a categorizar seus e-mails. Ele permite que o usuário utilize recursos inteligentes para fazer pesquisas de conteúdos específicos.

A gestão de documentos da empresa é essencial para garantir a produtividade da equipe. Com um trabalho bem-feito, é possível obter redução de custos e uma melhor organização dos processos.

Se você quer saber mais sobre como contratar os serviços, entre em contato com a nossa equipe para saber qual é a melhor solução para a sua empresa.