Como organizar os documentos do escritório de advocacia com muita facilidade?

Você sabe como organizar os documentos do escritório de advocacia de uma maneira produtiva? Não ter uma boa dinâmica para guardar os arquivos pode trazer uma série de problemas para uma empresa.

Quando o assunto é advocacia, esse cuidado é ainda mais importante, tendo em vista que qualquer arquivo pode ser fundamental para o trabalho. Desse modo, como fazer um bom gerenciamento de escritório e organizar estrategicamente os documentos?

Neste post, vamos apresentar algumas técnicas que funcionam para prezar a organização no ambiente de trabalho. Acompanhe e saiba como manter os documentos do escritório em ordem!

Defina um só lugar para guardar os documentos

Uma das principais causas de confusão no armazenamento de arquivos é o local correto para guardá-los. Quando há mais de uma opção, existem também mais chances de gerar problemas.

Em casos de contratação de novos profissionais, o processo de adaptação também pode ser mais complicado. Sem mencionar que essa dinâmica é capaz de gerar confusão na rotina de trabalho até dos advogados que estão há mais tempo no local.

Dessa maneira, comece definindo apenas um lugar para guardar os documentos. O ideal é reservar um espaço do escritório somente para essa finalidade, assim como definir apenas um programa para o armazenamento de arquivos digitais.

Determine um critério para saber como organizar os documentos do escritório

O que é mais interessante para a rotina de trabalho: selecionar os documentos por ordem alfabética, data, prazos, códigos ou outro critério? É fundamental refletir sobre isso para caprichar na organização. Afinal, ao lidar com um enorme volume de papéis, arquivos e demais documentos, é preciso definir uma estratégia para facilitar o rastreamento.

Lembrando que essa tática pode variar de um escritório para outro. Sendo assim, vale a pena ter uma reunião com os demais profissionais que atuam no local e colocar esse assunto em pauta. Com isso, todos podem colaborar para a tomada da decisão mais viável para o escritório.

Crie um padrão para cadastrar os clientes

A padronização é outro fator que influencia consideravelmente a organização de um espaço. Ao criar as regras e as etapas para o cadastro dos clientes, tanto a rotina de trabalho quanto o armazenamento dos documentos são facilitados.

Utilizar um sistema específico para esse objetivo é uma ótima ideia, uma vez que os papéis podem ser impressos já no padrão desejado. Além disso, caso realize o armazenamento digital, é possível criar códigos para cada cliente, trazendo mais praticidade ao processo de procura pelos documentos no futuro.

Estabeleça regras e parâmetros para descarte

Se a proposta é manter o escritório de advocacia mais organizado, não basta pensar nas melhores estratégias para guardar os documentos. É essencial também fazer boas escolhas para o descarte dos materiais que não são mais necessários.

Primeiramente, é preciso considerar que um documento pode ser descartado antes do prazo correto. Quando isso acontece, há problemas dentro de vários processos internos. Sendo assim, o passo principal é definir algumas regras de como deve ser feito o descarte.

Estabelecer o prazo para que os documentos sejam jogados fora é uma excelente ideia. Além disso, separar um dia apenas para realizar o descarte pode ser uma boa dinâmica no escritório, tendo em vista que é possível dar mais atenção à tarefa.

Outro ponto a ser considerado são os dados dos clientes. Os documentos, muitas vezes, apresentam informações privadas de outras pessoas ou da própria empresa. Desse modo, é importante que esse tipo de conteúdo não caia em mãos erradas.

Por esse motivo, o escritório deve se preocupar em fazer a seleção dos documentos e ocultar os dados sensíveis. Além do mais, vale a pena pensar nos cuidados com o meio ambiente e, em caso de materiais recicláveis, destinar o lixo para postos de coleta seletiva ou de reaproveitamento.

Monte uma rotina de manutenção e atualização

Você se lembra da dica de reservar um dia apenas para o descarte dos documentos que não são mais necessários para o escritório? Essa mesma estratégia pode ser adotada para a manutenção e a atualização dos arquivos.

Esse passo é imprescindível para manter a organização do escritório. Afinal, ao longo da rotina, podem ocorrer diversos erros e imprevistos. Quando essas falhas são identificadas rapidamente ou prevenidas, é possível evitar uma série de complicações para o trabalho dos profissionais.

Para isso, estabelecer uma rotina de manutenção e atualização dos dados é essencial. A frequência para esses processos pode ser definida de acordo com a quantidade de clientes, a incidência de erros no escritório e a demanda de trabalho.

Uma maneira de tomar as melhores decisões, nesse caso, é elaborar relatórios com as principais informações do dia a dia do ambiente de trabalho. Dessa maneira, é possível otimizar os processos e fazer a manutenção adequada.

Conte com a ajuda da tecnologia

Sabemos que nem sempre existe a possibilidade de dispensar o trabalho manual ou o uso de materiais físicos, como papéis e pastas. No entanto, muitos processos podem ser adaptados para o meio digital.

Contar com a ajuda dos recursos tecnológicos se torna uma estratégia para prevenção de erros, aumento da precisão dos resultados e, é claro, facilidade na organização. Por meio da computação em nuvem, por exemplo, é possível acessar os arquivos de onde você estiver e com mais praticidade.

A tecnologia também é eficiente no que se refere à segurança dos dados. Sistemas de criptografia impedem que informações importantes caiam nas mãos de pessoas não autorizadas, assim como reduzem as chances de ocorrerem perdas.

Logo, ter a versão digital dos documentos utilizados no ambiente de trabalho é mais uma prática relevante. Além disso, tenha em mente que converter para o virtual a maior parte das tarefas garante mais automatização e otimização da rotina do escritório.

Saber como organizar os documentos do escritório é um processo importante para qualquer empresa de advocacia. Portanto, torna-se fundamental conhecer as melhores práticas para armazenar e manter em segurança os arquivos. Inclusive, investir nesse ponto, principalmente nas soluções de TI, é uma excelente decisão para evitar prejuízos e perdas.

Achou este post útil e quer continuar aprendendo sobre o assunto? Então, fique por aqui e entenda a importância da gestão documental para a empresa.