Tudo o que você precisa saber sobre paperless!

O tempo passa, as coisas mudam e, naturalmente, algumas práticas começam a perder espaço, enquanto outras passam a emergir para mudar totalmente o funcionamento das coisas. Nos últimos anos, presenciamos essas mudanças em muitas partes da nossa vida cotidiana, mas, agora, essas mudanças estão chegando também para a administração das nossas empresas.

Com a pauta ambiental ganhando cada vez mais atenção e importância mundo afora, práticas sustentáveis se tornarão cada vez mais uma regra entre as empresas de qualquer ramo. Para a nossa sorte, vivemos também em uma época de tremendos avanços tecnológicos, na qual essas mudanças para as práticas sustentáveis poderão ainda ajudar a tornar nossa empresa mais produtiva.

Políticas de administração sustentável, por exemplo, o paperless, vem ganhando espaço não só pela sua ajuda na preservação do meio ambiente, mas também por seu impacto positivo na gestão. Redução de custos, melhor organização, mais segurança e ganhos de agilidade com relação ao uso dos documentos estão entre algumas das vantagens dessa prática administrativa.

Ficou curioso e quer saber mais? Siga com a gente que explicaremos ponto por ponto para você!

O que é paperless?

Isso pode ser um pouco difícil de se imaginar, mas você faz alguma ideia da quantidade de papel que você gasta no seu dia a dia? Se analisarmos a rotina de uma empresa, em meio a documentos, registros, contratos, balanço, e tantos outros procedimentos, vamos facilmente perceber a quantidade gigantesca de papel usada.

Bem, o conceito de paperless está diretamente ligado a isso. Traduzido do inglês, o termo significa “sem papel” e consiste basicamente na redução total, até a extinção do uso de papel na empresa. Porém, o termo não se limita apenas a seu significado literal e está intimamente ligado à digitalização e modernização das práticas administrativas.

Digitalizar documentos e recibos, e até mesmo usar assinaturas digitais, são algumas das práticas diretamente ligadas ao paperless. Ou seja, a empresa acaba se modernizando e colhendo também os frutos de toda essa transformação digital pela qual ela precisa passar, aderindo a práticas mais modernas de administração ao mesmo tempo que se torna mais sustentável.

Como o termo paperless se iniciou?

Nós falamos um pouco sobre o que é o paperless e de como a gestão sustentável pode ter um impacto tremendamente positivo na sua empresa. Mas, agora, depois de todas essas informações, é possível que algumas dúvidas estejam surgindo, entre elas como o termo paperless surgiu?

A primeira vez que se tem registro do termo sendo utilizado para se referir a essas práticas administrativas foi em 1975, em um artigo da revista Business Week. Na época, já se falava em substituir totalmente o uso de papel pelo uso da tecnologia para lidar com os documentos, com algumas previsões chegando a dizer que até a década de 90 já não haveria uso do papel.

Não é segredo para ninguém que essas previsões se provaram erradas, pelo menos na época, que, na verdade, o uso do papel até aumentou naquele período. Porém, de lá para cá a tecnologia aumentou muito, e hoje em dia já temos diversas empresas nas quais a gestão de arquivos é feita de forma totalmente digital — e acredite, as vantagens não são poucas.

Como o mundo enxerga o paperless?

Provavelmente você já entendeu o conceito e o início do termo paperless, e ressaltamos bastante a sua importância na administração sustentável, mas será que o mundo também enxerga dessa forma? Afinal, parte fundamental para que o modelo tenha sucesso no objetivo de auxiliar na preservação do meio ambiente é que haja adesão ao modelo de gestão por parte das empresas.

Justamente por isso que não temos nenhum receio em afirmar que o paperless, assim como outras práticas sustentáveis, têm se provado uma verdadeira tendência no mundo inteiro. Acontece que cada vez mais o assunto meio ambiente tem ganhado mais destaque na vida das pessoas, fazendo com que essas práticas ajudem a fortalecer a imagem da empresa diante do público.

Além disso, essa mudança de paradigma para uma gestão mais sustentável não auxilia apenas o meio ambiente, torna a empresa mais produtiva. Afinal, com a adesão de novas tecnologias e metodologias para substituir o papel, por exemplo, a auditoria digital, os procedimentos da empresa se tornam mais ágeis e baratos.

Mas calma que vamos começar a falar mais das vantagens justamente agora. Acompanhe.

Como está o paperless no Brasil?

Após falarmos um pouco sobre como o mundo enxerga e como tem se dado o desenvolvimento do paperless, é uma boa ideia traçar o panorama dessa modalidade no Brasil. Afinal, tudo indica que esse é o futuro da administração empresarial, e ficar de fora, com certeza, não é uma opção. Portanto, vamos ver como está o Brasil no meio dessa história.

Segundo uma pesquisa feita pela Serasa Experiam, algo, aproximadamente, em torno de 87% das empresas brasileiras têm preocupações relativas à redução do uso do papel. Isso é um ótimo número e mostra que há uma forte disposição das empresas brasileiras em relação a adotar um modelo paperless, certo?

Bem, apesar desse dado animador, de acordo com a mesma pesquisa, cerca de 67% das empresas brasileiras nem ao menos assinam documentos por meio do ambiente eletrônico, o que acaba sendo mais desanimador. Isso se torna ainda mais alarmante quando mais de 70% das empresas já tiveram problemas relativos à segurança de seus documentos em papel, principalmente no que diz respeito ao extravio de documentos.

Além disso, existem outras estatísticas que chamam a atenção para os danos que o uso do papel já trouxe para as empresas com relação a prejuízos e até mesmo fraudes de identidade.

Quais as vantagens de ser paperless?

É plausível pensar que ninguém seria capaz de negar a importância dos avanços tecnológicos ao longo do tempo para a diminuição dos custos e o aumento da produtividade, certo? O que se passa aqui é bem parecido, afinal, o paperless não trata apenas de se livrar do uso do papel, mas também da adoção dessas novas ferramentas que modernizarão e agilizarão os seus procedimentos.

Quanto tempo você passa procurando aquele documento em meio a pilhas de papel? Quanto gasta com cópias? Levando o item até que alguém o assine pessoalmente? Podemos falar também do espaço que todo esse papel ocupa? E será que é seguro?

Essas ações já estão tão naturalizadas que talvez nem nos façamos essas perguntas que, na verdade, deveriam nos parecer óbvias.

Faz sentido ter um ou vários cômodos inteiros servindo apenas para guardar papéis? É óbvio que não! Esse é apenas um exemplo, mas existem muitos outros comportamentos, que, quando alterados, podem trazer resultados incríveis.

Que tal conhecermos um pouco mais sobre essas vantagens?

Espaço físico liberado

Toda empresa já teve em algum momento ou, em alguns casos, ainda tem aquelas pilhas enormes de papel, que às vezes precisam ocupar cômodos inteiros para serem terem onde serem guardadas. Isso é extremamente comum, afinal, existem inúmeras atividades que consumirão papel dentro de uma empresa.

Pode ser um bloco de notas, avisos, recados e algumas vezes até mesmo documentos que se perdem no meio da confusão. Mas quando você para para pensar, é realmente um grande desperdício de espaço que todo esse papel acaba gerando.

Além da bagunça, que muito provavelmente atrapalhará a organização da operação, criando a necessidade de mais espaço físico apenas para a disposição correta desses itens.

Justamente por isso é que a economia de espaço é uma das grandes vantagens do modelo paperless de gestão, Se livrando de todo esse papel será muito mais prático organizar o seu escritório.

Redução de custos

Com a leitura dos trechos anteriores, é fácil perceber essa vantagem. Porém, mesmo assim, é importante ressaltar como essa modalidade pode reduzir seus custos.

A forma mais direta — e que você provavelmente já deve estar pensando — é obviamente a redução de gasto com papel. Algumas pessoas podem achar que não é tão significativo assim, mas, na verdade, os gastos com papel podem se provar muito significativos, principalmente quando pensamos na quantidade de documentos, cópias, balanços fiscais e tantas outras coisas que demandam papel.

Além disso, também se reduz o gasto com coisas como envelopes, cartucho de tinta para impressora (que obviamente não era pouca coisa) e a própria impressora. Inclusive os próprios custos com a manutenção da impressora também acabarão se reduzindo.

Agilidade e aumento da produtividade

Se você fizesse uma pesquisa, analisando quanto tempo cada funcionário seu gasta em média procurando um documento ou parte dele por dia, qual você acha que seria o resultado? Se calculássemos essa média ao longo do restante do ano inteiro, quanto tempo hábil sua empresa teria perdido procurando um pedaço de papel em vez de produzindo nesse período?

Nós temos quase certeza de que a sua resposta para essas perguntas não foi das mais agradáveis principalmente pra você. Mas há uma solução muito simples para isso, a digitalização dos documentos!

Em uma empresa paperless, na qual os documentos estariam digitalizados, e as folhas de papéis seriam inexistentes, esse problema simplesmente não existiria! E a causa disso é muito simples, procurar um arquivo no computador é muito mais rápido, prático e fácil que achar mais uma folha de papel em meio a inúmeras outras.

Além dos próprios mecanismos de buscas, é muito mais fácil organizar os arquivos no computador, no qual não há um limite físico de espaço. Sem contar que, se por algum motivo, estiver realmente difícil de achar um documento, outra pessoa que o possua pode tranquilamente reenviar o arquivo, resolvendo rapidamente o problema.

Por isso, estratégias de gestão como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos(GED) ou os atendimentos digitais têm conquistado cada vez mais espaço no mercado!

Segurança dos documentos

Essa também é uma grande vantagem, e ao contrário das outras, talvez nem todos tenham se dado conta de como ela pode ser significativa. Afinal, temos todos de concordar, que os documentos físicos, empilhados, armazenados em uma sala, não é exatamente a coisa mais segura do mundo.

Além do desgaste natural do tempo sobre o papel, variáveis como a umidade e até mesmo o risco de incêndios pode por esses documentos em risco. Por outro lado, se a empresa se compromete com a ideia de ser mais paperless, e, portanto, digitaliza esses documentos, substituindo assim todo esse papel por arquivos virtuais, eles estarão muito mais seguros.

Essa maior segurança vem, em grande parte, pelo fato de que os documentos digitais podem ser protegidos via criptografia, trazendo muito mais tranquilidade para a sua empresa e seus clientes. O acesso passa a ser restrito apenas para aqueles que estão devidamente autorizados, podendo até registrar todos os acessos e alterações feitas aos arquivos. Com isso, você poderá ter muito mais controle sobre a informação documentada.

Como me tornar paperless?

No começo pode ser um pouco custoso, mas diversos empresários garantem o retorno do investimento em 12 meses. Parte crucial dessa transformação é a informatização da sua empresa, com máquinas novas e seguras para os seus funcionários.

Além disso, será fundamental conversar com sua equipe, explicar as mudanças que acontecerão e, principalmente, como elas impactarão o cotidiano dessas pessoas. Afinal, por mais vantajoso que seja, ter essa mudança repentina na rotina pode bagunçar um pouco a vida dos seus funcionários até eles se acostumarem, por isso, treinamentos também são uma ótima ideia nessa situação.

Por fim, a digitalização dos documentos e a adesão de um sistema de gestão de documentos são parte fundamental dessa jornada. Talvez contratar um especialista para auxiliar tanto na digitalização quanto na escolha do software mais adequado para a sua empresa seja uma boa opção.

Desenvolver a forma como trabalhamos, produzimos e nos organizamos é parte fundamental da nossa história, e o que nos permitiu chegar onde estamos hoje. Os modelos paperless de administração se mostram fundamentais para aumentar a produtividade e a segurança das empresas, além de melhorar a relação com clientes. Tudo isso e ainda ajuda na preservação do meio ambiente, se provando cada vez mais fundamental.

Esperamos que tenha gostado do texto e gostaríamos de convidá-los a nos seguir nas redes sociais para ficar por dentro de mais dicas de administração e modernização das suas empresas!