Confira qual a importância de fazer uma boa gestão documental na empresa

A maneira como sua empresa faz a gestão documental diz muito sobre a imagem que será construída na visão de clientes, fornecedores e colaboradores. Isso porque preservar métodos ultrapassados e acúmulo de papel físico representa não só perda de tempo, como também gastos desnecessários e processos demorados.

O controle adequado dos registros também se mostra determinante no gerenciamento de recursos e no domínio de suas informações. Tudo isso com a praticidade trazida pela tecnologia, segurança e o aumento da confiabilidade de modo geral.

Quer saber mais? Vamos tirar suas dúvidas sobre gestão documental e sua importância. Acompanhe!

O que é uma gestão documental?

Criar uma dinâmica eficiente de gestão documental é decisivo para que a empresa consiga lidar com qualquer desafio. A partir disso, torna-se possível manter a segurança dos dados, impedir vazamento de informações e desenvolver estratégias focadas em se destacar no mercado de atuação.

O mais importante é que esse conjunto de processos mantenha sob controle contratos, relatórios, protocolos e outros registros essenciais no funcionamento dos serviços. Como resultado, fica mais simples fazer consultas rápidas, realizar uma comunicação interna ágil e ainda reduzir custos por entender onde os investimentos devem ser concentrados.

Como saber se a empresa precisa de soluções para essa tarefa?

Caso você esteja em dúvida se o seu negócio precisa de uma gestão documental, vale fazer algumas observações. Quando os dados não são organizados de maneira adequada, toda a estrutura de trabalho pode ficar comprometida.

Imagine só se contratos importantes com os clientes forem perdidos da noite para o dia, tornando impossível rever uma cláusula fundamental na tomada de decisão. Seria extremamente prejudicial e estressante, não é verdade?

Isso porque no armazenamento físico ou até mesmo em pastas virtuais comuns, a falha humana ou de máquinas aumenta as chances de prejuízos incalculáveis. Sem contar a perda de tempo para encontrar informações nos métodos ultrapassados, o que pode deixar o fechamento de novos negócios mais trabalhoso.

Alto fluxo de documentos

O grande volume de dados e documentos exige um esquema especial para evitar que tudo se transforme em uma bagunça generalizada. No fim das contas, o gestor acaba apenas apagando incêndios que aparecem, sem realmente seguir um planejamento voltado ao sucesso diante dos clientes.

Outro ponto que deve ser levado em consideração é que a gestão documental é determinante no momento de verificar se a empresa cumpre com todas as normas legais envolvidas nas partes técnicas, fiscais e burocráticas.

Assim, se em algum momento surgirem questionamentos relacionados, os gestores responsáveis fazem a administração de maneira adequada e corrigem possíveis falhas. O ideal é que lidar com um alto fluxo de documentos seja um procedimento prático, com colaboradores bem orientados que conhecem a dinâmica institucional detalhadamente.

Grandes custos de armazenagem

Grandes empresas geram muitos dados e informações. Com isso, há um grande volume de pastas, papéis e arquivos que podem representar custos elevados de armazenagem. Pare e pense no quanto de espaço físico na empresa é ocupado por pastas. Se estas fossem digitalizadas, cada etapa do processo seria muito mais produtiva, moderna e econômica.

Muitas vezes, também, o ambiente físico onde os documentos são armazenados não é adequado no quesito estrutura. Ou seja, informações importantes podem ser comprometidas em papéis expostos ao excesso de calor e à umidade ou amassados em estantes com pouco espaço.

O segredo está em colocar esses custos na ponta do lápis — inclusive o tempo dedicado às buscas nos arquivos — e listar os benefícios de fazer a gestão documental.

Quais são os benefícios da gestão documental?

As informações geradas por um negócio são fundamentais para que ele seja avaliado a fundo e cresça de maneira competitiva. Somente ao gerenciar cada processo de perto é possível entender qual o diferencial que transforma o serviço na visão de seu público-alvo.

Tenha em mente que escolher uma empresa vai muito além de preço. O que a maioria dos clientes busca é qualidade, serviço personalizado e atendimento competente. E isso só é possível proporcionar quando as ações são monitoradas baseadas no sucesso em longo prazo.

Aumento da confiança

Uma das principais vantagens é a confiabilidade na empresa. Com um software de gerenciamento de documentos e processos, cada etapa é apoiada por um conjunto de normas e um controle de segurança específico capazes de evitar qualquer acesso indevido. Além disso, a modificação indevida de uma documentação deixa de ser uma preocupação.

Melhor uso de recursos

Esse tipo de medida faz toda a diferença para impedir fraudes e trazer mais confiança para criar ações de investimentos baseadas em dados internos, ou até mesmo interromper processos que estão equivocados no meio do caminho.

Outro destaque fica por conta da redução de custos com armazenamento e impressão de documentos, notas fiscais e outras anotações. Como resultado, o atendimento ganha em qualidade, já que os profissionais podem ser bem treinados para lidar com os documentos conforme seu nível de importância e armazená-los adequadamente.

Acessos dinâmicos

Qualquer eventual problema no dia a dia também será solucionado rapidamente pela facilidade em encontrar dados e informações. Logo, o colaborador deixa de perder horas quando precisa dar um retorno para um cliente, por exemplo, por ter acesso dinâmico aos diferentes dados que podem ser necessários no andamento do trabalho.

Ao utilizar um sistema referência no mercado, como o OneShare, a gestão das informações é feita de modo simples, sem precisar de acompanhamento com técnicos de TI. A solução oferece autonomia para clientes, fornecedores, colaboradores e outros envolvidos na dinâmica do serviço, por possibilitar o compartilhamento de informações de forma segura e confiável.

O gestor consegue buscar arquivos, documentos ou pastas com filtros avançados e selecionados de forma inteligente. Além disso, o OneShare permite saber quem visualizou o documento (com data e hora) e controlar quem pode auditá-lo. O Desktop faz a sincronização automática de todos os arquivos salvos nos computadores locais, e isso garante que sua empresa não perca nenhum dado.

Agora ficou claro como a gestão documental é indispensável para otimizar processos no dia a dia. Vale lembrar que estruturar uma política interna focada em soluções e contar com a ajuda da tecnologia são decisões essenciais. Por isso, busque uma empresa experiente no assunto e que traga soluções personalizadas conforme suas necessidades.

Gostou das informações do artigo? Então, entre em contato com o OneShare e descubra como revolucionar a gestão de informações do seu negócio.