Entenda o que é a gestão centralizada e como ela funciona!

Muitas empresas enfrentam desafios administrativos por conta da desorganização. Diante disso, a gestão centralizada se mostra como uma excelente opção para quem precisa criar padrões de funcionamento bem-sucedidos, capacitar a equipe conforme os valores internos e otimizar as tomadas de decisões.

Esse formato, que centraliza o poder decisório, ajuda a manter os responsáveis por dentro dos dados e informações indispensáveis para o desenvolvimento do negócio em seu setor de atuação. Dessa maneira, fica mais simples também controlar gastos e motivar os colaboradores na medida certa.

Quer saber mais? Vamos mostrar o que é gestão centralizada e como ela funciona. Acompanhe!

Saiba como funciona a gestão centralizada

Todas as empresas, de modo geral, apresentam diretrizes (descentralizadas ou centralizadas) para as ações que fazem parte da cultura organizacional. O modelo centralizado de gestão, como o próprio nome já diz, tem um caráter mais centralizador.

Dessa forma, as principais decisões do negócio ficam nas mãos dos gestores e administradores, que padronizam os processos e a comunicação. Ao atuar com uma administração centralizada, o impacto direto está na forma como os membros da companhia interagem nas decisões tomadas e na dinâmica de trabalho.

As responsabilidades mais importantes ficam agrupadas com quem tem uma visão global da companhia, desenvolvendo estratégias baseadas nos objetivos a longo prazo. Como resultado, o negócio cresce no mercado, cria uma imagem positiva e reduz custos sem perder qualidade.

Avalie as vantagens

A gestão centralizada traz uma série de vantagens. O principal foco em um modelo administrativo como esse é que os erros e imprevistos são reduzidos consideravelmente.

Afinal de contas, para definir os gestores competentes para o cargo, eles devem conhecer as características e o funcionamento da empresa de maneira detalhada para criar um planejamento personalizado, que se encaixe exatamente às suas necessidades.

Maior controle organizacional

Os processos, aqui, seguem padrões uniformes, que estão diretamente alinhados com os pensamentos e interesses da cúpula da companhia. Essa linha definida previamente permite que todos os colaboradores saibam exatamente sua função no caminho que a dinâmica de trabalho percorre até alcançar as metas.

Ao mesmo tempo que as decisões são centralizadas, os próprios colaboradores ganham em autonomia, pois o protocolo fica claro para todos, e eles já sabem como proceder nas soluções básicas do dia a dia. Ou seja, em tarefas mais simples ou quando um imprevisto surgir, não será necessário aguardar uma resposta de um gestor para reportar algo a um parceiro.

Uniformidade nas decisões

A uniformidade nas decisões é outro ponto que merece destaque. Esse padrão de ações e organização estabelecido pelos gestores reflete diretamente na hora de evitar desperdícios. O motivo está no maior controle de dados e na previsibilidade do padrão de decisões, por exemplo, em momentos de oscilações econômicas.

Quando a empresa já sabe qual o melhor caminho a seguir em uma situação como essa, não há perda de tempo avaliando possibilidades, além do fato de que qualquer imprevisto impacta o mínimo possível os negócios. Sem contar que a menor dependência entre os setores da empresa também torna as etapas mais rápidas e produtivas.

Comunicação vertical

A centralização é decisiva para a comunicação vertical no negócio. O desenvolvimento de fluxo natural de distribuição de informações faz com que os detalhes passem por todos os envolvidos de maneira pré-determinada até chegar aos gestores responsáveis, que usam os dados e os recursos disponíveis para tomar as decisões.

O maior controle organizacional reflete ainda na gestão de tempo dos colaboradores. Por conta da eficiência da comunicação do modelo, a possibilidade de tarefas repetidas são muito baixas, já que a gestão preza pela definição de uma dinâmica sem informações duplicadas por falhas internas.

Diferenças entre gestão centralizada e descentralizada

Como falamos no início do artigo, a gestão centralizada também é uma possibilidade para as empresas. No entanto, conhecer as principais diferenças entre as duas opções mostra em qual conceito suas demandas se encaixam e ajuda a tomar decisões.

A gestão descentralizada pode ser usada nas companhias em que cada setor precisa ter autonomia no andamento do trabalho. Diante disso, os gestores precisam estudar cuidadosamente todos os cenários com o objetivo de avaliar se decisões simultâneas não contribuem para um clima desorganizado.

Essa estratégia, em comparação com a gestão centralizada, costuma funcionar bem quando os responsáveis pelos setores estão preparados para olhar o negócio com experiência e conhecem exatamente quais são os valores e as metas da empresa no mercado.

Entretanto, em companhias em que a prioridade é alinhar dados e organizar informações de forma valiosa, a centralização atende muito bem.

Conte com a ajuda da tecnologia

A gestão centralizada tem relação direta com a organização institucional. Para isso, a gestão de documentos assume também um papel de protagonismo, já que, sem dados e informações confiáveis, os resultados se transformam em algo imprevisível.

Uma dica importante é contar com a ajuda da tecnologia em todo esse processo. Com um portal corporativo como o OneShare, você ganha em segurança e confiabilidade na hora de trocar arquivos em sua empresa e organizar o processo de armazenamento digital.

Os gestores, a partir disso, conseguem alinhar as informações de modo simples e prático diretamente pelo sistema, sem necessidade de conhecimentos técnicos em TI.

Informações compartilhadas

Outro destaque envolve a permissão para que colaboradores, clientes, fornecedores e toda a sua rede de relacionamento possam acessar informações compartilhadas com a própria marca e com recursos tecnológicos. Isso traz segurança e credibilidade nas negociações e relacionamentos em uma visão geral.

A otimização de tempo se faz presente por possibilitar que a empresa encontre os arquivos com funções de buscas. Arquivos e pastas são localizados por filtros avançados e recursos inteligentes que fazem a diferença na dinâmica operacional. Além disso, ainda é simples gerar relatórios completos com as informações de acessos às funções do sistema, documentos editados, acessados e salvos.

Pronto! Agora você já sabe como a gestão centralizada funciona e os impactos em sua empresa. Os pontos mais importantes, nesse caso, são definir o conceito na política interna e alinhar o que realmente impacta positivamente os colaboradores. Ao adotar ferramentas tecnológicas de gestão, você aumenta também a competitividade no mercado e a produtividade em todos os setores.

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