8 dicas para o gerenciamento de escritório de advocacia

O gerenciamento de escritório de advocacia pode ser uma tarefa desafiadora. Em especial, nos dias de hoje. Afinal, é preciso lidar com grandes volumes de informação, tanto contratuais quanto virtuais. Sendo assim, usar as técnicas de administração certas é importante.

Entre elas, estão a organização, a atuação de uma equipe treinada, a automatização de processos e uma boa gestão de contratos. Ao conquistar esses e outros fluxos fluidos no escritório, os resultados tendem a aumentar exponencialmente. Neste conteúdo, apresentaremos sugestões de atitudes que ajudam nesse sentindo.

Boa leitura!

Qual a importância do gerenciamento de escritório de advocacia?

A transformação digital trouxe mudanças em todas as áreas, inclusive, para a Justiça brasileira. O exercício do Direito, como o gerenciamento do escritório de advocacia, deixa isso claro. Já é possível contar com centenas de inovações voltadas à atividade. Elas tornam os processos mais ágeis, aumentam a produtividade dos profissionais e permitem levar soluções de qualidade aos clientes.

Para que os processos fluam da melhor forma possível, é fundamental investir em um bom gerenciamento de escritório de advocacia. É ele que dará à equipe o direcionamento necessário para que os retornos sejam positivos. Isso é essencial na superação da alta competitividade da área, que só vem crescendo.

A cada ano, novos advogados se inscrevem na Ordem dos Advogados Brasileiros (OAB). Somente em 2021, 180 mil inscritos prestaram a prova. Os números demonstram um perigo de excesso de profissionais no mercado. Assim, destacar-se é fundamental, mantendo-se relevante em um cenário de aquecimento do setor.

Em vista disso, a inovação pode ser uma grande aliada. Ela gera vantagens competitivas no escritório, otimizando os recursos e a rentabilidade. Em união com boas práticas de liderança, como a aposta em uma comunicação aberta e transparente com a equipe, a constante coleta de feedbacks e a implementação de uma cultura organizacional sólida, as chances de expandir a visibilidade e o reconhecimento do escritório aumentam.

O que é gestão de contratos?

O exercício do Direito é tomado por dezenas de atividades que precisam ser realizadas com qualidade. Reuniões com os clientes, estudos de caso e tarefas de consultoria são apenas alguns exemplos disso. Contudo, uma das principais é a gestão de contratos. No universo dos advogados, ter uma boa relação entre as partes envolvidas é fundamental. Isso inclui gerir dados.

Na era digital, é comum que essa gestão já não seja mais feita por meio de grandes montes de papéis, mas sim, online. O crescimento da adesão da cultura Data-Driven, ou seja, centrada em dados, expõe esse fato.

Em geral, usam-se contratos para formalizar a relação entre o advogado e o cliente. Mas, à medida que o número de clientes aumenta, é comum encontrara alguns obstáculos na administração da quantidade crescente de documentos. Eles contêm prazos, valores, procedimentos adotados, regras e dados extremamente relevantes ao caso. Por isso, é imprescindível geri-los com excelência.

É aí que entra a gestão de contratos, uma área que ganha cada vez mais espaço. Ela visa à minimização dos erros que podem levar à perda, rasura ou dano a esses registros. Entre eles, a manutenção apenas física desses documentos, levando-os ao digital.

De forma a ser realizada uma boa gestão contratual, é preciso investir nas ferramentas e na equipe certa. Assim, cada caso poderá ser acompanhado individualmente com praticidade e sucesso.

Quais as vantagens do bom gerenciamento de escritório de advocacia?

O gestor tende a ser a alma de um negócio. Ele coordena processos, delega funções, acompanha o surgimento e a solução de problemas e faz a ponte direta entre a liderança e os colaboradores. Contudo, essas tarefas podem ser desafiadoras, especialmente, quando precisam ser realizadas em simultâneo.

Ao investir em boas técnicas de gestão, o fluxo de trabalho se torna mais simples. Em união com as tecnologias certas, o gerente pode desafogar e cumprir seu papel com maestria. Os benefícios ligados a isso incluem:

• redução do estresse;
• cumprimento de prazos;
• melhoria na comunicação com a equipe;
• acompanhamento de indicadores de desempenho e produtividade;
• geração de relatórios com facilidade e agilidade;
• gerenciamento feito remotamente e a qualquer hora;
• eliminação de processos morosos e manuais, que tiram o foco do gestor;
• entrega de serviços mais ágeis e alinhados aos que os clientes dos escritórios de advocacia esperam, entre outros.

Quais dicas podem aprimorar a gestão do escritório de advocacia?

Apesar das particularidades, esse tipo de gestão está inclusa na vasta gama de atividades de gerenciamento que se beneficiam da inovação. Por isso, boa parte das dicas a seguir se relacionam à adoção das ferramentas certas. Isto é, aquelas que impulsionam o time e os envolvidos nas mais diferentes atividades rotineiras do local. Acompanhe!

1. Pensar no médio e longo prazo

Já ouviu falar da importância de orientar os colaboradores a partir de metas sólidas? Isso é importante, visto que entrega senso de propósito e motivação aos envolvidos. É certo que existem medidas a serem tomadas agora para expandir os resultados. Porém, o sucesso de qualquer negócio depende, também, da formulação de objetivos de médio e longo prazo.

Eles são aqueles a serem atingidos entre cinco e dez anos, em média, e variam de acordo com as especificidades do escritório. Após documentá-los, com o conhecimento de todos os membros do time, é hora de encontrar formas simples de monitorá-los. Nesse momento, existem diversos softwares e sistemas tecnológicos capazes de ajudar.

Eles trabalham de acordo com as metas estipuladas, e entregam resultados referentes aos indicadores que a equipe decidir acompanhar. Assim, a gestão pode saber como anda o desempenho e a produtividade dos colaboradores, realinhando-os sempre que for necessário. Em consequência, o andamento das atividades tende a ser bem mais fluido e satisfatório.

2. Ter uma presença virtual profissional

Caso o escritório ainda não esteja presente no ambiente online, pode ser hora de repensar. Os clientes de todas as áreas estão cada vez mais presentes no digital — em especial, com a movimentação gerada pela pandemia. Somente em 2020, a Agência Brasil contabilizou 134 milhões de usuários de internet. Ou seja, levar o escritório para o online é importante.

A escolha de quais redes sociais e plataformas usar depende do estilo do negócio, das necessidades dos clientes e das metas futuras estabelecidas. Porém, é inegável que se fazer presente em alguma delas é importante.

Além de posicionar o escritório na internet, é preciso investir na construção de uma boa presença online. Ou seja, garantir que a imagem do escritório seja protegida e desenvolvida conforme o que o mercado precisa e valoriza. Isso envolve estudos, dedicação e atenção às tendências do Direito.

Sendo assim, o gerenciamento de escritório de advocacia depende de se manter atualizado. Mais uma vez, a tecnologia pode ajudar. Com bons sistemas de gestão, o profissional consegue acompanhar as mudanças no comportamento do consumidor com maior facilidade. Então, pode aplicar os aprendizados na rotina prática do escritório — tanto físico quanto digital — melhorando a satisfação dos clientes que contam com ele.

3. Automatizar

Uma boa gestão costuma estar diretamente ligada à otimização de processos. Nesse sentido, automatizar pode ser o caminho mais ágil para tal. Imagine quantas tarefas manuais do escritório, que tomam tempo e energia da equipe, não poderiam se tornar automáticas? Além de facilitar a jornada de trabalho, a atitude ainda permite que a equipe foque o que mais importa: o core business.

Assim, trabalham com mais eficiência e acessam dados em segundos, comunicando-se com os clientes de maneira fluida. Esse movimento é importante. Hoje, estima-se que 97% dos escritórios de sucesso já estão automatizados.

Então, é recomendado evitar ser ultrapassado pela concorrência. Por fim, automatizar não impacta somente o gerenciamento de escritório de advocacia, mas também:

• ampara as campanhas de marketing do negócio;
• maximiza o fechamento de contratos;
• facilita o papel do RH;
• agiliza e reduz os erros de contabilidade, entre outros.

4. Implementar uma cultura organizacional de inovação

De modo a aproveitar os benefícios do uso da tecnologia no escritório, é preciso que todos estejam na mesma página. Ou seja, que a equipe esteva devidamente preparada e capacitada para lidar com as mudanças adotadas.

Nesse momento, é recomendado que o gestor invista em formular uma cultura organizacional ligada à inovação. Ela deve incluir o conjunto de valores a serem seguidos pelos colaboradores. Mas também, precisa dedicar esforços da parte da liderança, que deve se comprometer com a qualificação de cada membro do time.

Isso porque a tecnologia não age sozinha. De nada adianta aplicar mudanças positivas para a rotina de trabalho se os talentos não souberem usá-las, certo? Logo, é essencial que a inovação se torne parte do cotidiano de todos, naturalmente.

5. Integrar plataformas

Além da automatização, outro termo que tem estado constantemente ligado a um bom gerenciamento de escritório de advocacia é a integração. Em geral, o gestor do negócio tem muitas tarefas para organizar. Inclusive, várias delas precisam ser realizadas de modo simultâneo.

Não seria ótimo se isso pudesse ser feito remotamente e de qualquer lugar? Com as ferramentas certas, é possível. Os sistemas de gerenciamento integram todos os setores em um só local, permitindo que o gestor os acompanhe onde quer que esteja. Assim, investir em integrar todas as plataformas é extremamente positivo na melhoria dos resultados.

6. Controlar prazos

A organização sempre será um termo-chave para o sucesso de qualquer empreendimento. É comum que esse papel fique com o gestor. Aqui, o importante é trabalhar de forma ordenada, e uma das melhores formas de fazer isso é por meio do controle de prazos.

Divida grandes tarefas em atividades menores. Então, delimite prazos e discuta a possibilidade de que sejam cumpridos com a equipe. Nesse meio tempo, é possível usar as ferramentas de gestão integrada e acompanhar o andamento dos fluxos, solucionando problemas conforme aparecem e evitando que se tornem grandes demais. Dessa forma, reduzem-se os erros e os retrabalhos.

7. Gerir contratos adequadamente

Conforme visto, a gestão de contratos é um ponto central do bom gerenciamento de escritório de advocacia. Ela permite que os dados dos clientes fiquem protegidos, sejam acessados com facilidade e facilitem os processos diários dos advogados. Porém, para isso, precisam ser devidamente digitalizados, salvos, armazenados e compartilhados.

Também é imprescindível priorizar a segurança da informação, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que está em voga. Por isso, escolher o sistema certo de gestão de documentos é imperativo.

8. Compartilhar documentos em nuvem

A nuvem é uma das maiores inovações em gerenciamento documental da atualidade. Ela permite que dados de qualquer natureza sejam armazenados e compartilhados em segurança. Além disso, leva agilidade, produtividade e minimização de ruídos à equipe.

No escritório de advocacia, que conta com grandes volumes de dados, em especial, quando a quantidade de clientes cresce, ela pode ser a maior aliada. Por meio do uso de inteligência artificial, é possível localizar documentos e realizar processos com total automação. Assim, a rotina do profissional fica ainda mais eficiente.

Algumas das vantagens desse tipo de ferramenta incluem:

• redução de custos, por meio da eliminação de espaços físicos na guarda de documentação;
• mobilidade, permitindo que os advogados acessem os dados principais de seus clientes onde quer que estejam, sem precisar interromper a reunião;
• segurança, impedindo que as informações sejam acessadas por terceiros, perdidas ou danificadas — como pode acontecer com as versões físicas;
• escalabilidade, pois facilita a gestão de clientes e, assim, libera tempo, de modo que mais pessoas sejam atendidas.

Conforme visto, a tecnologia é uma das melhores formas de melhorar os resultados da administração do negócio. Afinal, com a importância crescente da gestão de contatos, é essencial que os líderes se preparem para realizar mais, em menos tempo.

O uso da nuvem, portanto, se mostra uma alternativa simples e eficaz na hora de aprimorar os resultados do gerenciamento de escritório de advocacia. Em união com as dicas dadas no conteúdo, a tarefa será bem mais simples. Então, conte com a OneShare, uma empresa especializada na automatização do gerenciamento de contratos, e alavanque os retornos do empreendimento!

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