Software de gerenciamento: conheça os benefícios do OneShare

Os documentos da empresa precisam passar por um processo de segurança e controle. Afinal, eles carregam informações sigilosas do negócio e, até mesmo, de pessoas ligadas a ele. Nesse aspecto, surge a importância do software de gerenciamento.

Ele contribui para o controle de acessos e evita que documentos importantes da empresa sejam obtidos por pessoas que não teriam interesse administrativo nesse tipo de dado ou informação.

Pensando na importância desse assunto, escrevemos este conteúdo completo sobre esse tipo de sistema em sua empresa. Acompanhe!

Gerenciamento dos acessos

Um dos principais pontos de importância da utilização de um software de gerenciamento na empresa é o controle dos acessos. O armazenamento na nuvem tradicional não impõe regras para as pessoas que obtêm os documentos.

Geralmente, eles são apenas um servidor com amplo espaço de armazenagem que recebe esses documentos. Não há um controle quando as pessoas acessam esses dados.

O software de gerenciamento faz o monitoramento de pessoas que utilizam os documentos. Assim, você evita que colaboradores que não têm interesse em algumas informações tenham contato com elas em determinado momento do expediente.

Interface amigável e personalizável

Outra vantagem do software de gerenciamento, e que colocamos como ponto de importância da utilização desse sistema, é a interface amigável. Essa característica torna o seu acesso mais profissional e simples para quem utiliza.

Um ponto importante é que esse tipo de sistema permite a personalização. Ou seja, você pode criar um layout com as características da sua empresa, tornando a sua ferramenta única em todo o mercado.

Gerenciamento dos documentos

O gerenciamento de documentos também é um ponto importante desse processo. Muitos dos dados da empresa são sigilosos. Nos arquivos, temos dados de clientes, fornecedores e, até mesmo, de funcionários. Essas informações jamais podem ser vazadas.

Em alguns casos, é possível que a empresa seja enquadrada nas penalidades da Lei Geral de Proteção de Dados pessoais (LGPD). Portanto, é imprescindível que você cuide da gestão de documentos para evitar a perda dessas informações.

Melhor gestão

Outro ponto importante é a facilidade na gestão desses documentos. Os arquivos de uma empresa geram um emaranhado de informações ao longo do tempo de sua existência. Todos os dias, são gerados dados em formato de documentos físicos ou digitais.

Assim, é preciso investir em um processo que facilite a gestão desses elementos. Nesse sentido, o software de gerenciamento surge como uma excelente solução para essa finalidade.

Redução nos custos

A gestão de arquivos físicos gera muitos custos para a empresa. A própria impressão desses documento tem um preço. Além disso, devemos lembrar que o armazenamento deles deve ser feito em uma sala específica, livre de eventuais riscos que possam deteriorar esses papéis.

Com um software de gerenciamento, esse problema é solucionado. Isso porque não existe a necessidade de separação de um espaço físico para guardar papéis que, nesse caso, são substituídos por arquivos digitais.

Aumento da produtividade

Outro ponto de importância é o aumento da produtividade. Com um software de gerenciamento, os gestores e colaboradores podem ter acesso a um documento sem ter que se levantar da sua estação de trabalho.

Além disso, é mais fácil encontrar determinados dados com os mecanismos de pesquisa que essas soluções proporcionam.

Otimização de tempo

Com o aumento da produtividade, também existe um ganho em termos de otimização de tempo. Quando um colaborador precisa procurar algum documento físico, perde muito tempo na sala de arquivo para sua localização.

Com um software de gerenciamento, esse tipo de problema não existe. Você pode pesquisar rapidamente pelo documento no sistema e ter acesso a ele em apenas alguns instantes.

Diferenciais do OneShare®

Para finalizar este artigo, destacaremos os principais diferenciais do OneShare®. Basicamente, ele é um portal corporativo que oferece esse tipo de solução para o mercado empresarial. Veja quais são as vantagens!

Centralização dos documentos

Um dos pontos de diferenciação é a possibilidade de centralização de documentos. Com a ferramenta fornecida, você pode colocar todos os seus dados e informações em um único lugar. Isso facilita a gestão de documentos e, principalmente, a segurança dos mesmos.

Ter arquivos espalhados em diversos servidores torna o sistema bagunçado e com mais propensão a sofrer fraudes. Por outro lado, para proteger esses documentos inseridos em um único local, existem as diversas formas de backup de arquivos.

Logo, a centralização, juntamente a essa metodologia de salvamento de dados, torna o arquivo da sua empresa mais prático, acessível e seguro.

Segurança operacional

Por falar em segurança, outro diferencial que a solução da OneShare®oferece é proteção. Nossos sistemas contam com avançados processos tecnológicos que garantem a segurança dos seus dados.

Nesse mesmo aspecto, você pode realizar uma auditoria completa em seus arquivos. Assim, é possível verificar os acessos que foram feitos no sistema, e os dados que foram extraídos por cada pessoa que o utilizou.

Esse tipo de processo aumenta consideravelmente a segurança operacional do seu arquivo. Ele inibe fraudes e, caso elas venham a acontecer, é possível rastrear a origem e tomar as ações judiciais necessárias.

Credibilidade no mercado

Por fim, o OneShare® também oferece credibilidade no mercado. Logo, ao colocar seus documentos sob a responsabilidade da nossa plataforma, terá tranquilidade e segurança. Afinal, você estará com uma empresa que tem expertise nesse assunto e adotará todas as medidas necessárias para proteger seus documentos.

Assim, você pode dedicar mais tempo a outras atividades dentro do negócio, tais como relacionamento com clientes, vendas, gerenciamento de colaboradores, gestão financeira etc. Tudo isso, tendo a certeza de que seus documentos estão acessíveis para quem precisa e seguros quanto a eventuais ataques de pessoas mal-intencionadas.

Por fim, podemos concluir que um bom software de gerenciamento de acessos aos seus documentos proporcionará mais segurança às informações e dados inerentes ao seu negócio. Portanto, não perca mais tempo e contrate esse tipo de solução para sua empresa.

Para tanto, entre em contato conosco. Vamos mostrar como você pode ter uma solução completa em Cloud, serviços de gestão de TI e empresarial.