Saiba como elevar a gestão de documentos da sua empresa

Saiba o que é e qual a importância da organização de documentos em nuvem para que a sua empresa cresça ainda mais.

Possuir uma gestão eficiente de documentos é parte fundamental do trabalho de uma empresa, isso permite que ela cresça de forma segura, tendo em vista que, qualquer possível problema com documentação pode resultar em multas ou outras penalizações aplicadas pelos órgãos responsáveis pela fiscalização.

Além disso, a documentação da sua empresa também impacta diretamente no crescimento dela, pois em um mundo corporativo tão competitivo, a informação se torna um fator estratégico diferencial para o sucesso, permitindo a análise de dados, criação de estratégias de marketing e muito mais.

E, ainda podemos considerar o tempo que pode ser perdido buscando determinadas informações sem sucesso, por isso, possuir uma gestão de documentos eficientes é fundamental.

O que é a gestão de documentos?

De maneira ampla, a gestão de documentos é muito mais do que apenas controlar e racionalizar a produção de documentos, essa é uma maneira de agregar informação para dar agilidade fiscal e de produção para os colaboradores, sendo uma ação preditiva para boas tomadas de decisões e para enxergar onde pode melhorar.

Tudo isso não tem relação direta com a burocracia administrativa, embora também a inclua, mas ela é, acima de tudo, uma gestão estratégica. Em um mundo cada vez mais digital, a maior parte das documentações já é feita no mundo online, então, podemos afirmar que a gestão de documentos vai além de organizar e empilhar papéis.

Ela inclui a maneira que os seus dados também são organizados no mundo digital, facilitando a troca de informações, a edição de arquivos e, o principal, que eles sejam encontrados de maneira rápida quando você precisar, podendo observar quem editou ou leu os dados, e quem pode ter acesso a eles.

Quais arquivos fazem parte de uma gestão eficiente de documentos?

Independente do ramo de atuação da sua empresa, existem documentos que são comuns em qualquer área e que as negociações entre clientes, fornecedores e funcionários geram a todo momento, precisando ser armazenadas em segurança, de uma maneira que o seu acesso seja simples e prático, como é o caso de:

• Planilhas: tanto para orçamentos ou previsões financeiras, é necessário ter o controle dos gastos, lucros e toda parte de renda do negócio;
• Contratos: tudo que envolve os acordos entre colaboradores, fornecedores e aditamentos;
• Relatórios contábeis: notas ficais, comprovantes de cumprimento de obrigações, recibos e outros documentos relacionados ao Fisco da empresa;
• Relatório de desempenho dos colaboradores;
• Cadastros: dados de clientes, hábitos de compra, produtos preferidos, relatório de reclamações e mais;
• Planos e projetos de crescimento;
• Planos de marketing: conteúdos de redação, design, estratégias e mais.

Como elevar a gestão de documentos da empresa?

Centralizar os documentos da sua empresa e mantê-los em segurança é a chave para elevar a sua maneira de fazer a gestão dessas informações tão importantes, e foi para isso que o armazenamento em nuvem surgiu, visando oferecer mais qualidade nas suas operações.

Com o Oneshare é possível organizar e gerenciar essas informações de maneira mais prática, fazendo a indexação de arquivos por hashtags, definindo quais usuários podem acessá-lo, e um compartilhamento seguro, que também não sobrecarrega os sistemas internos.

Aqui, você vai além da gestão de informações, com um portal corporativo personalizável, que é possível colocar a identidade visual do seu negócio, gerando mais valor e credibilidade a sua rede de relacionamentos.

Confira os serviços Oneshare para elevar a gestão de documentos da sua empresa, clique aqui e entre em contato com a nossa equipe.