[jan] – [post pilar 2k] O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)? Vantagens e principais tecnologias

Todo gestor deve estar atento à otimização dos recursos de uma empresa, e também pesquisar e validar processos para deixar as atividades empresariais ainda mais eficientes. É nesse cenário que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) ganha cada vez mais destaque dentro das organizações dos mais variados portes e segmentos.

Essa ferramenta ainda é impulsionada pelo advento da transformação digital, que requer soluções cada vez mais rápidas e eficientes para atender as demandas de mercado. Mas, o GED pode ser usado em vários contextos, o que também inclui os processos off-line.

Para ajudar você a saber o que é gerenciamento eletrônico de documentos, preparamos este artigo. Acompanhe!

O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?

O gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é o processo em que se administra todo tipo de documentação, tendo como finalidade promover a organização de todos os registros eletronicamente.

Além disso, o GED também é o responsável por fazer a busca para o fechamento do ciclo completo de dados no ambiente empresarial, indo desde a criação dos documentos até a sua fase de armazenamento.

Essa ferramenta também é a responsável por reunir módulos conectados, que tornam possível promover uma maior organização e gerenciamento de todos os seus registros de forma física, e também por meio eletrônico.

Esses documentos ainda podem ter diversas origens, indo de arquivos de voz, microfilmagem, formulários em papel, até planilhas eletrônicas específicas. Dessa forma, ao utilizar o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é possível promover um maior controle da segurança desses dados, além de promover a otimização das buscas, fazer modificações nos registros, nas entradas e saídas dos documentos de maneira mais eficiente.

Ainda é possível fazer a promoção das entradas de acesso aos registros de maneira a proteger os dados, ao mesmo tempo em que o acesso a essas informações podem ser realizadas de qualquer dispositivo conectado à internet.

Com isso, é possível melhorar os processos internos e externos da empresa, ao promover um atendimento mais eficiente, ao mesmo tempo em que o número de horas empregado nas atividades é reduzido, o que significa uma importante economia para as empresas que aderem a esse serviço.

Além disso, ao contar com os recursos da GED, ainda é possível garantir a integridade dos dados, já que o acesso é realizado por meio digital. Assim, as organizações passam a ser beneficiadas, pois conseguem avaliar de forma rápida uma grande quantidade de dados.

Isso é possível porque o Gerenciamento Eletrônico de Documentos oferece um grande potencial de avaliação das necessidades do cliente, conferindo mais rapidez e confiabilidade aos processos.

Vale reforçar que a capacidade de gerenciar documentos é uma rotina fundamental para uma gestão do conhecimento adequada no empreendimento. Isso porque ela é capaz de promover a preservação do patrimônio intelectual de uma empresa ao organizar, de forma eletrônica, toda a documentação.

Concomitantemente a GED é um recurso capaz de fornecer os dados necessários quando o cliente e demais públicos de relacionamento da empresa mais precisam, promovendo a satisfação de todos, o que ajuda a elevar a marca da empresa no mercado.

O GED serve para quê, afinal?

O GED serve para organizar os documentos de uma companhia de forma eletrônica, basicamente. Para isso, os dados são armazenados de forma digital e a instituição e seus públicos não precisam lidar com pilhas de papéis que, muitas vezes, apenas servem para ocupar espaço.

Assim, quando a empresa passa a contar com um planejamento eficiente de gestão de documentos, ela tem à sua disposição uma série de benefícios que passam a ser refletidos na imagem da organização de maneira bastante positiva.

Além disso, o gerenciamento eletrônico de documentos tem fundamental importância para o processo de manutenção das bases de informações e de conhecimento das organizações de todos os portes e segmentos. 

O GED atua especialmente na organização de dados de voz ou imagem, além das informações de texto. Todas essas informações são convertidas para o formato digital. Dessa forma, os funcionários da empresa passam a ter acesso remoto às informações.

Assim, o GED pode ser entendido, em um sentido mais amplo, como sendo parte da segurança do acesso pleno de informações e dados fundamentais para colaborar com a tomada de decisão na empresa, ajudando os gestores a terem mais segurança quanto aos deveres e os direitos para a realização das atividades na instituição.

Como funciona o Gerenciamento Eletrônico de Documentos?

A Gestão Eletrônica de Documentos funciona por meio de diversos dispositivos e ferramentas. Separamos os principais para você a seguir. Confira!

Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR)

Com a ajuda do OCR, o sistema GED digitaliza a documentação e faz o reconhecimento das letras e palavras de forma simultânea, usando para isso um arquivo em imagem. Dessa forma, é possível realizar buscas por palavras-chave, encontrar dados específicos e fazer o recorte de trechos importantes do documento para usá-los em outro registro.

Reconhecimento Inteligente de Letra em Fôrma (ICR) e o Reconhecimento Inteligente de Letra Cursiva (IHR)

Seguindo a mesma ideia do OCR, o ICR e IHR diferenciam os caracteres de documentos escritos à mão.

Processamento de Imagens para Documento (DI)

O DI, assim como o scanner, consegue fazer a identificação, armazenamento e visualização das imagens de um documento, tornando-os digitais, e para isso utilizam um mapa de bits.

Gerenciamento de Registros (RM)

O RM é um sistema que também torna possível fazer a gestão de documentos em longo prazo, considerando tanto os documentos digitais quanto os físicos. Para isso, passa a controlar o seu ciclo de vida, indo desde a geração do documento até o arquivamento permanente ou exclusão.

Enterprise Report Management (ERM)

Com o ERM é possível formatar o documento, indexá-lo, além de fazer a compactação de faturas, inventários, relatórios e outros conteúdos. Isso torna possível uma maior liberação de espaço, o que facilita a busca pelos mais diversos tipos de dados.

Assim, reunindo os mais variados recursos e suas funcionalidades, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos promove a gestão do conhecimento nas empresas. Isso é possível por meio da organização, digitalização e distribuição dos documentos.

Quais são as principais tecnologias utilizadas no GED?

Para que o GED funcione de maneira eficiente, é preciso empregar uma série de recursos que acompanham a tendência da tecnologia. Veja a seguir!

Document imaging

O document imaging é um recurso de GED usado para promover a conversão de registros físicos em arquivos digitais. Para isso, usa recursos de digitalização, sendo os scanners os equipamentos mais utilizados.

Document management

O document management é o recurso responsável por fazer a gestão eletrônica de registros com maior eficiência. Isso porque ele permite fazer a criação, revisão, aprovação e exclusão de documentos digitais em qualquer parte do processo.

Capture

Essa solução tem papel fundamental nos processos do GED e é responsável por tornar mais rápidos os processos de negociação partindo da transformação dos registros e dos formulários em informações específicas e também confiáveis, tornando-as recuperáveis. Essa solução ainda pode ser integrada a qualquer aplicação conforme os contratos.

COLD/ERM

A solução COLD/ERM é a responsável pela promoção do tratamento das páginas de relatórios. Ele atua fazendo a captura, indexação, armazenamento, gestão e recuperação dos dados com baixo custo e de forma a aproveitar melhor os recursos, com a preservação das características originais.

Forms processing

A tecnologia de forms processing é a responsável por fazer a integração do sistema GED, atuando com o reconhecimento de todos os dados disponibilizados. Ele faz o cruzamento dos dados de campo em bancos de dados, analisando as suas correspondências.

Workflow/BPM

Essa solução é a responsável por fazer o controle e o gerenciamento de todos os processos dentro da empresa, direcionando os trabalhos para os funcionários certos e dentro do tempo estabelecido previamente.

O Workflow/BPM também é o responsável pela administração das atividades internas, prazos, trâmites, registros e pela sincronização das atividades do time de trabalho externo.

Records and information management

Finalmente, a tecnologia Records and information management é a responsável por fazer a gestão documental do ciclo de vida de um arquivo dentro do GED. Essa ferramenta é a responsável por fazer o acompanhamento do registro desde a sua criação, e para isso envolve processo de armazenamento, disponibilização, manutenção, processamento e a posterior exclusão desses registros.

Onde se aplica o Gerenciamento Eletrônico de Documentos?

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode ser utilizado em organizações de diversos segmentos, já que as suas bases de gestão de registros são únicas e podem sofrer alterações para que o atendimento de necessidades específicas de cada empresa ou área sejam atendidos. Separamos para você alguns dos segmentos em que o GED se aplica:

• escritórios de advocacia;
• áreas da saúde;
• instituições financeiras e cooperativas de crédito;
• construção civil;
• órgãos públicos;
• educação;
• indústrias.

Como você pode perceber, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode ser usado em praticamente todos os segmentos de prestação de serviços, já que a sua estruturação é flexível e possibilita uma melhor adequação para diversos segmentos.

Por que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é vantajoso?

Um gestor atento às tendências do mercado sabe que empresas que não se adaptam aos avanços científicos acabam por perder espaço para a concorrência, não é mesmo?

Assim, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um recurso que deve ser usado para promover uma melhor performance dos serviços prestados pela empresa, além de promover outras vantagens. Acompanhe a seguir!

Organização dos documentos

Poder contar com a organização dos registros empresariais é um dos principais benefícios promovidos pelo Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Isso acontece porque, a partir desse processo, todas as informações passam a ser categorizadas e armazenadas em um único ambiente.

Dessa forma, é possível segmentar cada conteúdo em função da relevância, assunto, data de realização e até mesmo da numeração do tema tratado.

Assim, é possível evitar que os dados da empresa fiquem desorganizados, o que pode resultar em problemas graves para a empresa, que podem causar, entre outras questões, o abalo à imagem da organização e também prejuízos financeiros.

Liberação do espaço físico

Quando a sua empresa trabalha com Gerenciamento Eletrônico de Documentos, fica mais fácil, prático e rápido realizar as buscas por informações, ao mesmo tempo em que você libera espaço físico e consegue reduzir os custos com aluguel de espaço, papel e profissionais para organizar o arquivo.

Isso acontece porque com o GED, as informações ficam armazenadas em ambientes online, e ainda é possível atender às demandas dos públicos de relacionamento da empresa de forma efetiva, ao mesmo tempo em que os dados importantes são preservados.

Isso devido ao fato de que os registros são digitalizados e armazenados em nuvem, sendo categorizados e organizados conforme as necessidades da companhia, e com um sistema de busca preparado por esse trabalho específico.

Segurança das informações da empresa

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos possuem acesso restrito, ou seja, apenas os usuários com login e senha podem acessar as informações. Da mesma forma, os registros armazenados ficam protegidos, mesmo aquelas que de forma aparente não possuem relevância alguma. Portanto, o GED torna possível que os arquivos sejam abrigados em segurança por sistemas eletrônicos específicos.

Praticidade para a elaboração de relatórios

Ter dados para a tomada de decisão na empresa é crucial para o sucesso de qualquer gestão, não é mesmo?

Quando você conta com um sistema de Grenciamento Eletrônico de Documentos, fica mais fácil elaborar relatórios e planilhas para embasar as decisões e também para prestar contas de uma série de informações que podem ser pertinentes para o negócio.

Logo, ao contar com o GED, você tem à disposição da empresa arquivos organizados e classificados para usar a favor do desenvolvimento do negócio.

Redução de custos

Para ganhar espaço no mercado é preciso otimizar os recursos. Mas, para que isso aconteça, você precisa contar com ferramentas e recursos eficientes. Portanto, quando a empresa passa a investir na digitalização de documentos, torna-se mais fácil direcionar esforços para outras áreas mais importantes da empresa, o que é capaz de promover importantes diferenciais competitivos para o negócio.

Viu como investir em um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode ser importante para tornar mais eficientes os processos da empresa? Além disso, é possível proporcionar insights importantes para a tomada de decisão, o que é fundamental para manter a empresa competitiva no mercado.

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