Veja qual a importância de dados para as estratégias da empresa no mercado

A chegada do digital nas empresas tornou os processos mais ágeis e tecnológicos. Apesar de esse fato trazer diversas vantagens ao negócio, ele também apresenta um desafio: o aumento da concorrência. Afinal, com mais recursos disponíveis, um grande número de companhias abriu empreendimentos ou migrou suas lojas físicas para o ambiente web.

Em vista disso, é fundamental encontrar maneiras de manter a estratégia da empresa ativa e relevante no mercado. É nesse momento que entram os dados, que trazem informações sólidas sobre o público e suas demandas. Por meio de uma gestão Data-Driven, as organizações conseguem formular planejamentos estratégicos e alinhados às dores dos clientes.

Acompanhe a leitura e entenda mais sobre o assunto!

O que é Data-Driven?

Conhecido, em português, como cultura orientada por dados, o Data-Driven surge como um movimento preciso na hora de entregar serviços personalizados ao público. Antigamente, era comum captar a opinião do consumidor por meio de pesquisas de mercado e de público. Ainda que sigam sendo úteis em diversos momentos, elas demandam tempo para ser realizadas, analisadas e gerar resultados.

Em razão da era digital, que apresenta usuários cada vez mais conectados e em busca de soluções rápidas, é preciso ir além. Assim, surge a cultura de captar dados em tempo real, atendendo às necessidades do público conforme surgem. Ela deixa de lado a tomada de decisões baseada apenas na experiência dos gestores e da liderança e, em consequência, pede que toda a estrutura das empresas se adapte.

Para adotar a cultura orientada por dados, é importante capacitar a equipe e integrar processos. A comunicação precisa ser fluida, garantindo que todos acessem as informações necessárias para formular estratégias e atender aos clientes. Também é importante contar com as ferramentas e os parceiros certos, investindo em Business Intelligence, ou inteligência corporativa.

Como funciona a tendência do compartilhamento de dados na estratégia da empresa?

Conforme visto, compartilhar informações entre a equipe é fundamental para que as decisões possam ser baseadas em dados. Contudo, o compartilhamento pode ir além. Com a digitalização dos processos, uma grande tendência de uso de dados é incluir clientes, fornecedores e outros pontos de contato interessantes ao negócio na comunicação.

Dessa maneira, é mais fácil realizar reuniões com consumidores e parceiros estratégicos, mostrando dados e planilhas em tempo real, sem precisar estar presente para isso. É claro que, de modo a garantir sucesso nessa empreitada, é preciso investir em segurança de dados. Também é fundamental ter agilidade na hora de compartilhar documentos.

Nesse momento, o cloud computing entra em cena. Esse conceito tecnológico se baseia na nuvem, que é uma rede global de servidores. Ela permite um controle de documentos seguro e ordenado, facilitando o compartilhamento e tornando as transações mais ágeis e eficientes.

Como a gestão de documentos on-line pode ajudar a estratégia da empresa?

Imagine que os administradores da companhia tenham se reunido com os líderes e representantes de cada setor. Juntos, formularam a nova estratégia da empresa, que incluirá ferramentas e políticas na cultura da organização. O próximo passo é mostrar esse documento para toda a equipe.

Nessa hora, há duas alternativas: imprimir centenas de papéis e distribuir pelo escritório ou, simplesmente, usar o compartilhamento de arquivos para entregar as novas propostas aos talentos. Certamente, a segunda opção é mais ágil e eficiente, certo? Porém, ela depende de uma boa gestão de documentos online para ser feita da forma correta.

Sem usar o software certo e investir em segurança da informação, a nova estratégia da organização não só pode se tornar alvo de ciberataques, como também, impossibilitar o acesso integrado de toda a equipe ao documento. Por isso, ao implementar ferramentas de gerenciamento de arquivos de alto padrão, todo o time se beneficia de diferenciais, como:

• salvamento automático;
• transfer de alto padrão, permitindo um compartilhamento organizado;
• auditorias completas, que controlam o acesso dos documentos apenas a pessoas autorizadas;
• compliance personalizado;
• customização conforme as necessidades dos usuários;
• praticidade na hora de alterar ou corrigir arquivos já salvos;
• facilidade na identificação de documentos, entre outros.

Como cruzar o compartilhamento de dados e a gestão de documentos?

Após entender a relevância desses dois conjuntos de práticas para o negócio, é ideal encontrar formas de aproveitar as vantagens de ambos, em simultâneo. Afinal, arquivos bem geridos, protegidos e acessíveis, em união a documentos que podem ser facilmente compartilhados com clientes, fornecedores e a equipe, tendem a gerar resultados extremamente positivos na implementação da cultura Data-Driven.

Conforme dito, a forma mais simples de fazer isso é pela adoção de um gerenciador de arquivos em nuvem. Porém, tomar algumas atitudes pode otimizar o processo. Saiba quais são elas, a seguir!

Classifique os documentos

Ainda que a ferramenta facilite a busca de arquivos, é interessante classificá-los por algum padrão — seja relevância, seja prioridade. Essa atitude facilitará o acesso ágil aos dados necessários para realizar tarefas com o máximo de qualidade.

Elabore uma política de acesso clara

Os softwares de gestão de alto padrão investem em segurança. Contudo, para minimizar o erro humano, é recomendado estabelecer uma política clara sobre o acesso a determinados documentos. Ela aumentará a proteção.

Digitalize

O gerenciador de arquivos só será útil se a empresa investir na tecnologia paperless. Sendo assim, abra mão dos papéis, que podem ser danificados ou perdidos com o tempo. Aposte em fazer o upload dos documentos digitais no sistema. Assim, será possível aproveitar os benefícios do software, além de liberar espaço físico no empreendimento.

Realize backups regulares

O backup é um recurso que ajuda a fortalecer a segurança e a ordenação dos arquivos do empreendimento. Afinal, duplica e armazena os documentos desejados, impedindo que imprevistos ou desastres os comprometam. Aproveite que os melhores softwares disponíveis oferecem backup automático em nuvem e programe-o na companhia!

De modo geral, formular a estratégia da empresa é algo que ganha, cada vez mais, um caráter mutável. Isso é resultado das mudanças rápidas no comportamento do consumidor, que colocam o uso de dados em tempo real no centro do planejamento estratégico.

Sendo assim, use as dicas deste conteúdo para garantir que seu negócio aproveite ao máximo o poder dos dados. Por fim, una a cultura Data-Driven e a boa gestão de arquivos ao compartilhamento de dados e aproveite os bons resultados que surgirão!

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