Confira quais são os 5 principais documentos do setor comercial

Realizar o gerenciamento dos documentos do setor comercial de uma empresa é extremamente importante. Para garantir uma boa gestão de documentos, os processos comerciais de uma empresa devem estar em contínuo processo de melhoria.

Quando o processo de gestão não é realizado de maneira apropriada, a empresa pode sofrer com problemas como a dificuldade de encontrar arquivos e, até mesmo, o risco de extravio de documentos importantes. A falta de preocupação com o aprimoramento dos processos pode, inclusive, atrapalhar os resultados das vendas.

Uma das principais formas de aprimorar esses processos comerciais é realizar uma boa gestão de documentos. Essa prática vai gerar mais agilidade nos processos e evitar a perda do timing da venda, por exemplo. A seguir, você confere uma descrição dos 5 principais documentos e por que eles impactam diretamente no resultado das suas vendas!

Quais são os 5 principais documentos do setor comercial?

1. Nota fiscal

É o registro das vendas de sua empresa. As notas fiscais são os papéis mais utilizados no setor financeiro. Nela são feitos os lançamentos de contabilidade. Atualmente, utiliza-se a nota fiscal eletrônica, que vem com as estruturas de escrituração fiscal.

2. Fatura

Funciona como um extrato resumido das informações de uma nota fiscal. Busca detalhar o produto ou serviço prestado e os valores cobrados. A fatura não tem vínculo com recolhimento de tributos ou impostos.

3. Duplicatas

São geradas depois da emissão das faturas. Elas funcionam como um título de crédito no qual o comprador se compromete a pagar a importância representada na fatura em determinado prazo estipulado.

4. Recibo

É a prova de que determinada transação financeira foi realizada. O recibo é emitido para provar que foi realizada a quitação da transação comercial, o pagamento propriamente dito. Ele é uma declaração do recebimento de um valor de outra pessoa.

5. Nota promissória

Funciona como uma promessa de pagamento de uma dívida. A nota promissória entra em cena quando uma das partes assume a obrigação de realizar um pagamento dentro de uma data estipulada.

Como proteger os documentos da sua empresa?

Além de conhecer esses documentos, é preciso armazená-los de maneira apropriada e, acima de tudo, protegê-los. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige que todo documento deve ter um ciclo de vida definido, sobretudo os que contêm dados pessoais. Na prática, a empresa deve processar, armazenar e destruir os documentos, levando em consideração o seu período legal de guarda.

O OneShare é uma solução para armazenamento de arquivos com diversas vantagens. Em primeiro lugar, ele permite que o gestor realize uma auditoria completa dos dados e controle o acesso de cada usuário às informações. Esse recurso contribui para que os dados fiquem mais seguros, evitando o vazamento de informações que deveriam ficar em sigilo.

Outro recurso imprescindível que o OneShare oferece para os gestores é o sistema de compliance, que permite a implementação de regras de acesso às informações e rotinas para os usuários. E para reduzir o risco de perda de informações a praticamente zero, ele oferece um recurso que salva automaticamente as informações e permite que os usuários compartilhem automaticamente os arquivos do pacote Office.

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