Documentos digitais: aprenda como armazená-los com segurança!

Os documentos digitais são uma solução eficiente e segura para armazenar dados da empresa. Além disso, esse é um processo que confere grandes vantagens, já que atende às normas de Lei Geral de Proteção de Dados, economiza espaço e oferece à organização uma série de vantagens.

Assim, os documentos digitais fazem parte da gestão estratégica de dados da empresa. Eles merecem atenção, já que trazem importantes diferenciais competitivos para o negócio.

Quer saber como armazenar os documentos digitais com segurança? Então, continue a leitura!

Como é o processo de armazenamento de documentos digitais em nuvem?

Ao converter os documentos para o formato digital, tanto o controle quanto a gestão deles são facilitadas. Como consequência, a empresa pode contar com um acesso mais fácil e seguro às informações, além de poder remanejar funcionários para atividades mais estratégicas do negócio, já que os processos digitais requerem menos esforços operacionais.

Para armazenar os documentos digitais na sua empresa, você precisa seguir um passo a passo. Veja, a seguir!

Restrinja o acesso aos documentos

Restringir o acesso aos documentos digitais é importante porque, caso contrário, pode haver alteração de dados, troca de documentos e outras questões que venham a interferir na veracidade dessas informações.

Fique atento à organização

Uma forma eficiente de organizar os documentos digitais é separá-los em pastas. É importante que a organização siga uma lógica, a fim de permitir uma fácil localização dos dados. Nesse sentido, o uso de tags também pode ajudar a guardar com mais eficiência os arquivos digitais.

Opte pelo armazenamento em nuvem

Armazenar os documentos digitais apenas nas máquinas do escritório não é uma boa ideia. Isso porque elas podem sofrer danos, que prejudicam os arquivos.

Assim, o ideal é utilizar a tecnologia em nuvem para conferir uma maior eficiência no armazenamento dos documentos digitais. isso também confere mais segurança e mobilidade para os seus arquivos.

Além disso, o com armazenamento em nuvem, é possível acessar os documentos de qualquer lugar, reduzir custos com armazenamento interno, trabalhar em equipe com facilidade e reduzir a burocracia para a entrada e a consulta a documentos.

Quais as principais vantagens dos documentos digitais?

Eficiência e produtividade é o que todo negócio almeja. Com os documentos digitais, você reduz custos, colabora para a sustentabilidade da empresa, além de conferir uma maior segurança diante riscos de danos físicos.

Separamos para você, a seguir, mais algumas vantagens de manter os documentos digitais. Acompanhe!

Mais eficiência e produtividade

A rapidez dos mercados exige uma maior eficiência e precisão dos processos administrativos da empresa. Com os documentos digitais, você tem à sua disposição um método que ajuda na classificação e segmentação do arquivos, levando em consideração as suas características.

Com isso, fica muito mais fácil localizar e armazenar esses documentos, em especial, aqueles mais relevantes para o negócio, que necessitam ser consultados rotineiramente. Dessa forma, é possível otimizar o tempo dos funcionários, aumentando a produtividade e também a eficiência dos processos.

Menos custos

Os custos com armazenamento de documentos, manutenção desses espaços e impressão de novos registros representam um importante investimento para as organizações. Conforme estudo realizado pela Gartner, cerca de 3% dos gastos das companhias são direcionados ao uso de papel, armazenamento físico e manutenção de documentos e impressão.

Com o armazenamento dos documentos digitalizados, esses custos são eliminados, e você ainda não vai precisar de uma equipe interna exclusiva para a gestão desses materiais. Como consequência de todas essas situações, você terá uma significativa redução de custos.

Sustentabilidade

Ao reduzir o uso de papéis e adotar os documentos digitais, você economiza significativamente, ao mesmo tempo em que contribui para a preservação do meio ambiente.

Não se engane achando que isso é pouco, pois o uso do papel tem impacto direto na questão ambiental, sendo o volume utilizado proporcional ao tamanho do seu negócio. Em uma multinacional, por exemplo, essa proporcionalidade é bastante alta.

Assim, fazer o seu negócio crescer de maneira sustentável é possível com a adoção dos documentos digitais. Nesse cenário, optar por soluções que colaborem com o meio ambiente, além de fortalecer a sua marca diante dos públicos de relacionamento, é uma boa estratégia para se manter atualizado.

Segurança contra fatores físicos e naturais

Ao utilizar documentos digitais, sua empresa não corre o risco de perder dados decorrentes de incidentes relacionados ao ambiente. Além disso, ao optar por colocar os documentos digitais na nuvem, não é necessário se preocupar com as condições do local onde são armazenados.

Assim, além de maior segurança para as informações dos documentos em formato digital, os custos com a manutenção também são reduzidos.

Qual a relação de documentos digitais e Lei Geral de Proteção de Dados?

Em vigor desde setembro de 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil (LGPD), Lei 13.709/2018, estabelece diretrizes para armazenamento e tratamento de dados pessoais e seu armazenamento. A legislação se baseia em 11 princípios que as empresas detentoras dos dados devem obedecer quanto ao tratamento das informações coletadas.

Essas boas práticas devem ser cumpridas de forma obrigatória por todas as empresas brasileiras. No caso dos documentos digitais, a lei rege que os registros que contenham dados pessoais tenham um ciclo de vida definido, ou seja, a empresa deve processar, armazenar e, ao fim da utilidade do documento, arquivar definitivamente ou deletar esse material.

Quais os diferenciais do OneShare® para armazenamento de documentos digitais?

Com o gerenciador em nuvem do OneShare®, você tem uma solução completa para os documentos digitais da sua empresa. Com ele, você pode complementar os dados do arquivo, fazer a indexação por hashtags, definir quem pode acessar as informações, escrever a mensagem que os usuários receberão de notificação do documento e muito mais!

Além disso, o serviço ainda possibilita agilidade e segurança, pois você recebe um e-mail com o link para acesso aos documentos digitais, e não como anexo.

Como vimos, documentos digitais são importantes para manter a competitividade da sua empresa, conferindo a ela muito mais agilidade e segurança no tratamento dos dados. Para isso, você deve contar com os processos e as ferramentas certas, como o gerenciador em nuvem OneShare®.

Gostou deste artigo sobre documentos digitais? Então, entre em contato para conhecer mais sobre as nossas soluções!