6 cuidados básicos para fazer o controle de informação documentada

O controle de informação documentada deve ser levado em consideração por empresas diversas, sobretudo aquelas que trabalham com dados e informações para realizar as tomadas de decisão que conduzem os objetivos do negócio. No entanto, pode parecer complicado realizar a correta gestão dessas informações.

Mas não se preocupe, existem boas práticas e ferramentas que podem auxiliar a empresa e tornar todo esse processo muito mais eficiente. Quer saber mais? Basta continuar a leitura. Acompanhe!

A importância do controle da informação documentada

Todas as organizações recebem um grande volume de informações de variados assuntos. Por isso, realizar o correto controle da informação documentada é indispensável para garantir que o sistema de gestão esteja ativo e funcionando adequadamente. É por meio desse sistema de gestão que todas essas informações valiosas são registradas e organizadas.

As informações documentadas envolvem todos os processos do negócio e abrange todas as informações coletadas por uma empresa, como controle de novos clientes, procedimentos em atuação ou em implementação, registros de treinamentos de equipe, novos pedidos de compras e muito mais.

Logo, para que a empresa possa localizar essas informações e dados valiosos, para ajudar na tomada de decisão com agilidade e precisão, é preciso padronizar e organizar as informações documentadas. Caso contrário, informações importantes podem se perder, custos desnecessários podem aparecer, bem como tomar decisões importantes com base em dados obsoletos.

Soma-se a esses benefícios e desvantagens, a necessidade de estar de acordo com a Norma ISO 9001: 2015, no requisito 7.5.3.2 sobre o controle de informação documentada, diz que a organização deve abordar alguma atividades obrigatoriamente, são elas:

• distribuição, acesso, recuperação e uso;
• armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade;
• controle de alterações;
• retenção e disposição.

Os 6 cuidados para o controle da informação documentada

Como se trata de uma tarefa de extrema relevância para a empresa, e que é direcionada por uma normativa, é preciso saber como tomar os devidos cuidados para que a informação documentada esteja disponível e possa fornecer informações relevantes para o direcionamento do negócio. Confira abaixo os 7 cuidados para o controle da informação documentada que separamos para você. Vamos lá!

1. Centralizar a base de dados

Como um documento enviado para um colaborador ou grupo de colaboradores, por e-mail, pode ser replicado e distribuído para outros funcionários e setores, o ideal é criar uma base centralizada das informações documentadas.

Com isso, utilizando uma pasta ou conjunto de pastas na intranet da empresa, todos os envolvidos em determinada atividade podem buscar por esse documento e encontrá-lo atualizado em um mesmo ambiente. Caso contrário, os colaboradores poderiam circular informações desatualizadas, difíceis de serem rastreadas e corrigidas.

2. Codificar as informações dos documentos

A maior parte dos arquivos digitais de uma empresa, como vídeos, planilhas, textos, imagens e fluxogramas ficam armazenados no servidor ou em algum dos equipamentos da empresa. Logo, é preciso criar códigos para ajudar os responsáveis a entenderem o que é cada arquivo sem a necessidade de abri-los.

A própria normativa apresentada anteriormente, neste artigo, exige que isso seja feito como esse procedimento básico para que o documento seja encontrado por um nome específico, e o código o torne único.

3. Garantir a segurança dos documentos

A segurança das informações documentadas é de extrema relevância. Independentemente da maneira como os arquivos são armazenados, as informações contidas nos documentos são confidenciais, por isso a incorreta utilização delas pode acarretar diversos transtornos para a empresa.

Para que essas informações valiosas, que podem ser dados de clientes ou estratégias utilizadas pela empresa, é preciso garantir que alguns cuidados sejam tomados. Para guiar esses cuidados, leve em consideração a confidencialidade dos documentos, ou seja, garantir que determinados documentos sejam acessados apenas por quem realmente necessita utilizá-los.

A disponibilidade dos documentos também deve ser garantida, tornando possível acessá-los em qualquer lugar e no momento que o responsável precisar consultá-los. A integridade dos documentos também deve ser exigida para garantir que os arquivos não sejam corrompidos e as informações se percam.

4. Ter cuidado com os e-mails

A comunicação empresarial por e-mail é extremamente funcional e essa é uma potente ferramenta de comunicação interna e externa. Contudo, a prática de enviar ou pedir por correções em arquivos por e-mail, pode ocasionar em situações prejudiciais para o negócio.

Caso haja algum imprevisto, o arquivo enviado pode ser apagado pelo usuário ou até mesmo do provedor do e-mail não realizar a correta entrega do arquivo. É importante lembrar que esse canal não foi feito para gerenciar arquivos e existem ferramentas mais propícias para essa função.

5. Criar um PO (Procedimento Operacional)

Uma maneira bastante simples e eficiente de centralizar as informações e garantir que os requisitos 7.5.3.2 sejam cumpridos de maneira eficiente, é criando um procedimento operacional com total descrição de como as informações documentadas são controladas. Dessa maneira, fica fácil compreender como são realizados os requisitos como distribuição, acesso, recuperação, uso, armazenamento, preservação e muito mais.

6. Buscar por soluções profissionais

Como as informações documentadas são de extrema relevância para as empresas e algumas das tarefas para garantir um bom processo não são tão simples, é fundamental contar com as soluções profissionais disponíveis no mercado. Essas soluções costumam conferir maior profissionalismo e segurança.

No entanto, não é qualquer software que irá fornecer as soluções necessárias para a sua empresa. Portanto, faça pesquisas e entenda qual soluções, reconhecida e aprovada no mercado, melhor se encaixa nas necessidades do seu negócio.

A importância da tecnologia para esse processo

A tecnologia tem papel central na gestão de documentos empresariais, caso contrário, seria muito difícil gerir a infinidade de informações geradas pelo banco de dados das empresas. Por esse motivo, contar com empresas e softwares especializados pode ser a solução mais eficiente para determinados negócios.

Com uma boa ferramenta de controle de informação documentada, o empreendimento pode contar com processos automatizados, maior produtividade das equipes e colaboradores, salvamento e proteção correta dos arquivos e customização de todos os processos.

O controle de informação documentada é primordial para o bom funcionamento das empresas. Existem normativas que estipulam como devem ser feitos e os empreendimentos devem se atentar às boas práticas para que essa atividade traga benefícios para a marca. Portanto, tente centralizar as informações, garanta que cada informação seja codificada e segura, evite canais não especializados, estipule um procedimento operacional e se possível, conte com soluções profissionais.

Se você quer saber ainda mais sobre o assunto, confira agora mesmo este artigo e aprimore o seus conhecimentos sobre o tema.