Comunicação interna das empresas: confira 9 dicas para aprimorá-la

Independentemente do mercado de atuação, a comunicação é fundamental para organizar os seus processos produtivos. Quando se fala especificamente em comunicação interna das empresas, está se tratando da gestão das interações com o público interno do negócio.

A comunicação interna é essencial para garantir a boa realização dos processos produtivos. Uma empresa que deseja crescer e se destacar no seu nicho de atuação precisa aprimorar esse setor.

Uma das principais funções da comunicação interna é manter os colaboradores motivados, interessados e engajados nos processos da organização. Grandes empresas já se deram conta de que uma comunicação interna eficiente e certeira é vital para os resultados de seus negócios.

Quando realizada de maneira clara e objetiva, a comunicação interna contribui para deixar os colaboradores da empresa mais satisfeitos, motivados e produtivos. Veja mais sobre o assunto!

O que é a comunicação interna das empresas?

Enquanto a comunicação externa gerencia todas as interações da empresa com seus consumidores, clientes, comunidade, governo e outros, a comunicação interna é uma ferramenta estratégica que permite a interação entre todos os funcionários de um negócio.

Essa relação pode acontecer verticalmente, quando ocorre entre a liderança e seus subordinados, ou horizontalmente, quando a interação se dá entre colaboradores do mesmo nível hierárquico.

A comunicação interna facilita o compartilhamento de informações estratégicas relevantes no ambiente de trabalho. Ela contribui para a transmissão da cultura, dos valores e dos objetivos da empresa. Além disso, permite comunicações mais segmentadas e direcionadas, como feedbacks de desempenho, metas e objetivos específicos para uma equipe ou para um indivíduo.

Quais as dicas para uma comunicação interna eficiente?

Existem práticas que você pode implementar, inclusive de forma conjunta, para ter uma comunicação interna mais eficiente na sua empresa. No entanto, elas precisam de consistência para serem executadas e assimiladas pelos colaboradores, de modo que a boa interação seja parte da cultura organizacional.

Para facilitar a visualização dessa nova maneira de posicionar a sua empresa, preparamos nove dicas de comunicação interna. Vamos lá!

1. Defina e estimule o cumprimento de metas

Um dos passos fundamentais para afinar as estratégias de comunicação interna é valorizar os funcionários e motivá-los a participar dos processos da empresa. O estabelecimento de um sistema de recompensas é uma ótima forma de estimular o cumprimento de metas.

O sistema de bônus, premiações ou, até mesmo, comissões estimula o engajamento dos funcionários nos processos produtivos. Para esse sistema funcionar, as regras devem ser justas e comunicadas de maneira transparente para os colaboradores.

Além de fortalecer a comunicação interna nas empresas, a valorização dos funcionários é uma ótima forma de melhorar a performance e trazer resultados mais expressivos para o negócio como um todo.

2. Evite ruídos

Os ruídos e as conversas informais podem ser muito prejudiciais, causando atrasos no cumprimento das tarefas e perda de produtividade. As empresas devem criar mecanismos com a finalidade de garantir que os conteúdos das mensagens sejam compreendidos de maneira correta.

Para evitar ruídos na comunicação, ao menor sinal deles, o gestor deve reunir os colaboradores e resolver os mal-entendidos para manter um bom clima organizacional.

3. Ouça os funcionários

Para assegurar a efetividade da comunicação, não basta encher os colaboradores de orientações orais, mensagens escritas e e-mails. Também é preciso ouvir o que os funcionários têm a dizer. A comunicação deve ocorrer em uma via de mão dupla.

A empresa precisa criar espaço para que os profissionais tirem suas dúvidas, façam questionamentos e deem sugestões. Dessa forma, os funcionários vão se sentir envolvidos no processo e motivados a realizar um bom trabalho.

No mesmo sentido, a empresa deve estabelecer uma cultura de feedback, analisando o desempenho dos colaboradores e conferindo a eles a oportunidade de saber o que precisa ser mudado e em que pontos devem se empenhar mais.

4. Fomente a cultura organizacional

Partindo do pressuposto de que a empresa é formada por pessoas de diferentes culturas, crenças e personalidades, para garantir uma boa comunicação interna, é muito importante que se crie uma cultura organizacional. Ela deve expressar suas crenças, atitudes, hábitos e valores, que devem ser compartilhados por seus colaboradores.

Um dos papéis da comunicação interna nas empresas é contribuir nesse sentido. Também é função dos gestores das organizações disseminar a cultura organizacional e estimular que essas atitudes, hábitos e valores sejam vivenciados no ambiente de trabalho.

5. Aproxime-se de seus colaboradores

Foi-se o tempo em que os líderes de uma empresa eram pessoas inacessíveis. A tendência no mundo organizacional é estimular que o trabalho seja feito em conjunto, dando abertura para que os funcionários possam trocar ideias sobre estratégias para o negócio.

Além dessa abertura informal, outra estratégia eficaz para gerar a aproximação entre os funcionários e os líderes é estimular interações mais informais, com reuniões e, até mesmo, permitindo intervalos nos horários de trabalho.

6. Facilite o fluxo de comunicação

Para uma boa comunicação interna, o diálogo deve ser simplificado e facilitado. Seja qual for o emissor e o receptor, a mensagem passada deve ser fácil de ser compreendida por colaboradores, gestores e lideranças. Mesmo que uma mensagem seja destinada a outro setor ou equipe, todos devem poder compreendê-la.

Para que esse objetivo seja alcançado, é fundamental que quem está enviando a mensagem conheça um pouco sobre quem vai recebê-la. Por exemplo, se o setor de TI deseja passar uma informação, precisa evitar ao máximo os termos técnicos utilizados em seu cotidiano e aderir a uma linguagem mais geral e acessível.

Do mesmo modo, quando um chefe ou líder deseja fazer um direcionamento para um novo colaborador ou estagiário, a diferença hierárquica não deve prevalecer e a mensagem deve conter uma abordagem muito mais explicativa.

7. Centralize as informações

A centralização das informações ajuda a melhorar a comunicação interna da empresa ao disponibilizar em um mesmo lugar todas as mensagens e notificações importantes, para que todos os colaboradores possam se informar. Dessa maneira, é possível organizar um fluxo de comunicação baseado na relevância do conteúdo ou por período de publicação.

Com um bom portal corporativo, a empresa pode centralizar tudo o que é mais importante para o negócio e ainda manter os colaboradores informados sobre o mercado, o andamento da organização e muito mais.

De maneira acessível, otimizada e responsiva, todos os envolvidos em determinado projeto podem se comunicar de forma instantânea e atualizada. O mesmo pode ser feito com equipes de um mesmo setor ou para a comunicação geral do negócio.

8. Integre os departamentos

A integração dos departamentos é fundamental para garantir a boa comunicação da empresa. Equipes integradas tendem a entregar melhores resultados, já que todos os processos internos são alimentados por informações atualizadas.

Em resumo, a comunicação eficiente entre departamentos faz com que o fluxo de trabalho seja mais fluido e proporciona um melhor entendimento sobre as demandas do negócio como um todo.

9. Escolha os canais certos

Existem diversos canais de comunicação no ambiente corporativo, e um pode ser mais eficiente do que outro para determinada atividade, mensagem ou equipe. É possível usar e-mails, comunicação via chat interno, memorando e muito mais.

Novos colaboradores podem ainda não estar familiarizados com os meios de comunicação que a empresa usa e deixarem de acompanhar, nos primeiros momentos, alguma mensagem importante.

Outro fator a ser considerado é a relevância da mensagem. Informações mais importantes e sérias podem ser passadas por e-mail. Já informações mais descontraídas podem ser transmitidas por meio do chat interno do negócio.

Para aprimorar a comunicação interna, é fundamental que todos da instituição se conheçam bem, fiquem à vontade uns com os outros e tenham ciência de qual é o seu papel dentro da empresa.

A atuação dos líderes é fundamental nesse sentido. Eles devem deixar claro para cada colaborador como deve ser a sua atitude perante os valores da responsabilidade social do negócio.

Quais são os desafios da comunicação interna?

Realizar uma comunicação interna eficaz é um desafio. É importante ter em mente que a comunicação é um processo, e não um fim. Isso significa que ela sempre deve ser atualizada, revisada e reajustada.

Para aprimorar os processos, os gestores devem manter contato com os líderes de cada área. Por exemplo, se um dos líderes tem falta de alguma habilidade de comunicação, é papel do gestor fornecer um treinamento para que ele desenvolva essa capacidade.

Além de criar um setor voltado para realizar a gestão da comunicação interna, é importante que a empresa invista nessa área. Quando não há a atenção adequada à equipe de comunicação, os colaboradores podem ficar sobrecarregados e ter seu desempenho prejudicado.

Por outro lado, quando há uma real aposta nos processos de comunicação interna das empresas, os retornos podem ser percebidos na motivação da equipe. Os profissionais terão maior capacidade de criar soluções para os diversos desafios enfrentados pelo negócio.

A comunicação interna da empresa é fundamental para garantir a saúde do negócio e manter os processos de produção funcionando de maneira otimizada, por proporcionar uma integração das informações e boa interação entre os colaboradores e as equipes. Portanto, busque definir metas específicas, evitar distrações e ruídos nas mensagens, ouvir todos os funcionários, utilizar mecanismos que tornem a comunicação facilitada e centralizada, priorizando os canais certos e com uma linguagem clara.

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