Afinal, vale a pena investir em ferramentas de backup em nuvem?

As tecnologias da informação avançaram e, com elas, veio o aprimoramento da guarda de documentos e da segurança dos dados. Implementar uma gestão de documentos avançada na sua instituição é extremamente importante para otimizar o acesso aos dados da empresa, dos clientes e dos funcionários por meio de ferramentas confiáveis.

O backup em nuvem é um método que potencializa a transformação digital e facilita as atividades dos colaboradores diariamente. Quer conhecer melhor por que investir nesse sistema em sua organização? Continue lendo!

O que é backup em nuvem?

O backup em nuvem é o ato de realizar a cópia de segurança de qualquer documento e enviá-lo para um servidor remoto. No entanto, é necessário entender que apenas ter cópias de documentos feitos dessa forma não é garantia de segurança.

Para que o backup em nuvem se concretize e assegure a proteção da informação, é necessário usar software. Essa ferramenta deve receber todos os dados dos trabalhos rotineiros de backup para que garanta a restauração total das informações quando for necessário. Para realizar a solução de um backup em nuvem, é importante aplicar algumas ações como:

• criptografia de dados;
• período de retenção;
• compactação dos dados;
• acesso restrito aos documentos;
• relatório de backups.

Como ele se diferencia e se destaca dos modelos tradicionais?

Saber identificar que existe diferença entre fazer um backup comum e um backup em nuvem é fundamental para que todos os procedimentos sejam feitos de forma coerente. Por esse motivo, é válido entender que backup comum é a prática de salvar os documentos de maneira simples ao utilizar recursos como HD externo, pen drive, fita magnética etc.

O backup em nuvem é realizado por meio de uma ferramenta. É uma das formas mais modernas de guardar os arquivos com mais confiabilidade, além de dar acesso aos documentos de qualquer local onde haja internet. O espaço da nuvem pode ser ampliado a qualquer momento conforme a necessidade da empresa. Além disso, é uma das maneiras mais seguras de arquivamento.

Para que a segurança das informação seja realizada de forma legal, é essencial que a sua empresa siga as novas normas jurídicas em vigor. Entre elas, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que passou a valer em setembro de 2020.

A LGPD determina as regras sobre o compartilhamento de dados pessoais, o tratamento deles, a coleta e o armazenamento. Essa lei impõe maior responsabilidade sobre todas as informações operacionais das empresas no que se refere a dados. Caso as regras sejam descumpridas, as instituições podem sofrer as penalidades determinadas, como multas de alto valor financeiro, suspensão das atividades e outras consequências.

Quais os benefícios de investir nessa prática?

Ao implementar o backup em nuvem na sua empresa, os processos diários vão apresentar uma nova “roupagem”. Mesmo tendo grande volume de documentos, o armazenamento em servidor remoto faz a guarda deles de forma organizada e dispõe de maior controle. Com isso, otimiza o trabalho dos colaboradores.

Observe outros benefícios que essa tipologia de armazenamento pode oferecer a sua instituição.

Aumenta os níveis de segurança

As informações contidas nos arquivos da instituição são bens preciosos, que precisam ser guardados de forma preservada. Ao utilizar o backup em nuvem, o arquivamento dos documentos fica mais amparado, por ser feito de maneira centralizada, ao ser administrado por um servidor de arquivos na web.

Esse tipo de assistência elimina a gestão complexa de suportes para que os trabalhos aconteçam de forma segura e acessível. O portal desse tipo de ferramenta é personalizado para garantir a agilidade dos processos.

O backup em nuvem é um gerenciador de arquivos que melhor atende às necessidades de salvar e compartilhar arquivos de forma que garanta, também, a proteção da informação.

Armazena segundo as normas e regras de segurança

A LGPD é incisiva no que se refere à obediência ao seu cumprimento. Por isso, é extremamente necessário que a gestão esteja bem ciente de todas as exigências que a lei determina a respeito da proteção de dados.

É importante que a empresa conscientize e capacite os seus colaboradores, para que a organização fique alinhada à realização de tudo que as normas requerem. Feito isso, o armazenamento de dados se torna seguro dentro do sistema.

Dispensa hardware para fazer backup

Uma das maiores vantagens de utilizar o backup em nuvem é a não dependência de ter um hardware como suporte. Essas ferramentas são consideradas inseguras e menos confiáveis, em comparação ao arquivamento em nuvem.

Alguns hardwares, como pen drive e outros, são bastante sensíveis. Com o tempo, podem ser perdidos ou apresentar algum tipo de problema que possa comprometer o acesso às informações.

Oferece menores custos

Aderir ao backup em nuvem gera um custo bem acessível à organização. O valor do investimento é referente apenas à mensalidade que será paga de acordo com o tamanho do espaço que a sua empresa utilizar.

É uma aplicação tão vantajosa que a manutenção do sistema de nuvem fica sob a responsabilidade da prestadora do serviço.

Mantém a equipe enxuta

Aderir a um projeto que beneficia várias áreas da empresa é espetacular. Isso possibilita que o seu grupo de colaboradores seja motivado a entregar melhores resultados, por consequência da melhoria da comunicação e da colaboração entre eles.

Portanto, é necessário incentivar a sua equipe a aderir e se engajar nesse novo projeto organizacional e a ser proativa nas novas oportunidades que a plataforma oferece.

Fortalece o branding da empresa

Ter uma solução segura e ordenada, como o uso de armazenamento em nuvem, pode diferenciar a sua empresa diante do mercado e dos clientes. Isso eleva o employer branding e a fortalece aos olhos dos concorrentes.

Percebeu como investir em backup em nuvem pode transformar as formas de trabalho, agilizar os processos da instituição e ainda armazenar os dados de forma segura e regular? É importante contratar uma solução de qualidade para esse tipo de backup. O OneShare, por exemplo, é ideal para executar esse implemento. O custo-benefício é excelente, com valor por usuário a partir de R$1,38.

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