5 boas práticas importantes para arquivar documentos no ambiente digital

Com a tecnologia integrada no dia a dia dos gestores, mais do que uma boa prática, organizar e arquivar documentos da melhor maneira possível é fundamental para o sucesso empresarial em médio e longo prazo. Essa boa organização está diretamente ligada ao funcionamento eficaz dos processos administrativos de uma empresa.

Adotar um bom sistema para arquivar documentos proporciona vantagens como redução de custos operacionais, facilidade na busca de arquivos, aumento do espaço físico e segurança.

Por outro lado, a falta desse cuidado no processo afeta negativamente a gestão do negócio, podendo levar a empresa a ter que pagar multas, perder prazos e perder competitividade no mercado. Confira 5 dicas importantes para conseguir executar o processo de arquivar documentos no ambiente digital de maneira eficiente.

1. Realizar limpeza de documentos digitais

Fazer uma limpeza nos sistemas de armazenamento de documentos digitais é uma etapa muito importante. Nos meios online, é muito comum que arquivos temporários dividam espaço com arquivos permanentes.

Isso deixa o ambiente pouco organizado e reduz a velocidade de acesso aos documentos mais importantes. Nesse sentido, uma boa prática é limpar rascunhos e documentos que já foram impressos semanalmente. Isso vai deixar seus arquivos mais bem organizados, ficando mais fácil de trabalhar com o que é mais importante.

2. Ter uma boa estrutura de organização

Quanto mais bem estruturada estiver a organização dos arquivos, mais fácil será localizá-los. Para organizar de maneira adequada, é importante uma nomenclatura de pastas e subpastas que deixe claro qual é o conteúdo que está ali. Elas devem ser dispostas formando um organograma que esteja alinhado com o seu fluxo de trabalho.

3. Realizar backups periodicamente

Para evitar a perda de arquivos, deve-se periodicamente fazer cópias de segurança dos dados mais importantes para a empresa. Dessa forma, no caso de acontecer uma eventualidade, os documentos da empresa estarão garantidos pelo backup. A cópia de cada dado é feita em diversos locais, como em ambientes em nuvem e servidores internos.

4. Monitorar a utilização de arquivos

Monitorar o uso de documentos garante mais segurança e otimiza a infraestrutura utilizada para salvar arquivos digitais. Controlar as atividades nas pastas auxilia na identificação de pontos de melhoria e atualização para seu sistema de armazenamento. Esse processo ajuda a manutenção de TI e melhora a eficácia dos processos de segurança digital.

5. Contratar uma solução especializada no processo

Contratar uma empresa especializada no arquivamento de documentos digitais é uma opção para garantir que os dados de sua empresa sejam preservados. OneShare® é uma plataforma digital especializada em arquivamento de documentos.

Gerenciar arquivos empresariais com o OneShare® permite que o usuário compartilhe documentos entre todos os envolvidos nos processos do trabalho. Além disso, os usuários do têm um portal corporativo que atua como servidor de arquivos na web, centralizando e gerenciando as informações da empresa com a segurança necessária.

Se você quer uma solução definitiva para gerenciar e arquivar documentos digitais em sua empresa, entre em contato com o atendimento do OneShare®.