Documentos para auditoria: passo a passo completo para organizar

Organizar os documentos para auditoria é uma tarefa que requer uma série de cuidados. Em primeiro lugar, é importante conhecer algumas técnicas e boas práticas para facilitar o trabalho dos auditores e gerar os resultados esperados. Isso significa seguir um passo a passo para que a organização seja padronizada dentro da empresa.

Neste artigo, apresentamos os passos essenciais para você organizar documentos para auditorias e tornar todo esse processo muito mais ágil e eficiente. Não deixe de conferir!

Por que realizar auditorias na empresa?

Em qualquer tipo de negócio, a auditoria é peça fundamental para que os processos da organização cumpram com os objetivos estabelecidos. Afinal, é preciso entender o que está funcionando e o que não está gerando resultados positivos para o negócio e, dessa maneira, fazer as correções necessárias.

Logo, existe uma série de documentos com os quais os auditores devem contar para fazerem as verificações de maneira efetiva. As normas contábeis, legais, de planejamento e orçamentárias devem apresentar os resultados reais do negócio para que seja mensurado o desempenho das ações tomadas até o presente momento.

Com isso, precisa haver uma organização interna eficiente e que funcione de maneira inteligente. Para que os auditores avaliem os processos, melhorem a qualidade de produtos e serviços, bem como confiram maior credibilidade à marca, é preciso que os dados fornecidos estejam adequadamente armazenados para gerarem os relatórios de desempenho necessários. Portanto, a organização dos documentos faz toda a diferença.

Como organizar os documentos para auditoria?

Como sabemos, a auditoria é de extrema importância para verificar o andamento de uma empresa. É nesse momento que as ações realizadas serão mensuradas, bem como o desempenho dos processos internos e externos do negócio. Sendo assim, não basta que os auditores façam uma verificação por observação. É preciso que os dados, as informações e os documentos estejam atualizados e organizados para serem avaliados.

Logo, preparamos um passo a passo para facilitar a organização de documentos para auditoria. Confira!

Planejar as ações

O primeiro passo é realizar um planejamento para a organização dos documentos. Nesse momento, é preciso estabelecer o que será organizado e como se dará o processo. A padronização é fundamental para auxiliar os auditores e para que todos os dados necessários estejam disponíveis.

Uma empresa conta com diferentes setores, e se cada um for responsável pela organização dos documentos correspondentes ao seu setor, o ideal é criar uma padronização, nomenclatura e regras para a organização e o armazenamento da documentação.

Categorizar os documentos

Tendo um processo padronizado, é o momento de desenvolver categorias para cada tipo de documento. Uma boa prática nesse sentido é trabalhar com categorias e subcategorias. A primeira ação consiste em criar uma categoria estrutural, que corresponderá à estrutura organizacional da empresa e ajudará a orientar a classificação de cada documento.

Com categorias e subcategorias, é preciso definir uma estrutura funcional, em que a função de cada documento é estabelecida. Feita a divisão dos documentos por categorias, subcategorias e função, é importante classificá-los por assunto, para que o conteúdo do arquivo fique fácil de ser localizado.

Nomear os arquivos

Tanto para os documentos digitalizados quanto para os físicos, a nomeação é fundamental para que nada seja deixado de lado. Com esse objetivo, é possível criar nomenclaturas próprias, das quais todos os envolvidos devem estar cientes, ou utilizar nomenclaturas comuns de cada segmento. O ideal é que a nomenclatura siga a linha de raciocínio da categorização, de modo a facilitar a compreensão das pessoas que terão acesso.

Organizar as pastas

Com os devidos arquivos nomeados, de fácil identificação, é hora de agrupá-los em pastas específicas. Essa é uma excelente forma de sistematizar os documentos necessários para a auditoria. Aqui, é preciso padronizar o sistema de organização em pastas para que façam sentido para quem estiver organizando os documentos e sejam compreensíveis para os auditores responsáveis.

Estabelecer rotina de organização

Ao organizar toda a documentação necessária, é fundamental identificar o que funcionou e reajustar as ações que não foram efetivas. Assim, a empresa passa a criar uma cultura de organização dos documentos que tende a facilitar os processos de auditoria futuros. Uma boa estratégia, caso não seja possível manter essa prática no cotidiano da empresa, é separar dias ou horários específicos para a realização dessa atividade.

Buscar ferramentas especializadas

O uso da tecnologia está inovando cada vez mais os diferentes setores e as atividades de um empreendimento. Existem softwares, por exemplo, que auxiliam a organização de documentos e que tornam o processo de auditoria muito mais facilitado.

Essas ferramentas de gestão devem ser vistas como um investimento, já que proporcionam vários benefícios. Elas otimizam o tempo, diminuem o fluxo de trabalho e amenizam as burocracias, possibilitando às equipes dedicarem tempo e esforços em outras atividades importantes para o negócio.

Qual a importância da digitalização de documentos para auditorias?

Com as facilidades que ferramentas e empresas especializadas em gestão de documentos digitais oferecem, sua empresa pode conquistar benefícios variados que a ajudarão a se tornar mais produtiva, otimizada e eficiente. Afinal, o trabalho de auditoria é caracterizado pela análise de documentação em larga escala e grande extensão.

Os documentos digitalizados são mais fáceis de serem encontrados, e a análise oferecida é mais completa e profissional. Os custos que envolvem a auditoria de documentos nesse formato são menores, além de não haver necessidade de impressão de documentos nem de locomoção até os registros. Tudo pode ser feito de maneira digital e remota.

A segurança das informações também é maior quando estamos falando de documentos importantes e digitalizados. Isso porque, utilizando um software especializado, a empresa evita perda de documentos ou o vazamento de informações valiosas, já que os acessos são feitos por meio de login e senhas restritas.

A organização de documentos para auditoria é um processo essencial para que a organização tenha um amplo entendimento sobre o seu desempenho. Com tudo planejado, é muito mais fácil identificar os pontos positivos e negativos e fazer as devidas correções. Além disso, considere contar com ferramentas e empresas especializadas na gestão de documentos empresariais para garantir um processo mais bem-sucedido.

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