Assinatura digital ou eletrônica: qual opção devemos investir?

Quanto tempo você gasta, por semana, para assinar documentos? Quanto você usa, por mês, de papel, tinta de impressora e energia na sua empresa? O suficiente para desejar reduzir o custo, não é?

Uma forma excelente de economizar tempo e dinheiro é investir em uma assinatura digital ou eletrônica e, assim, otimizar os seus recursos. Quer saber mais sobre isso? Continue o nosso artigo!

A importância de digitalizar os processos da empresa

Documentos físicos foram usados por anos e, por algum tempo, resolveram inúmeros problemas. Hoje, porém, procuramos formas melhores de armazenar e lidar com eles.

O papel ocupa espaço, corre o risco de sofrer danos, pode se perder e, quando temos um acervo muito grande, perdemos tempo demais para encontrar as informações certas. Sem contar que, se um funcionário arquivar no lugar errado, podemos não encontrá-lo tão facilmente.

Algumas empresas substituem os arquivos físicos por digitais, como documentos e planilhas, o que já é um passo. No entanto, você resolve apenas o problema do espaço físico e todos os demais continuam existindo.

Principalmente pela necessidade de os arquivos serem impressos, entregues, assinados, enviados e novamente armazenados. Para resolver o problema, você pode contar com a assinatura digital ou eletrônica.

O que é assinatura digital?

Esse tipo de assinatura representa uma maneira de autenticar documentos por meio de uma plataforma ou sistema digital. Dessa forma, você dispensa o processo de imprimir o arquivo, assinar manualmente e rearquivar.

Assinatura digital, vale lembrar, não é o mesmo que digitalizar uma assinatura. Esse meio não tem validade jurídica, enquanto a assinatura digital pode ser rastreada, duplicada em várias telas e dispositivos, armazenada na nuvem e protegida por criptografia.

Ela garante a segurança dos dados, caso seja roubada por um cibercriminoso, e se o documento sofrer alguma alteração, o sistema exige uma nova assinatura. É possível comprovar pela assinatura digital quem assinou e quando, impedindo que terceiros assinem no lugar do contemplado.

O registro é feito por um Certificado Digital, um documento que cataloga dados pessoais do signatário, e pode ser ativado por um pendrive ou cartão. Qualquer pessoa pode ter seu certificado, tanto as pessoas físicas quanto as jurídicas.

Mas devo usar uma assinatura digital ou eletrônica?

Apesar de parecer sinônimos, não são a mesma coisa e têm pesos diferentes. Enquanto a assinatura digital depende de um Certificado Digital, a assinatura eletrônica é determinada por qualquer forma de dar um aceite de forma virtual. Um botão, e-mail e senha são assinaturas eletrônicas.

A versão digital é um tipo de assinatura eletrônica. Ambas têm validade jurídica, mas apenas a forma digital pode substituir o reconhecimento em firma. Então, podemos dizer que a assinatura digital é mais completa do que a eletrônica.

Temos, ainda, a assinatura híbrida, que envolve as duas naturezas. Nesse sistema, a parte que tem assinatura digital pode assinar e validar o documento com a outra, que só possui a assinatura eletrônica.

Em resumo, ter uma assinatura digital ou eletrônica é importante para reduzir custos de impressão, otimizar o acesso e arquivamento de documentos. Além disso, é mais seguro para todos os envolvidos.

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