OneShare: conheça 7 benefícios da ferramenta

Os meios que os empresários utilizam para gerenciar seus documentos vem mudando de forma significativa no Brasil. Contudo, ter ferramentas como o OneShare faz toda a diferença nesse processo.

Ele tem atuação direta no armazenamento de arquivos na nuvem e, principalmente, no seu gerenciamento. Assim, o recurso oferece funções muito interessantes, que proporcionam benefícios valiosos para a empresa.

Neste conteúdo, mostraremos quais são essas vantagens que podem ser conquistadas ao utilizar esse tipo de solução. Acompanhe abaixo.

O que é essa plataforma?

O OneShare é um gerenciador de arquivos que adiciona ao armazenamento na nuvem algumas funcionalidades. Ele permite o compartilhamento de dados de forma eficiente, facilitando os processos de auditoria, controle de acessos e outros benefícios que mostraremos ao longo deste conteúdo.

Quais são as 7 principais vantagens do OneShare?

Agora que você entendeu o que é o OneShare, mostraremos os principais benefícios que ele pode proporcionar ao seu negócio. Continue lendo!

1. Segurança

Uma das vantagens que esse sistema proporciona é a segurança. Quando se fala em dados e informações, é preciso ter muita atenção por parte do empresário. Afinal, muitos deles são sigilosos ou pertencem a pessoas físicas, fornecedores e outros ligados ao ambiente corporativo.

A falta de cuidado com esses elementos pode gerar muita dor de cabeça para o empresário. Além disso, não ter atenção aos dados e informações da sua empresa também prejudica a sua credibilidade perante o mercado. Afinal, ninguém deseja fazer negócios com um empreendimento que descuida com os cuidados relacionados a proteção de dados confiados a ele.

2. Compliance LGPD

Ainda sobre o assunto segurança de dados temos a LGPD. Basicamente, se trata de uma lei que tem por objetivo inserir o consentimento do detentor das informações no momento em que elas são transferidas para as empresas.

A não observação dos cuidados relacionados à lei pode gerar uma multa de 2% do valor do seu faturamento, limitado a R$ 50.000.000,00. Quando se fala em compliance LGPD estamos tratando de colocar a empresa em total conformidade com a essa lei.

Para as empresas, atentar para todos os pontos da nova legislação que entra em vigor em agosto de 2021 por conta própria é muito complexo. Afinal, dentro das organizações existem outras obrigações que o empresário deve cumprir. No entanto, esse fato não justifica o não cumprimento de algumas determinações.

Logo, para resolver essa situação é importante contar com um sistema que já fornece todos os cuidados relacionados à LGPD, fazendo com que a empresa alcance o compliance, ou seja, esteja em conformidade com a legislação.

3. Gestão digital de documentos

Outro benefício interessante é a aplicação da gestão digital. Basicamente, esse conceito se resume ao gerenciamento de todos os documentos empresariais em meio online. Esse elemento gera alguns desdobramentos que podem ser entendidos como vantagens adicionais.

Um deles é a facilidade na gestão. Administrar arquivos físicos é um trabalho desgastante e custoso. A impressão de folhas, compra de pastas, caixas, armários e disponibilização de espaços físicos são elementos que dificultam em muito o dia a dia da empresa como um todo.

Outro benefício agregado da gestão digital de documentos é a redução do uso de espaço físico. Papéis ocupam muitos metros quadrados de uma empresa, locais que poderiam ser utilizados para outras finalidades que impactariam a geração de resultados do negócio.

Ao utilizar um sistema de gerenciamento e armazenamento digital os espaços físicos ocupados por armários repletos de caixas e pastas ficarão disponíveis para utilização do empresário. Reduzindo o custo com a manutenção desses elementos.

4. Centralização de documentos

A centralização de documentos é outro benefício valioso do OneShare. Basicamente, ele consiste em um processo que insere todos os dados e informações de forma central, facilitando o dia a dia de quem faz a digitalização ou armazenamento dos documentos.

5. Controle de usuários

Em conjunto da centralização de documentos temos o controle de usuários. Uma das principais diferenças do OneShare para os sistemas tradicionais de cloud é o controle que pode ser exercido sobre os documentos armazenados de forma central.

Apesar de os arquivos serem alocados dessa forma, o acesso é restrito apenas pelos colaboradores, clientes ou fornecedores que o gestor do sistema desejar. Por exemplo, você pode determinar que o setor financeiro tenha acesso aos boletos, notas fiscais contratos etc.

Por outro lado, ele pode restringir o acesso desses colaboradores a arquivos relacionados à negociação com fornecedores, extratos de investimentos etc. Esse é apenas um exemplo de como a centralização de documentos e o controle de usuários podem ser utilizados de forma alinhada.

6. Auditoria

Depois de implementar esse tipo de sistema em sua empresa é preciso auditar as ações executadas dentro do seu arquivo digital. O OneShare facilita esse processo de auditoria, permitindo ao gestor o encontro de eventuais desvios ou tentativas de fraudes que poderiam acontecer em determinados momentos.

Com essas informações em mãos, o empresário pode adotar as medidas necessárias para coibir as fraudes e evitar desvios de dados ou outros documentos no futuro.

7. Portal corporativo

Por fim, o OneShare fornece todas essas funcionalidades em um portal corporativo personalizado com as informações da sua empresa e a sua identidade visual. Esse tipo de funcionalidade agrega muito valor ao seu negócio e proporciona um diferencial competitivo interessante.

Afinal, não são somente os colaboradores que podem ter acesso a esse portal corporativo. Os clientes, fornecedores e demais pessoas ligadas ao ambiente empresarial também são alcançadas com esse sistema.

Imagine, por exemplo, fazer o cadastro dos seus clientes em seu próprio portal corporativo, possibilitando que eles enviem documentos por meio desse sistema, sem ficar refém dos e-mails, tendo o controle total de todos os arquivos compartilhados.

Essa funcionalidade gera um grande diferencial competitivo, mostrando ao mercado que a sua empresa tem cuidado com os dados que são confiados a ela, gerando uma sensação de mais tranquilidade para os clientes e fornecedores que se relacionam com seu negócio.

Com todos esses benefícios é possível concluir que o OneShare é um sistema capaz de revolucionar a forma que você lida com os seus documentos atualmente, contribuindo para a diminuição no uso de papel e aumento na segurança dos seus dados e informações armazenados.

Quer conhecer mais sobre esse sistema? Então, entre em contato conosco e converse com um de nossos especialistas.