Afinal, quais os benefícios do compartilhamento de documento online?

Compartilhar documentos online se tornou uma demanda bastante comum. As empresas buscam alternativas que sejam viáveis e que entreguem bons resultados, e o armazenamento de arquivos em nuvem entrega muitas vantagens nesse sentido.

A partir do compartilhamento em nuvem, diversos departamentos e equipes conseguem se integrar. Assim, os processos são otimizados e melhoram a gestão de dados. Os colaboradores conseguem acessar documentos a qualquer momento, o que dá maior autonomia e aumenta a eficiência.

Além dos benefícios já apontados, conheça outras vantagens de compartilhar documentos online para transformar a gestão de arquivos na sua empresa.

Maior segurança das informações

Desde que começamos a utilizar a internet, ouvimos histórias sobre golpes e hackers que acessam informações privadas. Por isso, muitas pessoas têm receio de deixar informações valiosas em nuvem. Entretanto, não há nada de arriscado, pois o armazenamento é feito com base em rígidos protocolos e políticas de segurança.

Os servidores e data centers são criados com uma infraestrutura de alta tecnologia, que permite sistemas avançados de proteção de dados. Além disso, existe a possibilidade de fazer backups e cópias dos arquivos, o que aumenta a segurança diante da perda deles.

Mais produtividade para a equipe

O uso de armazenamento físico também representa um gasto considerável de tempo. Afinal, os colaboradores têm acesso somente aos arquivos do próprio computador, tendo que buscar outras formas de compartilhar documentos. Portanto, essas ações são vistas como perda de produtividade, já que desperdiçam um tempo precioso.

Por outro lado, com o uso do armazenamento em nuvem, é possível acessar facilmente os arquivos com alguns cliques. Os dados salvos de forma eletrônica também são organizados como você preferir. Desse modo, fica mais fácil para que as equipes consigam encontrar o que precisam com rapidez.

Diminuição de custos

Aumentar a eficiência e reduzir os custos são metas comuns em qualquer empresa. Investir em software que armazena informações em nuvem é um grande passo para atingir esse objetivo. O negócio se livrará de uma papelada e ainda diminuirá as despesas com dispositivos e equipamentos, como discos rígidos.

A contratação de plataformas de armazenamento em nuvem ajuda no acesso remoto, que é uma maneira de também diminuir os gastos. O custo-benefício vale a pena, pois o espaço é maior, com uma taxa mensal bem mais em conta.

Possibilidade de trabalho remoto

Já imaginou proporcionar aos colaboradores a chance de trabalhar de qualquer lugar? Um sistema para armazenar documentos online é a solução ideal. A mobilidade corporativa torna possível ter mais flexibilidade, uma vez que os dados podem ser acessados facilmente.

Dessa maneira, o home office se torna uma possibilidade, sobretudo, em meio à pandemia do novo coronavírus. Ou seja, a empresa se livra de estruturas robustas e adota o sistema em nuvem, que é muito mais prático e acessível. Então, o trabalho remoto será mais produtivo e com resultados positivos.

O compartilhamento de documentos online e o gerenciamento de dados podem ser ainda mais descomplicados quando você conta com a ferramenta certa. Assim, o One Share® é um portal que permite a troca de arquivos com segurança, integrando colaboradores, clientes e fornecedores.

Se você quer dar um upgrade na sua empresa e adotar o armazenamento em nuvem, entre em contato conosco e confira os planos disponíveis!