Trabalho híbrido: como a gestão de documentos online é uma tendência?

A pandemia causada pelo novo coronavírus fez que muitas empresas tivessem que mudar para o trabalho remoto. Como no início ninguém tinha informações muito seguras a respeito do vírus, a recomendação geral era para ficar em casa. Isso mudou completamente o funcionamento das empresas, que tiveram que se adaptar e migrar para o sistema de home office.

Mais de um ano depois, em alguns poucos países, a pandemia se encontra controlada, mas, na maioria deles, a Covid-19 ainda é um risco para a saúde e para a vida das pessoas. Se no início da pandemia, muitas empresas optaram pela a modalidade de trabalho remoto, agora, com a flexibilização do confinamento, algumas têm migrado para o que é chamado de trabalho híbrido.

Em ambos os casos, a gestão de documentos online é fundamental. Saiba mais!

Trabalho remoto

O trabalho remoto, também chamado de teletrabalho, é aquele realizado totalmente fora das dependências físicas da empresa. Como toda a prestação de serviços é feita à distância, o uso da tecnologia é fundamental nessa forma de atuação. As ferramentas tecnológicas permitem realização das tarefas e a comunicação entre os colegas de trabalho.

Se por um lado o trabalho remoto oferece muitos benefícios, por outro, ele também traz uma série de desafios, como o isolamento e o esgotamento digital. Esse é um dos motivos que têm levado muitas empresas a optar pelo trabalho híbrido.

Trabalho híbrido

O trabalho híbrido é aquele realizado em mais de um espaço, ou seja, parte dele ocorre na sede da empresa e outra parte é realizada em outro espaço, em home office. Esse modelo já existia em muitas empresas, mas a pandemia acelerou essa migração para a atuação remota, que ganhou um espaço notório nas conversas entre gestores e profissionais de RH de muitos negócios.

É possível afirmar que muitas empresas e profissionais estão pensando nesse modelo somente agora, que ele se tornou praticamente inevitável. Organizar os processos da empresa para permitir que seus funcionários possam realizar parte do trabalho em suas casas é desafiador. Mas o regime híbrido proporciona uma série de benefícios. Veja, a seguir, algumas das principais vantagens desse modelo.

Redução da frequência de atrasos

Um dos benefícios gerados pelo regime híbrido de trabalho é a redução na frequência de atrasos por parte dos colaboradores. A necessidade de estar todos os dias atuando presencialmente nas empresas aumenta a chance de os funcionários chegarem depois do horário, seja por engarrafamentos, seja por problemas com o transporte público.

Além de menor chance de atrasos, o fato de não ter que passar todos os dias pelo estresse causado pelo trânsito também tem um impacto positivo sobre o bem-estar dos colaboradores.

Processos produtivos mais descentralizados

Muitas empresas têm mudado os processos produtivos para regimes mais descentralizados e com menor hierarquia. Isso significa que, cada vez mais, estão caminhando no sentido de permitir que colaboradores de níveis hierárquicos mais baixos também tenham o poder de tomar decisões. A forma de trabalho híbrido contribui para isso.

Nesse modelo, as empresas precisam permitir que cada funcionário tenha mais autonomia para cumprir suas tarefas. Essa mudança contribui para construção de uma cultura mais colaborativa. Também é válido lembrar que, ao participar de uma forma de trabalho em que têm mais chances de contribuir, os funcionários tendem a se sentir mais motivados e confiantes para exercer suas funções.

Otimização das atividades

A migração para o trabalho em home office fez com que as empresas tivessem que rever todo o processo de organização de suas atividades para garantir o bom funcionamento no trabalho remoto, e posteriormente, no trabalho híbrido. O efeito positivo dessa revisão é a otimização das suas atividades.

Garantir que as tarefas sejam realizadas dentro dos prazos e mantendo o padrão de qualidade é um dos grandes desafios da migração para o trabalho híbrido. Ao utilizar as novas tecnologias para criar processos que asseguram esse bom funcionamento, a organização do trabalho acaba sendo otimizada, gerando uma série de benefícios para a empresa.

Diminuição de custos

Outro grande benefício que o trabalho híbrido gera para as empresas é a redução de despesas. Existem diversas opções para fazer a organização do trabalho. A empresa pode optar por determinar dias em que ninguém esteja presente no escritório, estabelecer um rodízio para as datas presenciais e definir momentos em que todos devam estar presentes.

Independentemente da organização que a empresa optar, uma coisa é certa: ela vai reduzir custos com energia elétrica, internet, vale-transporte, auxilio-combustível, entre outros gastos. Alguns negócios ainda têm a possibilidade de optar por utilizar um espaço de coworking, que permite mais flexibilidade e tem um aluguel mais baixo.

Melhor qualidade de vida

O trabalho híbrido também gera melhoria na qualidade de vida dos funcionários. Com a adoção desse modelo, há um gasto menor de tempo no trajeto da casa para o trabalho.

Profissionais podem utilizar esse tempo economizado para realizar uma série de atividades benéficas, como cursos, lazer, tempo com a família, entre outras. Essa forma de valorização do capital humano da empresa contribui para retenção e atração de talentos.

O trabalho híbrido e a gestão de documentos online

A gestão de documentos online é uma forte tendência dentro do trabalho híbrido. Isso porque sua realização depende diretamente do uso de soluções que permitam a comunicação, a documentação e o acompanhamento dos processos produtivos. É fundamental que as empresas adotem plataformas e aplicativos que permitam essa mudança.

A comunicação entre as pessoas que estão trabalhando em suas casas e as que estão na empresa precisa ser feita com facilidade e efetividade. A primeira etapa para garantir uma gestão de documentos eficiente é centralizar os arquivos em um só lugar. Isso gera diversos benefícios, como praticidade e segurança.

Como vimos, a adoção do trabalho híbrido em seu negócio pode ser uma excelente alternativa, até mesmo, para aumentar a motivação e a produtividade da sua equipe. Para que haja sucesso, é preciso utilizar ferramentas tecnológicas eficientes e que ajudem na integração entre os profissionais e o negócio.

Para saber mais sobre as tendências da tecnologia e suas relações com o mundo corporativo, curta nossa página no Facebook. Também estamos no LinkedIn e no Instagram.