Qual a importância de centralizar arquivos em um servidor para gerenciar informações da empresa?

Postado em  setembro 22, 2022
servidor centralizado

Entenda os benefícios de ter um servidor centralizado e saiba o porquê isso é importante para o futuro do seu negócio.

Uma boa organização de arquivos e dados é a chave do sucesso de muitas empresas, pois, antigamente, muitos documentos eram perdidos com frequência, causando sérios prejuízos, além disso, era impossível saber quem teve acesso às informações do seu negócio ou se algum arquivo perdido foi, na verdade, extraviado.

Há pouco tempo, quando falávamos sobre organização de documentos, era comum pensarmos em uma sala que armazenava pilhas de arquivos em papéis que, muitas vezes, se perdiam na bagunça. Com o tempo, essas informações migraram para servidores locais, isolados, que poderiam ser acessados apenas por ferramentas específicas, mesmo assim, a sobrecarga dos sistemas e falta de backup frequente faziam as empresas perderem informações importantes das operações.

importância do servidor centralizado

Por isso, vemos que a cada dia, a gestão e compartilhamento de documentos em segurança se mostra mais importante para os negócios, isso porque essa ferramenta digital pode oferecer diversos benefícios, tornando o trabalho mais eficiente, reduzindo as burocracias diárias dos processos e evitando riscos aos dados empresariais.

Por que centralizar arquivos em um servidor é importante?

Seja para a rotina corrida das empresas ou para o home office, a centralização, compartilhamento e gestão de documentos e arquivos em rede oferece inúmeras ferramentas digitais que disponibilizam ao colaborador condições para um trabalho mais eficiente.

armazenamento de arquivos

Imagine que um arquivo ou documento precise ser editado por inúmeras pessoas antes de ser finalizado, em um processo sem um servidor centralizado, essa troca seria feita por dezenas de e-mails, podendo ocorrer erros no processo ou falhas, seja por não receber o arquivo ou por ele se perder no caminho. Em uma rede centralizada, todas as pessoas teriam acesso ao documento, podendo editá-lo e conferir quem alterou e quais foram as alterações.

Além disso, o servidor centralizado, que não é operado diretamente por nenhum usuário, evita que o sistema seja sobrecarregado ou reduza a produtividade da equipe por lentidão, permitindo maior capacidade de armazenamento e velocidade em todas as operações.

Quando implantar um servidor para centralizar arquivos da empresa?

Manter os dados seguros e organizados deve ser uma prioridade para o seu negócio, para manter o negócio eficiente e profissional. É recomendado para compartilhar arquivos em diversos computadores, facilitar a duplicação de documentos, evitar o risco de perdas e permitir o acesso de qualquer local do mundo, sendo uma função importante para trabalhos remotos, principalmente durante viagens de trabalho.

Benefícios de centralizar arquivos em um servidor

A praticidade e profissionalismo de um servidor centralizado gera mais produtividade, evita perdas de arquivos, deixa o seu negócio mais organizado e disponibiliza facilidade de acesso aos dados. Além disso, existem muitos outros benefícios, como:

Baixo investimento inicial: para começar a contar com um servidor para centralizar as suas informações, ao contrário do que muitos pensam, não é necessário um investimento alto e você pode ir aumentando o seu espaço de armazenamento conforme a necessidade e o crescimento da sua empresa.

Tenha ordem nos arquivos: centralizar os dados permite um melhor gerenciamento das informações importantes da empresa, além da migração de arquivos entre computadores ser mais fácil, sem precisar de longos downloads.

Não há conflito de versões em documentos: um problema comum é enviar um arquivo para diferentes pessoas e perceber que ele foi modificado de formas diferentes, precisando unir tudo depois e fazer as alterações em um mesmo arquivo. Em um servidor centralizado esse tipo de problema não existe, além de ser possível verificar quem fez as últimas modificações.

Mais segurança: com o servidor centralizado é possível gerenciar quem tem acesso às informações da sua empresa, evitando pessoas não autorizadas. Esse serviço também oferece backups automáticos, que garante a proteção de arquivos danificados ou apagados incorretamente.

Como ter um servidor centralizado?

Existem inúmeros benefícios de contar com servidores centralizados, mas o segredo para o sucesso está em contar com uma empresa que possui experiência no mercado para cuidar dos seus dados em segurança e estar sempre à disposição para te atender quando for preciso. Para isso, existe a Oneshare, aqui nós oferecemos um serviço personalizado para atender as demandas da sua empresa.

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