Perda de documentos — Como evitar prejuízos para a sua empresa?

Entenda quais são os principais problemas acarretados pela perda de documentos e informações e como proteger melhor o seu negócio.

Nos últimos anos, o consumo, produção e armazenamento de dados das empresas aumentou consideravelmente, fazendo com que essas informações sejam as mais preciosas que um negócio pode ter, afinal, são eles que fazem a empresa andar sendo responsáveis por todo o futuro do negócio.

Com isso, o armazenamento seguro dessas informações é crucial para evitar possíveis prejuízos, sendo um local de muita proteção, confiável e de fácil acesso para cópias em caso de imprevistos ou necessidades. Nessas horas, um sistema de armazenamento em nuvem se mostra ainda mais importante e fundamental para as suas operações.

Principais problemas de perder documentos da empresa

Existem inúmeros fatores que podem resultar na perda de documentos, em casos de arquivos físicos, eles podem rasgar, molhar, mofar, se perder, serem extraviados e muitas outras coisas. Quando digitalizadas, essas informações estão muito mais seguras, mas imprevistos também podem acontecer, seja por problemas no computador responsável por armazenar arquivos, a falta de atenção de onde salvou ou até mesmo por deletá-los sem a intenção.

Perder documentos importantes da empresa pode resultar em sérios problemas, como:

Sua empresa pode ser autuada: o governo exige que alguns documentos obrigatórios sejam guardados em segurança, como é o caso das notas ficais, que em caso de perda, sua empresa pode ser autuada em multas que chegam até a R$1 mil por cada nota fiscal perdida.

Problemas para declarar Imposto de Renda: um dos maiores medos de todos os empresários é o de cair na malha fina, e isso pode acontecer quando a contabilidade não tem acesso total a todo o seu faturamento e gastos, principalmente devido à perda de documentações importantes para comprovar esses valores.

Desgaste dos funcionários: imagina só trabalhar em um local onde as informações que você precisa para desempenhar o seu papel sempre se perdem, muito chato isso, não é mesmo? Essas situações fazem com que funcionários capacitados, que realmente possuem potencial, não levem o seu negócio a sério, saindo da empresa na primeira oportunidade.

Perda de garantias e problemas trabalhistas: tanto a garantia dos produtos que a sua empresa adquiriu, quanto documentos dos colaboradores, perder essas informações pode causar sérios problemas financeiros em qualquer eventual problema.

Como manter os documentos da empresa protegidos?

Falar em segurança é pensar em um local cheio de escolta, grades de proteção e muito mais, porém, quando o assunto é documentos, não existe medida mais segura do que o armazenamento em nuvem, pois ele coloca todas as suas informações em um ambiente digital.

Noa Oneshare, todos os documentos da sua empresa são protegidos com criptografia de ponta, além de total controle de acesso sobre quem pode visualizar os documentos, sendo permitido apenas pessoas previamente autorizadas.

Para evitar também qualquer risco de vazamento de informações, dados deletados incorretamente e até mesmo ataques cibernéticos, os documentos contam com backups de segurança, garantindo que você tenha sempre uma cópia de todos os arquivos em casos de eventuais problemas.

Com o sistema de armazenamento em nuvem, você ganha uma interface totalmente personalizada no estilo da sua empresa para garantir mais credibilidade nas operações e o melhor custo por usuário do mercado.

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