Descubra 5 dicas para gestão de documentos digitalizados

A gestão de documentos digitalizados é um desafio que muitos empresários costumam enfrentar. Afinal, nem sempre é simples colocar esse processo em prática. A falta de conhecimento no assunto e a utilização de ferramentas ineficazes contribuem para esse problema.

No entanto, com as soluções corretas e algumas outras medidas é possível fazer uma excelente gestão desses arquivos digitais. Foi pensando nisso que resolvemos escrever este artigo.

Nele, você descobrirá como 5 dicas simples facilitam uma boa gestão de documentos digitalizados em sua empresa. Acompanhe!

O que é gestão de documentos digitalizados?

Toda empresa precisa lidar com vários documentos originados de procedimentos distintos e com finalidades específicas. Os mais comuns são os contratos, cadastros de clientes, fichas funcionais, faturas, boletos e documentos fiscais.

Saber como lidar com toda essa imensidão de documentos faz toda a diferença dentro de um negócio. A alternativa que muitas pessoas adotam é criar arquivos físicos que ocupam espaços físicos dentro das organizações. No entanto, com a evolução da tecnologia, soluções mais eficientes foram surgindo.

Uma delas é o armazenamento na nuvem. Ela permite que você elimine totalmente a utilização desses documentos físicos, inserindo-os em um servidor que fica fora da sua empresa, porém, que apenas os usuários credenciados têm acesso.

Nesse sentido, a gestão de documentos digitalizados é um processo que prevê a criação de métodos para garantir o armazenamento correto dos seus arquivos. Isso é feito considerando a sua natureza, bem como as especificidades de manuseio.

Outra função importante desse processo é na proteção dos dados e controle de acessos. As informações existentes nos documentos da sua empresa, em muitos casos, são sigilosas e somente algumas pessoas podem ter acesso a elas. Logo, essa gestão também tem por objetivo criar mecanismos para proteger esses dados e fazer com que apenas pessoas credenciadas possam acessar.

As mesmas soluções de gestão de documentos digitais também facilitam o processo de compartilhamento desses arquivos. Assim, o empresário não fica mais refém dos e-mails ou outros processos de transferências de arquivos. Entretanto, para que isso possa ocorrer, é importante escolher a ferramenta correta.

Em outro momento deste artigo mostraremos como você pode ter acesso a uma solução completa que garante a gestão de todos os seus documentos digitais.

Como fazer a gestão de documentos digitalizados?

Agora que você entendeu o que é a gestão de documentos digitalizados, mostraremos como esse processo deve ser feito dentro do seu negócio. Confira!

1. Controle de acesso dos arquivos

Uma das formas para fazer a gestão de documentos digitalizados é estabelecer um controle de acessos eficiente. Quando se fala em armazenamento na nuvem muitas pessoas pensam nos tradicionais serviços de “cloud” que temos atualmente.

Essas tecnologias, de fato, proporcionam a redução de documentos físicos na empresa. No entanto, eles são totalmente centralizados e dispersos. Ou seja, não existe nenhum tipo de organização e controle de acessos mais específico.

A gestão correta desses documentos exige que você faça o armazenamento centralizado. Entretanto, possibilita ao gestor determinar quem pode acessar determinadas informações e documentos armazenados digitalmente.

2. Backups rotineiros

Outro ponto fundamental na gestão de documentos digitais é a execução de backups periódicos ou rotineiros. Esse processo garante a proteção de seus documentos em caso de eventuais sequestro de dados ou problemas no servidor.

Por mais avançada que a tecnologia possa ser, ainda existem pontos falhos que facilitam a ação de criminosos ou, simplesmente, problemas que podem fazer você perder seus arquivos, dados e informações.

Não existe esse tipo de preocupação para quem salva todo o seu arquivo em outros dispositivos diariamente. Existem diversos tipos de backup que você pode implementar na sua empresa. Além disso, atualmente, temos soluções digitais que executam esse processo automaticamente, nos dias e horários que foram determinados.

Geralmente, esses processos são executados nos horários de pausa dos colaboradores ou depois do expediente. Além de definir a periodicidade em que os backups serão realizados, é importante conhecer os tipos existentes e aplicar os que melhor se adaptam às necessidades do seu negócio.

O mais importante é que o backup se torne uma rotina na sua empresa. Ele é uma obrigação para quem deseja gerenciar os documentos digitais de um negócio de forma eficiente e, principalmente, garantir a proteção dos dados gerados ou mantidos dentro do empreendimento.

3. Análise de indicadores

Outro passo importante é definir alguns indicadores para avaliar a eficiência do processo de armazenamento digital. Eles são essenciais para fazer o controle de acessos e identificar as pessoas que utilizaram o sistema para carregar documentos ou acessar algumas informações.

4. Estabeleça um protocolo de armazenamento de arquivos digitais

Outro ponto importante é estabelecer um protocolo de armazenamento de arquivos digitais. O objetivo desse processo é parametrizar a forma que os documentos serão carregados para a plataforma.

Esse processo tem por objetivo determinar os procedimentos que os colaboradores devem executar desde o momento, desde a digitalização de documentos, nomeação de pastas e documentos, alocação de arquivos entre outros processos.

Essas regras também determinam quando os backups serão realizados na sua empresa, estabelecendo uma rotina para a execução desse processo, evitando que o salvamento de dados seja esquecido em determinados momentos.

5. Defina um processo de auditoria periódica no arquivo digital

Por fim, também é importante que você determine a periodicidade da auditoria dos seus documentos digitais. Alguns empresários adotam esse tipo de solução e, simplesmente, esquecem de verificar como ele está sendo utilizado.

Esse é o caminho correto para ter problemas no processo. Logo, é importante que periodicamente você estabeleça rotinas de auditoria para verificar as ações que foram praticadas dentro do seu sistema de arquivo digital.

Por fim, é importante que você conte com uma ferramenta de gestão de documentos digitalizados que tenha alguns diferenciais. Tais como um transfer poderoso, facilidade de auditoria e restrição de acessos para alguns departamentos. Assim, além de facilitar essa organização de dados, você também mantém suas informações seguras.

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