O que é gestão de arquivos e como colocá-la em prática? Veja!

Manter uma boa gestão de arquivos permite que a empresa localize informações importantes rapidamente e se destaque no mercado. Esse tipo de prática é indispensável na hora de cumprir com as obrigações fiscais, manter a saúde financeira e elaborar estratégias baseadas em dados.

Conforme essa visão, os arquivos são armazenados de acordo com sua natureza e necessidade para que os processos internos se tornem mais dinâmicos. Como resultado, fica mais simples manter um padrão organizacional, reduzir custos e manter a segurança em dia com soluções focadas em produtividade.

Quer saber mais? Vamos mostrar o que é gestão de arquivo e como colocá-la em prática. Boa leitura!

Entenda a importância da gestão de arquivos

Diante de tantas demandas do dia a dia, a quantidade de arquivos que fazem parte de uma empresa exige um cuidado especial. Não importa qual seja o tamanho do negócio: armazenar e gerenciar arquivos corretamente são pontos fundamentais para otimizar o tempo, manter a produtividade e garantir a eficiência dos processos internos.

A gestão de arquivos traz a chance de reduzir desperdício de tempo e mostra o quanto a empresa é cuidadosa com os dados e as informações que possui. Afinal de contas, um ambiente em que tudo está em seu devido lugar, em pastas físicas ou digitais, funciona de maneira muito mais produtiva.

Sem contar que os gestores conseguem criar suas estratégias focadas em impulsionar ao máximo o potencial do time e os recursos disponíveis. Vale lembrar que esse tipo de tarefa precisa ser qualificada e estruturada para trazer todos esses benefícios. Ao considerar os arranjos de acordo com os setores, também fica mais simples cumprir as regras previstas em lei.

Organize documentos físicos

O gestor de arquivos é o responsável por implementar as medidas de organização dos documentos conforme a dinâmica do trabalho. Então, automaticamente, o que for mais importante e estiver em uso frequente precisa ser prioridade.

Imagine que um cliente peça por telefone um simples dado que esteja em um documento, e o colaborador passa meia hora perdido diante de pastas, enquanto a chamada fica em espera. Impraticável na dinâmica atual, não é mesmo?

Esse tipo de perda de tempo parece não trazer grandes consequências, mas se você colocar na ponta do lápis, certamente, vai notar que o time poderia estar produzindo mais e melhor para o crescimento da empresa.

Cuidados necessários

De toda forma, se a empresa possui muitos documentos físicos, alguns cuidados são necessários, mesmo que a ideia gire em torno de digitalizar em curto prazo. Evite ao máximo danos aos documentos fazendo a limpeza frequente de gavetas e armários. Priorize um local seguro com espaço suficiente para que não fiquem amassados.

Outro fator muito importante quando se trata da gestão de arquivos é considerar a temporalidade dos documentos. De acordo com a natureza do seu negócio, armazenar os arquivos mais antigos pode ser desnecessário e, assim, de tempos em tempos, é mais vantajoso abrir espaço para os novos documentos chegarem.

Esse sistema de rodízio costuma ser eficiente, porém, demanda bastante tempo do colaborador responsável pela gestão, e as chances de erros são altas. Diferentemente do armazenamento em nuvem, por exemplo, que permite que as documentações sejam mantidas por tempo indeterminado, já que não ocupam espaço físico, não demandam manutenção ou nenhum outro tipo de gasto.

Estabeleça um padrão

Estabelecer um padrão é fundamental, tanto na gestão de arquivos físicos quanto de documentos online. De fato, se cada pasta é organizada com identificação e assuntos diferentes, localizar as informações se torna um verdadeiro problema.

O principal ponto é que, sem um padrão, mesmo com documentos digitalizados, o tempo para encontrá-los continua sendo alto e prejudica o desempenho no serviço. Como forma de organizar, o gestor pode listar os títulos e adicionar a data e o horário em que eles foram salvos.

Isso ajuda bastante na hora de classificar por ficheiros e, especialmente, quando a empresa adota nomes curtos e abreviações no processo. Assim, a localização por data se transforma na maneira mais rápida quando é preciso pegar dados imediatos durante uma negociação ou selecionar vários arquivos para estudar uma situação.

Aposte em um sistema de documentos

A melhor maneira de gerenciar arquivos com rapidez, segurança e confiança é apostar na tecnologia. O armazenamento em nuvem, por meio de um sistema específico, permite que todos os documentos da companhia sejam organizados na mesma plataforma. Com isso, os processos podem ser otimizados e o espaço se torna ilimitado, sem a necessidade de fazer a rotatividade de documentos.

A perda de dados também deixa de ser uma preocupação e a empresa consegue detalhar todas as etapas que servem como segurança jurídica. Por exemplo, os documentos de ponto e do financeiro com o pagamento de salários comprovam que toda a dinâmica interna está em dia e, caso aconteça qualquer tipo de questionamento, todas as informações podem ser acessadas imediatamente, com filtros avançados na coleta de dados.

OneShare

Uma boa sugestão quando se trata de usar a tecnologia a favor de sua empresa é o OneShare. Trata-se de um portal corporativo de gestão de documentos online em que a troca de arquivos entre colaboradores, gestores, clientes e parceiros é muito mais simples, rápida e segura. A gestão das informações acontece de modo otimizado no sistema, sem precisar do conhecimento técnico em TI.

Em outras palavras, o OneShare traz muito mais autonomia nas tomadas de decisões e eficiência na hora de criar processos internos alinhados com os objetivos da companhia. Além dos colaboradores, fornecedores e gestores, toda a rede de relacionamento da marca consegue ter acesso aos arquivos compartilhados em um formato seguro e cheio de credibilidade. Tudo isso com recursos de buscas que permitem localizar os arquivos e as pastas por meio de filtros avançados e recursos extremamente inteligentes.

Agora ficou claro como fazer a gestão de arquivos é importante para o sucesso da empresa. Manter todas as informações com fácil acesso é um recurso fundamental na criação do planejamento interno e na hora de comprovar as obrigações fiscais. Por esse motivo, traga a tecnologia para atuar em seu negócio e priorize a praticidade.

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