Conheça 4 dicas de gestão de arquivos

Uma empresa que faz a gestão de arquivos adequada pode usufruir de uma série de benefícios. Por exemplo, otimização de tempo dos seus colaboradores, redução de custos, aumento da produtividade em geral e da segurança de documentos sigilosos, entre outros.

A gestão de arquivos é ainda mais fácil quando se usa ferramentas apropriadas para isso, como softwares de compartilhamento de dados. Dessa forma, o acervo da empresa é facilmente acessado pelos funcionários, pois o formato digital permite que fique tudo em ordem.

Se você quer que a equipe ganhe mais eficiência nos processos, confira estas 4 dicas de gestão de documentos para aplicar o quanto antes na sua empresa!

1. Conte com armazenamento em nuvem

A substituição do armazenamento físico (documentos em papel, discos rígidos e outros) pelo armazenamento em nuvem é a melhor opção para aprimorar a gestão de arquivos. Esse formato está cada vez mais comum e é amplamente utilizado pelas empresas modernas.

Além de garantir maior segurança das informações, há um grande impacto em relação aos processos. A partir do armazenamento em nuvem, seus colaboradores poderão acessar os arquivos de qualquer lugar, uma vez que a nuvem é uma infraestrutura remota e virtual.

2. Gerencie os documentos digitais

Quando a sua empresa passa a contar com o armazenamento em nuvem, a gestão de documentos digitais ganha um grande impulso. Os servidores armazenam uma imensa quantidade de dados que podem ser acessados mediante a permissão do administrador. Ou seja, há maior controle e menos chances de algum documento se perder.

Nesse sentido, manter os arquivos em um único lugar é fundamental, já que entrega mais praticidade e agilidade. Portanto, a gestão de documentos digitais ajuda na organização, melhora o atendimento e facilita uma infinidade de processos dentro da empresa.

3. Criptografe os arquivos armazenados na nuvem

A criptografia é uma alternativa para garantir a segurança dos seus arquivos e mantê-los privados. Dessa maneira, documentos com informações sigilosas e sensíveis estão ainda mais seguros quando enviados para a nuvem.

Os arquivos criptografados têm camadas de proteção mais complexas, o que mantém a privacidade de informações que só podem ser acessadas por um número restrito de pessoas. Em outras palavras, criptografar arquivos é a solução ideal para compartilhar dados sem ter receio de que sejam acessados por quem não deveria.

4. Faça uma auditoria completa de arquivos

O controle de acesso é uma etapa essencial para manter a segurança dos arquivos. Definir e limitar quem pode acessar determinadas informações é uma medida eficiente. No entanto, é possível aperfeiçoar esse processo por meio da auditoria de arquivos.

Assim, você consegue fazer uma auditoria completa e melhorar o controle de acesso de cada usuário, autorizando que determinadas pessoas acessem os documentos. Essa é uma ação que limita quem pode visualizar e editar os arquivos de acordo com a gestão.

Além de fazer a auditoria completa, o OneShare® tem a gestão de informativos, identificação de documentos e outras funcionalidades que facilitam a gestão de arquivos. Por isso, não pense duas vezes e escolha uma ferramenta que contribui para o crescimento da sua empresa.

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