Aprenda como otimizar o espaço físico de uma empresa

Nem sempre o espaço físico de uma empresa é suficiente para atender a todas as suas necessidades. Não é raro encontrar empresários que atuam em determinado estabelecimento, mas que precisariam de um pouco mais de espaço no negócio.

Ao substituir alguns processos por elementos digitais é possível reduzir significativamente a utilização do imóvel em que sua empesa está situado. Como fazer isso? Simples, eliminar arquivos físicos.

Quer saber como esse processo funciona? Confira este artigo e saiba mais sobre o assunto!

Em que consiste o processo de otimizar o espaço físico de uma empresa?

Quando se fala em otimizar o espaço físico de uma empresa, muitos empresários pensam em arrancar armários, investir em mesas menores, reduzir o tamanho de salas, entre outras medidas.

Essas ações até ajudam a melhorar esse problema. No entanto, também podem causar resultados negativos em outras áreas da empresa. Por exemplo, ao remover alguns móveis para aumentar o espaço, você pode acabar prejudicando o trabalho de alguns colaboradores.

Sendo assim, esse trabalho deve ser feito analisando os benefícios e impactos que ele pode proporcionar. Por outro lado, uma forma simples e eficiente de resolver a questão do espaço físico da sua empresa é contar com um sistema de armazenamento de documentos na nuvem.

Esse é o tipo de processo que, além de gerar um conjunto de benefícios interessantes — como a redução da utilização de espaço físico —, facilita de forma significativa a gestão desses documentos e, principalmente, a proteção das informações na sua empresa.

Como a otimização do espaço físico pode contribuir com a empresa?

Contratos, boletos, notas fiscais, documentos trabalhistas, dentre outros muitos arquivos emitidos regularmente pela sua empresa precisam ficar armazenados por algum tempo. Além da guarda, o empresário precisa ter cuidado com a segurança e a inviolabilidade desses dados.

Não dá para esquecer que, além desses cuidados, muitos desses arquivos precisam ser armazenados por longos períodos. Por exemplo, as notas fiscais devem ficar guardadas por 5 anos. Contratos precisam ser armazenados durante toda a sua validade e até alguns anos depois.

Guardar todos esses documentos em arquivos físicos pode ocupar muito espaço da sua empresa ao longo do tempo, comprometendo a sua operação. Dependendo do negócio, é possível que esses papéis tomem conta de uma sala inteira em poucos meses, especialmente se você emite muitas notas fiscais, cupons e outros tipos de documentos relacionados às suas vendas.

A situação se torna ainda mais difícil na hora que você precisa procurar algum documento. Não é raro encontrarmos situações em que um colaborador precisa ficar horas em busca de algum papel na sala de arquivo.

A utilização de arquivos digitais resolve todos esses problemas de uma vez só. A tecnologia de armazenamento digital conta com funcionalidades que permitem encontrar um determinado documento facilmente, evitando que o tempo de trabalho de seus colaboradores seja desperdiçado procurado em papéis intermináveis.

Além disso, o problema com o espaço físico causado pelas caixas e pastas de arquivos é totalmente resolvido. Afinal, os documentos são inseridos em servidores na nuvem que são preparados e organizados para atender às necessidades do seu negócio.

Como utilizar o processo de arquivos digitais?

Para usufruir desse tipo de tecnologia que proporcionará todas essas contribuições ao seu negócio, você precisa contar com uma prestadora de serviços especializada e experiente. Ela precisa fornecer o armazenamento e a gestão de dados. Uma alternativa para essa atividade é o OneShare®.

Essencialmente, trata-se de um portal corporativo personalizado com a identidade visual da sua empresa. A sua interface é extremamente simples e intuitiva. Nele, é possível criar perfis de acesso em cada área do negócio com os colaboradores que nelas atuam.

Esse processo permite restringir o acesso das pastas e definir quais são os tipos de arquivos que cada usuário pode utilizar. Em outras palavras, você pode salvar os seus documentos de forma centralizada e definir quem pode ter acesso a eles, podendo ser colaboradores, fornecedores, clientes ou quem faz parte da sua rede de relacionamentos corporativos.

Servidor de arquivos na nuvem

Além dessas vantagens, o OneShare® fornece um servidor de gestão de arquivos na nuvem completo, com todas as funcionalidades de auditoria que você precisa para manter seus documentos com o máximo de segurança.

Esse gerenciador de arquivos na nuvem não pode ser comparado com outros aplicativos de armazenamento chamados de cloud. Afinal, a maioria das opções apenas centraliza as informações, sendo somente uma plataforma de armazenamento, sem recursos para compartilhar e localizar documentos de forma ágil, de acordo com as necessidades de cada colaborador ou equipe.

Nesse sentido, para que você consiga ao mesmo tempo eliminar os papéis e melhorar as rotinas de trabalho da sua empresa, o ideal é optar por uma solução completa, como o OneShare®.

Transferência de arquivos

Outro ponto importante dessa ferramenta é a transferência de arquivos, pois isso dá mais autonomia aos colaboradores, que não precisarão utilizar outras ferramentas, como o e-mail, para realizar envios.

Vale ressaltar que o OneShare® possibilita o compartilhamento de arquivos de tamanho maior (até 30GB), de forma ágil, o que não é o caso de aplicativos que não são adequadas ao uso corporativo.

A velocidade e a capacidade de carregamento que a ferramenta propicia são primordiais para o bom funcionamento de uma empresa. Assim, graças ao OneShare®, além de uma maior eficiência das equipes, o relacionamento com clientes e parceiros é aprimorado.

Gestão de informativos

Por fim, o OneShare® permite que você publique notícias e comunicações internas e externas. Ele aceita arquivos no formato PDF e HTML. Assim, além de todos os benefícios relacionados à otimização de espaço e à gestão de documentos digitais, você pode melhorar a comunicação na sua empresa.

A otimização do espaço físico de uma empresa passa, invariavelmente, pela eliminação de documentos impressos armazenados em caixas e pastas. Com uma tecnologia adequada, além de substituir esses itens, você reforça a segurança dos dados e facilita a gestão e o compartilhamento dos arquivos.

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