Auditoria de arquivos: a importância do processo em uma empresa

Uma equipe funcional, de alta produtividade e elevada performance é o principal objetivo de grande parte dos gestores, mas chegar neste nível de qualidade não é uma tarefa das mais simples. A excelência é um processo que exige tempo, preparo, dedicação, regras e processos claros e definidos. Para saber se todos estão alinhados e seguindo os mesmos protocolos é fundamental ficar atento e dar a devida importância à auditoria de arquivos, documentos e processos de uma empresa.

Auditorias internas ou externas comumente causam receio e certa antipatia, mas é de conhecimento universal que é uma etapa fundamental para o cumprimento dos processos e também uma excelente oportunidade de encontrar pontos que podem ser melhorados.

Mas na prática o que é uma auditoria de documentos e processos?

A auditoria nada mais é do que uma avaliação das práticas de uma empresa e parte do princípio de que um processo já existe, foi aprovado e oferece a um negócio benefícios que visam melhorar a performance, produtividade e segurança da informação de uma organização. Hoje em dia também existem inúmeros motivos externos  que levam à realização de auditorias, como certificações de ISO.

O principal objetivo da auditoria é garantir que os processos estabelecidos sejam cumpridos, que documentos estejam seguros, com acessos devidos e limitados às áreas responsáveis, que a equipe teve o treinamento necessário para realizar as atividades, que as ferramentas oferecidas ao time estão sendo usadas com eficácia e que todo o processo em si está cumprindo o seu papel.

Confira abaixo alguns dos principais motivos pelos quais as empresas e os gestores realizam auditorias nos documentos e processos de uma empresa:

• Conseguir certificações externas;
• Ampliar a organização de arquivos e documentos;
• Elevar o nível de produtividade;
• Identificar os riscos;
• Evitar perda de constância pela rotatividade de funcionários;
• Fomentar performance da empresa.

Com isso fica claro que o processo de auditoria de arquivos trata-se de uma verificação minuciosa para eliminar dúvidas sobre processos internos e que foram previamente planejados para que uma empresa opere sempre em alta perfomance e com segurança de dados superior. Com a auditoria, é possível eliminar dúvidas e encontrar dados reais baseado em fatos do próprio negócio.

Outro motivo para realizar uma auditoria é quando o board percebe algo errado em uma empresa, mas precisa investigar com mais detalhes e por processo formal. Ao fazer uma análise no funcionamento do negócio, diferentes respostas podem ser encontradas, principalmente:

• Se a estratégia está realmente definida e clara;
• Se a performance está de acordo com os objetivos;
• Se os sistemas e ferramentas utilizadas estão de acordo com os processos;
• Se os colaboradores estão cientes das normas e se tem o conhecimento necessário para executar os processos;
• Se as metas propostas condizem com a realidade;
• Se os processos estão muito burocráticos com regras e protocolos desnecessários.

São muitos passos fundamentais para garantir o bom funcionamento de uma empresa, mas existem ferramentas e sistemas que podem auxiliar muito no processo de auditoria de uma empresa.

O OneShare® é uma ferramenta que oferece aos gestores controle total sobre a movimentação de documentos e respeito aos processos por parte do seu time. Com ela, é possível ter acesso a todos os documentos recebidos, enviados e compartilhados interna ou externamente.

No sistema OneShare®, a auditoria é realizada a todo momento e pode ser facilmente acessada pelos gerentes, diretores e usuários que detém o acesso master. Além disso, todo o treinamento da ferramenta é oferecido de maneira on-line e a implementação é rápida e simples, dispensando a necessidade de uma equipe de T.I.

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