4 problemas causados por falha na gestão de documentos e como evitá-los

Entenda quais são eles e as melhores estratégias para aderir e não prejudicar o seu negócio.

A gestão de documentos é um processo que envolve muitos conceitos e processos, que visam garantir que a produção e o armazenamento adequado de todas as informações que passam por uma empresa estejam seguras e ordenadas, tornando mais prática a rotina de trabalho da equipe.

A falta de uma gestão correta dos documentos da sua empresa pode resultar em sérios prejuízos, afetando a relação da sua equipe e até com os clientes, atrasando operações diárias e colocando em risco o futuro do negócio. Para te ajudar a entender melhor, listamos os 4 principais problemas causados pela falha na gestão de documentos e como evitá-los, confira:

1 — Perda de informações

É frustrante passar horas atrás de um arquivo e não encontrá-lo, não é mesmo? O acúmulo excessivo de informações físicas, como em papéis, e desorganizada já é um problema de longa data, mas que mudou com o armazenamento em nuvem. Mesmo com as informações no mundo digital, também são necessários alguns cuidados.

Saber como organizar essas informações de forma eficiente, para encontrá-las rapidamente quando for necessário é o segredo de uma boa gestão, assim, você não arrisca perder contratos, folhas de pagamentos, recibos para declarar o Imposto de Renda, e muitos outros arquivos importantes.

Em um sistema em nuvem, todas essas informações são protegidas com criptografia de ponta, evitando possíveis ataques cibernéticos e, em caso de vazamento, é possível identificar se houve uma falha humana proposital ou não.

2 — Diminui a credibilidade do seu negócio

Pior do que procurar um arquivo e não encontrar, é precisar fornecer as informações que contém nele para uma terceira pessoa, seja um possível investidor, sócio, acionistas ou qualquer outra pessoa, isso mostra desorganização e faz com que você perca credibilidade e confiança.

Em uma boa gestão de documentos, ter eles armazenados em um sistema de segurança em nuvem, como o do Oneshare, permite que você tenha facilidade para encontrar as informações que procura, pois o conteúdo também contará com o sistema de hashtags para auxiliar na busca, disponibilizando acesso ao arquivo somente a pessoas autorizadas.

3 — Danos físicos

A digitalização de informações e o armazenamento em nuvem não trazem apenas os benefícios de se adaptar às novas tecnologias, ele também oferece mais segurança física para que os arquivos não sejam comprometidos pelo tempo, mofo, danifiquem, rasguem, ou até mesmo sejam afetados em possíveis incêndios.

Nesses casos, os documentos são perdidos e muitos não podem ser recuperados e, os que podem, muitas vezes é necessária muita burocracia. Com o armazenamento em nuvem você tem todos os arquivos muito bem protegidos, além de contar com backups de emergência, caso algum documento seja corrompido ou excluído sem querer.

4 — Acessibilidade

Outro ponto-chave de uma boa gestão de documentos é a acessibilidade, em locais físicos, é comum encontrarmos dezenas de gavetas com documentos em pastas ou empilhados, se um colaborador necessitar de alguma informação, é necessário se locomover até o local para procurar o arquivo, algo que leva muito tempo.

Com o sistema em nuvem, os colaboradores que não estão no escritório ou no local físico dos documentos não precisam se locomover até lá para ter acesso às informações, é preciso apenas de conexão com a internet e tudo estará apenas a alguns cliques.

Nesses casos, também é possível gerenciar quem pode ter acesso aos seus arquivos, assim como quem foi a última pessoa a editá-lo, evitando risco de vazamento de dados.

Tenha uma gestão de documentos segura e confiável com o Oneshare

Não sofra mais com problemas na hora de gerenciar os documentos importantes da sua empresa, conte com todo o suporte e sistema de segurança digital do Oneshare, que centraliza todos os dados da sua empresa, dos colaboradores, dos clientes, fornecedores e parceiros em um portal corporativo, que conta com a sua identidade visual para passar ainda mais credibilidade.

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