Como arquivar documentos de funcionários? Confira 4 dicas!

As empresas costumam ter um grande volume de arquivos, mas nem sempre há muito espaço para guardar tudo. Dessa forma, é essencial buscar alternativas que simplifiquem o armazenamento e o acesso aos conteúdos, além de saber como arquivar documentos de funcionários, por exemplo.

Todo tipo de documentação merece atenção das organizações. Porém, os documentos com informações pessoais dos colaboradores exigem um cuidado maior em relação ao arquivamento. Um bom trabalho nesse sentido facilita o acesso e aumenta a segurança de dados como salários, contratos de trabalho e outros.

Para evitar problemas pela falta de organização, confira nossas 4 dicas de como arquivar documentos de funcionários corretamente!

1. Digitalize os documentos

A tecnologia é uma importante aliada das empresas, e um exemplo disso é que elas estão utilizando cada vez mais a digitalização de documentos para se livrarem daquelas pilhas de papéis. No entanto, esse serviço deve ser realizado com bastante cuidado.

Para não perder documentos, deixar de digitalizar algo importante ou ter algum outro problema, o procedimento precisa ser feito por pessoas especializadas. Mesmo que algumas documentações precisem ser guardadas de forma física, veja tudo o que pode ser digitalizado e descartado dos arquivos físicos.

2. Crie pastas diferentes e separe em categorias

Assim como nos arquivos físicos, os documentos que são digitalizados também devem manter a organização para serem encontrados com facilidade. Portanto, crie pastas de acordo com os assuntos e as categorias das documentações.

Faça uma triagem dos documentos e crie categorias como contratos vigentes, recibos de compras, avaliações e feedbacks e qualquer outro tipo de arquivo. Ao fazer isso, todos os funcionários que têm acesso a essas pastas poderão encontrar o que precisam com mais rapidez.

3. Organize por datas

Se tem uma coisa desgastante e improdutiva em uma rotina empresarial é ficar procurando arquivos remotos sem datas. Isso faz com que os colaboradores percam um tempo valioso em uma tarefa que poderia tranquilamente ser otimizada.

A localização dos itens se torna mais fácil com o arquivamento em ordem cronológica. Assim, sempre que fizer o upload de um novo arquivo, a data pode ser adicionada para manter a organização das pastas. Além disso, é recomendado deixar tudo em ordem alfabética para poupar trabalho ao buscar um documento mais antigo no sistema.

4. Armazene em nuvem

Existem diversos softwares e programas de armazenamento em nuvem no mercado. Essa é uma solução prática que melhora o dia a dia das empresas e permite o acesso ágil aos arquivos sobre os funcionários.

Armazenar as informações em nuvem entrega mais segurança e praticidade para o RH, além de permitir aos gestores o manuseio da documentação de forma instantânea. A partir disso, o acompanhamento, a análise e outras ações ficam mais fáceis, bem como os trabalhos em cada setor são otimizados.

Viu como arquivar documentos de funcionários envolve inúmeros detalhes? Por isso, para um trabalho bem-sucedido, é fundamental contar com uma solução especializada. O OneShare® é um portal de gerenciamento e troca de arquivos online simples e eficiente que mudará a rotina da sua empresa.

Se você quer melhorar o acesso a documentos na sua empresa, entre em contato conosco e conheça mais sobre as funcionalidades e os planos do OneShare®.